资料年度化是《地方志条例》的具体体现，是一项长期的基础性工作，是功在当代，利在千秋，承前启后的伟业。哈尔滨市商务局充分认识到商务事业在经济社会发展中的重要作用，树立社会效益理念，全面开发商务地情信息资源，以《地方志工作条例》为统领，按照市志办的要求，把握文化大发展大繁荣时代主题，锐意进取，攻坚克难，积极开展资料年度化建设，务实创新，科学运作，精心组织，制订了一整套周密的工作计划，提出了具体的实施方案，建立和完善了各项规章制度，采取了一系列行之有效的保证措施和切合实际的操作办法，大力推进了资料搜集、整理、考证、保存、积累的常态化、制度化、规范化和科学化进程；坚持精品优志，不断升华，商务局地方志工作突飞猛进，实现了跨越式发展。
一、深入贯彻《条例》，营造依法修志工作氛围
每年的年初，根据《地方志工作条例》、《资料年度化实施办法》、《实施细则》和市级专项目标考核要求，结合商务事业实际，制订和出台《市商务局地方志工作要点》，将“地方志工作列入商务局全年目标考核工作大纲”，分解和量化地方志资料年度化工作任务，明确承担部门和责任人、完成时限、具体要求等，全局各处室和部门统一思想，统一认识，统一行动，把为志书编纂提供资料作为应尽的义务和责任，将资料年度化任务、内容同部门职能相结合，在记录、整理、总结、保存年度业务工作情况的同时，为地方志书编纂提供必要的基础素材，从形式到内容充分体现修志工作常态化的内涵，使《地方志条例》得以具体化，真正落到实处。在纪念《条例》颁布周年之际，形成“纪念《地方志工作条例》学习宣传资料”印发全局，借势普及和强化依法修志理念，对为社会发展提供高附加值地情信息及资料年度化建设产生了很好的助推作用。
二、完善制度体系，加快地方志事业科学化进程
近年来，商务局高度重视地方志编纂基础建设工作，进行组织机制突破和制度创新，成立了资料年度化工作领导小组，组长由局长亲自担任，副组长由全体副局长担任，成员为各职能处室和部门负责人，领导小组设办公室，主任由办公室主任担任，副主任专职负责地方志具体业务；建立联络员工作制，责成各职能部门指定联络员具体负责年度资料日常对接工作，形成抓手，定期召开专题会议；实行编纂委员会负责制，严格志稿审查把关和质量控制等。环环紧扣，层层落实，上下联动强有力组织制度的确立，为地方志事业营造了健康有序长足发展空间。制定、修订和完善了《市商务局地方志资料年度化工作实施方案》、《市商务局志稿审核验收办法》等18 个规范性文件，全方位启动地方志编纂主导原则、主要内容、相关要求、时间安排、保证措施，资料提纲条目、专题材料承编提交数量、质量标准，志稿审查程序、落实把关责任、志稿核定确认，总结通报、激励办法，资料长篇编纂、验收报送等各项规定二十几项，日常工作到位，基础工作扎实。截至目前，共起草地方志各类工作文件和材料等70 余件，形成地方志业务系统性档案35卷。
三、追求精品优志，确保资料长篇上乘传世
为了确保地方志整体资料达到报送标准，我局把搜集资料“全”，考证资料“真”，使用资料“准”作为编纂地方志的总体目标，实施全程管理，高起点、高标准地开展了一系列工作。
1、资料搜集。年度资料数量以年度和职能为计算单位。为了使专题材料得以保质保量地生成，我们针对机构改革、职能调整、人员变动等实际情况，统筹规划，搞好总体设计，每年都要形成《关于提交年度地方志专题资料的通知》由局长批准在市商务局局域网上发布，制定《年度专题材料承编规定》---按核定后的职能由现设机构承担，包括已取消、合并和划转的职能等。克服职能多、部门分散，业务量和信息量大、特色强、条目杂、商务局官方网站更新等重重困难，采取“先今后古、先易后难”探本溯源的整体编纂原则，精心组织，发动现有职能部门回归事业起端，在提交最近年份资料基础上，追加以往年度资料，由此及彼拓宽资料门路，发展线索满足时空范围，广征博采，全力挖掘原始材料。经过积极力，总计形成了2006-2012 年近100 万字的文字资料和9 千幅图片资料，为确保方志质量提供了充分的资料资源和必要的素材。
2、资料审核。确保志书质量是地方志工作的核心问题，围绕志出众手的特点，市商务局积极致力于志稿质量标准化的战略管理，把精品佳作意识贯穿到编纂工作的各个阶段，使得各个工作环节和操作步骤都在提高质量的前提下有序进行，从根本上保证了年报主体资料的准确无误。一是制度规范。明确了审查验收责任制，对志稿提交数量、内容、行文等方面都做了具体规定，做到有章可循。二是督促整改。为了进一步提高供稿质量，就提交的专题、专项材料和图片等，存在要素要项不全、行文不规范的问题，制发成《简报》、《通报》，以及《地方志年度资料完成情况小结及第二阶段工作安排》，《年度资料报送时限通知》等，在全局迅速引起反响，各部门及时纠误补漏，成稿率得到了大幅度提升。三是评比激励。商务工作涉及领域广，对应的行业资料及条目较为繁杂，为了充分调动全体参编人员的积极性和编写热情，市商务局启动专项经费，在统稿的基础上，依照地方志质量标准体系，对全部稿件逐一认证，有关考核内容列成《年度专题材料提交情况表》，制定了撰稿、编审、校稿费发放原则，奖罚分明，起到了有效的触动作用，确保了年度资料的提交数量和成稿率。
3、长篇编纂。总纂是一项艰巨的系统工程，资料长篇作为志书初稿的雏形，是从原始资料过渡到志稿的“桥梁”，是志稿成书不可逾越的重要环节。为打好总纂攻坚战，面对浩如烟海、纷繁庞杂的资料群，必须做到以宏观总揽全局为框架；以全面、系统、翔实记载我市国内外贸易及国际经济合作总体情况，实事求是地反映我市商务事业发展过程为主旨；以突出我市地方行业特色和时代特征为灵魂；以基本情况，主体资料，大事记，附录资料为支撑。通览资料全貌，理顺思路，详尽梳理，汲取资料精华,按照志书标准和凡例要求，追求精品佳作之品味，全力以赴，周密综合，由表及里，精雕细刻，把对资料的感性认识上升到理性认识，从而体现事物的本质和发展规律，产生质的飞跃。为了增强了主体资料的完整性、准确性和可信度，深入部门调研，搜集板报，利用互联网。寻查佐证依据，对客观要项要素，统计数据，以及各横断面间交叉材料等，反复甄别考证和敲定，细之又细，慎之又慎，花费了大量的心血，付出了艰苦的劳动。志稿审定意义重大，决不能流于形式。为此，在征集部门志稿时由处室领导和部门负责人签署意见，待资料长篇正式报送市志办的关口上，以《资料核定通知书》形式，将资料长篇成稿按《提纲》条目印制成专版，由各个参编部门核定确认，“以签字为准”，切实体现依法修志的严肃性，做到体例严谨、内容全面、特色鲜明、记述准确、资料翔实、表达通顺、文风端正、图文并貌、印制规范，由局领导签署《志稿报送意见书》，交市志办验定签收。
如今，市商务局地方志工作在局领导的高度重视下，在市地方志办公室的正确指导下，在局年度资料领导小组的积极努力下，正沿着科学发展轨道乘势而上。 |
