第二轮修志以来，传统的"一支笔、一把剪刀、一瓶糨糊"的修志手段在一些修志单位还在继续，一部百余万字的志稿编纂时间长达十余年。为改变这种状况，呼兰志办在第二轮修志过程中，积极推广应用计算机，极大地提高了志稿编纂工作效率，用5年时间，率先在全市乃至全省完成了第二轮修志任务。回顾整个修志过程，我们在应用计算机上有以下几点体会：
一.学用计算机提高志书编纂效率
1．续志工作开始，志办配置了一台计算机、安排一名打字员。收集县志资料工作一开始，打字工作量紧张的矛盾就显现出来了。有的单位资料齐了，责任编辑编资料长篇，需要打字；有的单位提供电子版资料，责任编辑不会计算机，看不了资料，也要麻烦打字员。如果大家都会使用计算机，这个矛盾就可以解决。志办聘用的编辑中，有一位能熟练使用计算机，就由他带大家学习计算机，从微机开关、汉字输入入手，到文字编辑软件的各项操作。为此，志办先后购置了7台计算机，从志书主编、副主编到各位编辑，通过刻苦学习，均学会了使用计算机，使志稿编纂从打字、制作图表到版式设计等工作均可在办内独立完成。
2．在聘用的采编人员中，有一位曾搞过摄影的，志办安排其做图片编辑。但是他以前是用机械相机，也不会使用计算机。志办购置了数码相机后，交给他使用。他很快就熟悉了数码相机的操作，还学会了计算机软件图像处理技术。《呼兰县志》续志稿中几百幅照片图片，都是经他手编辑的。甚至几幅难度很大的地图、示意图，也都是自己绘制的。
3．在应用计算机汉字输入的过程中，收到了"正音正字"的效果。志办聘用的编辑中，除少数几位教师外，都不是专门搞文字工作的，对文字的要求也不是很细。审阅单位送来的资料，出现文字差错的，不能全部发现。自己编写资料长篇，也会出现一些文字笑话。学习汉字输入，读音不准的打不出需要的字来，通过练习，逐步纠正了过去的错误读音。一些词语，用拼音打出来，常与所想的不一致，比如想打"必竞"却出现"必竟"、想打"罗丝钉"却出现"螺丝钉"，仔细辨别才发现，原来一直在写错别字，计算机成了贴心的语文老师。这样通过用计算机输入稿件，不但加快了工作效率，还提高了编辑人员的语文能力，使得二轮志书在整体上达到了一个较高水平。
二.发挥计算机"编辑助手"作用
1．减少甚至消灭文字差错，是志书的最基本要求。在开始培训时，组织聘任的编辑学习《续志备考》等资料，对其中容易用错的词语文字，如按步就班、按部就班，请贴、请帖等。志办聘任的一位会计算机编程的编辑把这些容易混淆的词输入数据库，以后又在其他文科资料中、在网上收集这类资料都加人数据库里，在几次改稿过程中，凡某个编辑在某编章挑出的差错也可能在其他编章出现的，他都收集到数据库里。然后专门编了一个"程序"，把各编章志稿输入里面，由这个"程序"校对一遍，"程序"对志稿从头至尾按数据库里收集到的几千组易错词进行搜索，一百多万字的志稿，几分钟就校对一次。根据"程序"标注出来的"勘误表"，我们再逐一进行手工校对修改。修改过程中发现的新差错，及时追加到差错数据库里。修改完再返回"程序"，检查是否全部修改。这样反复校对，不但加快了改稿速度，还确保相同的差错不会出现第二处。后来这位编辑还把"程序"进行了升级，增设了标准词库，收集大量词语及志稿中的人名、地名，都录入词库中。"程序"校对时对志稿中的用词、人名、地名与标准词库进行比对，凡某词中某一字与标准词库中的该字同音不同字、形近不同字的，一律标注出来，作为"疑似差错"供手工校对修改参考。一些手工很难发现的差错，会被计算机"程序"查出来了。例如校对志稿中一段碑文："大清咸丰九（元）年三月毂旦"，手工校对几次没有发现什么问题，用这个"程序"校对时，他与数据库内标准词"穀旦"(良辰的意思)对比，字形接近、字不相同，报告疑似差错。又经手工核对，更正了这处差错。又如有些词专业性比较强，如硅整流二级管和硅整流二极管、聚氨脂和聚氨酯、聚乙稀和聚乙烯，手工校对较难，都被计算机一一发现了。这位编辑给他的程序命名《校对能手》，以后又逐渐把"姓名筛查"、"人名排序"、"地名排序"、"字典词典"等功能追加进去，性能更加完善了。我们经过一段使用后给它改名为《编辑助手》。在志稿修改过程中《编辑助手》发挥了很大的作用，成了我们离不开的好助手。
2．全面准确地收集历史资料，是县志编修的基础。我们在手工收集资料的同时，充分利用互联网，手头掌握的资料。比如在编撰人物篇时，各单位提供的相关资料，有些人离开呼兰时间较长，本地又没有亲属，详细资料找不到。我们就开始在网上搜，利用"百度"或"Google"的搜索引擎，可以搜索到当事人的信箱、电话等联系方式，这样就能找到许多原来不掌握的信息。还有一些珍贵的历史照片。也有些资料通过上网，得到核准。比如在"大事记"中，记录关于吉林汪清深层地震波及呼兰的内容，时间是2002年6月29日凌晨1点零9分。后来在网上搜关于"吉林汪清地震"的信息，经过与权威网页的核对，这次地震的准确时间是1点19分，避免了差错。
3．在续修县志初期，志办就把编辑人名索引、地名索引的工作落实给具体编辑人员。编辑人员发现同一个人，在不同部门提供的资料中有不同的写法。比如张文斌、张文彬、张文宾，闫志学、阎智学，李小峰、李晓峰等等。到底是同一个人，还是几个人？需要核对。地名也存在类似情况，比如张家窝棚、张家窝铺等。我们把所有人名、地名输入数据库，运用拼音笔画排序方法，把这些相似人名、地名筛选出来，与原始资料核对、到所在单位核对、甚至找到本人核对。这样在全书近7千个人名中，合并统一、改正用错的人名2百多个、地名几十个。
4．Word文字软件有文字排序功能，但是并不完全符合GB13000.1标准。我们就利用数据库存储了GB13000.1字符集汉字字序(笔画序)规范的有关信息，利用其对姓名地名进行排序和编排索引。这些工作都用计算机完成，既快捷方便，又符合标准规范。编辑人名索引首先需要有志稿内全部人名的资料，一些人名集中的篇章比较容易，把里面的人名复制出来就成。而那些偶尔出现一两个人名的篇章，就不易把人名挑出来。手工筛查费时间，还难免遗漏。遇到志稿较大的改动时，既要把新增的人名加进去，又要把删除部分的人名去掉。以前手工改稿，这项工作都安排在定稿后进行，拖长了整个编纂周期。由于《编辑助手》里增加了"人名筛查"功能，我们的人名索引编排工作与志稿修改工作几乎是同步进行的，某一篇章志稿完稿，就输入《编辑助手》筛查里面的人名，把发现的新人名追加到人名库，随时检查新增人名与原有人名是否有字形、字音接近的，避免出现同人多名的问题。当所有志稿完成时，人名库也完成了，很快可以编出人名索引，只需要手工填上页码。
三.分类存档提升志书总纂质量
1．由于大量使用计算机辅助编写志稿，也产生一些与以前手工编稿不同的情况。例如过去手工编稿时，有单位提供的原始资料稿、资料长篇、初稿、一改稿、二改稿……分别归类存档。当出现需要核对的事项时，可以依次找这些存档资料核对、找出处。而现在许多中间资料，甚至原始资料都是"电子稿"，如何存档以备事后核对，就是个新的问题。我们采取的办法是，分阶段同步保存"电子稿"和"打印校对稿"。在向各个单位索取资料时，既要打印的文字稿，又同时要软盘稿（在编资料长篇时可以复制粘贴，减少许多文字输入工作量）。在各责任编辑的资料长编完稿后，保存电子文档，并打印存档。在县志初稿完成后，也是分别存档。在后几次修改志稿时，统一按正式出版格式打印出来，分别交各编辑人员"传阅式"校对修改，每人用不同颜色的笔迹标注修改意见，修改后在篇章前签名，然后交下一人校对修改。最后交主编确定取舍修改意见，有异议的再进行复议。打印校对修改稿也作为中间资料留存。及时保存电子稿，还减少了由于掉电、死机等意外情况可能造成的损失。在志稿修改过程中，难免有改过来改回去的情况，有了储存的电子稿，这样的改动就是很容易的事了。
2．在总纂过程中，主编应用计算机直接处理志稿，更显示出了计算机的先进之处。在整个统编过程中，改稿是工作量最大的工作。用手工改稿，抄过来抄过去、贴贴剪剪、勾勾画画，在这过程中还会产生新的差错。利用计算机，复制粘贴非常轻松。特别是遇到批量修改的内容，比如"七区十二县"都换成"7区12县"、"粘土"换成"黏土"、全角"％"换成半角"%"等等，用计算机的替换功能几秒钟就完成了。对需要分开或者合并的内容，成块地前后搬移，修改错误、增删文字更是方便快捷。有几次大的篇目调整，用计算机只需改几个文件名、通过复制粘贴串动一些文字内容（用移动功能更快）、修改相关篇章的序号，就调整好了。至于规范处理方面，计算机更能发挥出特殊的作用。一些全志通用的数据如国土面积、人口等，也可以通过计算机迅速把前后不一致的查找出来，替换上统一的数据。志稿中已制好的表格，主编可根据需要随时调整表格的长宽和行距，还可以同时在表格的版面上进行表格数据计算，十分方便准确。此外，在排版、装帧设计等方面，我们都采用计算机处理，达到了传统手工无法达到的效果，极大地提高了志书质量和工作效率。 |
