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2009年，哈尔滨铁路局落实铁道部、黑龙江省工作部署，与大冬会组委会沟通联系，提前制订大冬会客运组织工作筹备方案和推进计划。加强人员选配、业务培训、设备设施、备品标识、对外宣传等各项准备工作，从文化、语言、形象、年龄、服务技能、服务礼仪、紧急救护等方面明确人员配备标准，配齐配强站车服务人员。大冬会临客乘务员全部选配大学生。向社会招募70名大冬会青年志愿者（其中20名翻译）；提前确定站车服务项目，明确服务内容和服务要求；以亚布力南站为重点，对站车设备设施进行改造、整修，创造良好的旅行环境。
哈尔滨铁路局提前启动大冬会客运服务组织工作方案。一是在客票系统专门设置大冬会用途车票，保证票额预留充足。二是在哈尔滨、香坊、帽儿山、亚布力南等站设立售票专口，全力做好大冬会售票工作。三是在重点车站设置了候车专区和专用通道，全力做好站车服务工作，特别是做好大冬会官员、运动员、裁判员等重点旅客运输服务工作。四是重点做好开幕式专列开行组织工作，提前铺划运行线，加强车体卫生保洁，确保专列开行质量。五是提前制订大冬会安全服务保障方案以及应急预案，组织培训演练，确保了大冬会期间平稳有序，无任何事故发生。
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