社会主义新方志为"一方之全史"，于地理、经济、政治、军事、文化、社会、人物诸项几无所遗，记述内容涉及各行各业。
为了减少总纂工作的困难，必须详细地制订出一套志书行文规定，作为修志"小宪法"，共同遵守，以保证志稿整体的规范统一，这是修志工程启动后一个至关重要的必不可少的环节。
为求其实用，本文将志书行文必须作出规定的一些问题分条写在下面，供修志同仁参考。
一、关于书写规范问题
志书的书写规范包括语言文字、标点符号、数字、称谓、纪年、时间、引文、注释等等。
(一)关于用字。新志书行文要按照新闻出版署和国家语言文字工作委员会发布的《出版物汉字使用管理规定》，使用规范的汉字，消除用字不规范的现象。所谓规范的汉字，主要是指1986年10月根据国务院批示，由国家语言文字工作委员会重新发表的《简化字总表》所收录的简化字；1988年3月由国家语言文字工作委员会和新闻出版署发布的《现代汉语通用字表》中收录的汉字。所谓不规范的汉字，是反映在《简化字总表》中被简化的繁体字；1986年国家宣布废止的《第二次汉字简化方案(草案)》中的简化字；在1955年淘汰的异体字；1977年淘汰的计量单位旧译名用字；社会上出现的自造简体字及19．55年淘汰的旧字形。
(二)关于标点符号。标点符号，按《新华字典》(1971年修订重排本)附载的《常用标点符号用法简表》进行标点。
(三)关于词语书写。所有名词、术语均应合乎汉语语法规范。
有的名词、术语在现行国家标准、专业标准中尚无规定时，应在初次使用时写出定义或作注释，用语要准确，注意规范。
如规范的书写：
俄国十月革命、十月革命
不规范的书写：
苏联十月革命
以中华人民共和国成立为时间断限，又称为"中华人民共和国成立前(后)"或"建国前(后)"。以当地解放为时间断限，可称"×年×月×日本县解放前(后)"。
地名应使用标准地名。记述已不沿用的古地名时，应在括号内注明今名。使用行政单位名称时，可书以当时历史条件下的全称或简称。
(四)关于称谓书写。各个时期的政治机构，官佐名称，依当时历史习惯称谓，不另加政治性定语。
对人物要直书其姓名，除必要时可加职务外，不加"同志"、"革命烈士"、"该同志"等称谓。人的字、号、别名、曾用名、绰号等在首次出现时可以写，以后不必重复使用。人的职务变动、生卒年月不清时可注明"不详"，防止出现差错。 ，
(五)关于时间书写。年代应书以全数。凡公历月日、年龄，一律用阿拉伯数字表示。
夏历和中国清代以前的历史纪年用汉字书写，在括号内字注明公元年号，如清光绪二十年(公元1840年)。
民国纪年、纪月皆用阿拉伯数字书写，在括号内注明公元年号，如中华民国2年(公元1913年)。
农历月日，一律用汉字书写，如清道光二十年正月初五日。
世纪用汉字书写，如二十世纪；年代用阿拉伯数字表示，如80年代、90年代(用历史纪元和农历干支注释公历时，不要笼统折算年代，要查考月日，以免出现换算上的错误)。
(六)不要使用时间代名词。如"今年"、"明年"、"上月"、"昨天"等，应写明具体时间。"当年"、"当月"、"当天"、"是日"、"是月"、"是年"、"翌日"、"当时"等词，应使用准确。
(七)不要使用不清楚的时间概念。如"最近"、"目前"、"以前"、"前些年"、"很久以前"、"大跃进时期"、"合作化那年"、"文化大革命初期"等，应写明具体时间。
(八)不要使用空间概念不明确的词语。如在写某乡镇的地理位置时，不能用"在县城附近"、"在县城以北"等空间概念不明确的词语。凡遇此种情况，在志书行文中，都应用确切的数字来标明某乡镇至县城的距离。
(九)不要使用笼统抽象的词语。因为笼统抽象的词语，给人以模糊的印象，会影响志书的科学性、资料性，所以志书在叙述某一事物时务必要具体化。各分志在记述一件事情的因果关系时，不要使用"据群众反映"、"由于大家都知道的原因"、"在领导的支持下"、"由于种种原因"、"取得了相当大的成绩"、"基本上是满意的"、"受到上级领导的表扬"等诸如此类笼统抽象的词语。
(十)不要使用穿鞋戴帽式的含混不清的词语。对志稿中频频出现的套话，如：在"改革开放的大好形势下"、"在县委、县政府的正确领导和亲切关怀下"、"在各有关部门的大力支持下"、"在××首长的亲自协调下"等，应尽数删去，不仅因为这些含混不清的词语毫无资料价值，而且使人生厌。
(十一)不要使用失实的"豪言壮语"之类套话。要使志书行文朴实无华，表达得更加准确科学，不要在行文中随意使用"顽强拼搏"、"生命不息，战斗不止"、"干劲冲天"、"昼夜鏖战"、"立足时代，开拓前进"、"形势大好"等既无实在意义、又无史料价值的廉价的失实的"豪言壮语"，给志书涂抹宣传色彩。
(十二)关于数字书写。文内数字，可按下列分类分别书写。
习惯用语中数字(农历年月日)词汇和成语中数字，表述性语言中数字及数字专门名称，一般用汉字表示。如"腊月初八"、"八级工资制"、"八国联军"、"第二季度"、"十六万亩"等等。
统计性数字可用阿拉伯数字，表格一律用阿拉伯数字。
引用法规和重要文献，其中的数字书写应忠实于原文。同一数字多次出现，应注意书写一致。
"二"与"两"的用法，注意二字的读意，一般可按口语习惯书写：两元、两步、两件等；二尺、第二、二位数等。
数字的增加或减少，要注意下列各点：
增加为过去的二倍--即过去为一，现在为二。
增加二倍或增加了二倍--即过去为一，现在为三。
超额百分之八十--即计划是一百，实际完成一百八十。
降低到百分之八十--即原定额是一百，现在为八十。
降低了百分之八十--即原来是一百，现在是二十。
不能用"降低×倍"或"减少×倍"的提法。减少一倍，即是原数减少原数等于零。"减少×倍"或"降低×倍"就更无意义，只能用"降低百分之几"或"减少百分之几"。计算超额数字，不能用"完成了×年任务"或"跨进了×年"等，按现有定额推算几年后的工作量是不准确的。不能随意增删数字前后的"近"、"多"、"约"、"许"、"左右"等表示分寸的字。分数的书写，在文字中出现时，可用汉字书写，如百分之八十、五分之二；在图表中出现时，应用阿拉伯数字书写，如11％、1／4等。
(十三)关于度量衡单位的书写。度量衡单位，应按标准的公制和市制使用，长度中的"公尺"、"公分"、"公厘"，重量中的"公斤"，容量中的"公升"等，应改为"米"、"厘米"、"毫米：'和"克"、"斤"等。
历史上使用过的计量单位名称，如"斗"、"石"、"尺"、"寸"；英制的"哩"、"码"、"磅"等在引文时可照录。生僻的计量单位名称，如"普特"、"链"、"节"等，应加注和换算。
(十四)关于符号代号的书写。行文中的数字符号，物理符号及其它符号、代号，应分别符合有关国家法令和上级的标准规定。
行文中的计量单位可根据国家规定，使用《中华人民共和国法定计量单位》。
图样、表格的表头和注释中的计量单位，应采用国家已有规定的计量单位符号，没有符号可供使用时，可写出其名称。
在行文的条文中，不得在文字间夹杂使用物理量符号、数学符号、计量单位符号、化学分子式和其它符号，当带有阿拉伯数字时，可用计量单位符号。
行文中的公式，应写在左右居中位置。公式中符号的意义和计量单位，应注释在公式的下面。
表格、图样应排在有关条文的后面或附近，表格、图样都应标序号。
行文中的"注"应尽量少用，必要的注释要采用"脚注"(页末注)。
(十五)关于引文的书写。引文要忠实于原文，不许擅改，并应将书籍、报刊、文献、金石等的著译者姓名、书名(篇名、报刊名)、出版单位、出版年月、所引资料卷、期、页次等注明。
重要文献的选、辑、录、存，必须如实反映，不得任意改动。对于由于历史条件限制而出现的隐晦、难懂、不甚通顺的语句，只要其意基本明了，即不要改动。
志书行文中使用的文件名称，一定要写准确。如将中共中央《关于教育改革的决定》写成《中共中央关于教育改革的决定》，把"中共中央"也写进书名号内，这是不准确的。对于志书行文中引用的文件名称，特别是涉及全国、全省的一些法规和文件，一定要细致地进行核对。稍有不慎即会出错。
(十六)关于简称的使用。志书行文中恰当地使用简称，可以使志书语言简洁明了，但必须是在第一次出现时加以注明的前提下，才可使用。如国民经济困难时期执行"八字方针"，在首次出现时即应括注："对国民经济实行调整、巩固、充实、提高的方针"。又如学习大庆"三老四严"的作风，在首次出现时即应括注："当老实人、说老实话、办老实事；严密的组织、严肃的态度、严细的作风"。对于时间久了，令人难以理解的简称，在志书行文时都不宜使用。如"县革委"即应直书为"县革命委员会"。
(十七)关于专用名称的书写。志书行文中关于机构名称、单位名称的书写，一定要准确完整。不能把国务院的一些机构称为"中央××部"。党中央的部门如"中共中央宣传部"、"中共中央组织部"才称"中央××部"。而国务院的一些机构是不能称为"中央××部"的，应称为"国家××部"或"国务院××部"。
有些志稿对机构的称谓，存在着不准确、非历史的现象。如国民政府与北洋政府(1912-1928)不分，甚至与汪伪"国民政府"(1940一1945)不分等等。修志人员须知，各种机构称谓的变化是随着历史的进程而变化的，带有鲜明的时代特点，又有它质的规定性，志书行文时，是不可随意使用随意变动的。
二、关于志书中的重要数据要有权威性问题
志书中的重要数据要有权威性，必须由最有权威的部门提供。总人口数、总耕地数、区域面积、工农业总产值，以及其它重要的宏观数据，一定要由统计局提供。属于有关部门的数据，一定要由有关部门提供。
三、关于各分志的记述范围和交叉事物的归类问题
一部志书在设计出篇目之后，对各分志的记述范围，一般是比较清楚了，但对于交叉事物的归类问题还需进行仔细的研究，看在哪些分志记述更恰当些，更科学些；属于互相渗透的内容，看在何处详记，何处略记，何处不记，都需要作出适当的规定，作为志书行文规约执行。这样在总纂时才好处理。例如人口，如用中、小编法可单列一编，将人口总量、分布、结构、变动同婚姻家庭、计划生育合在一起，而用大编法如果将人口独立成篇，则打乱了地理、经济、政治、军事、文化、社会、人物七大编的格局，如果放入地理编或文化编，皆有归属不当之虞。按照大编法处理人口的内容，可将人口、计划生育、婚姻家庭分开立章。将人口章入地理编，使地理编不致缺人口一项；将计划生育章入文化编，排在医疗卫生章之后；将婚姻家庭章列入社会编，使之各得其所，归属合理。
四、关于对具有地方特点的内容，由哪些分毒记述以及各自记述的角度问题
突出地方特点是提高志书质量的一个重要问题。编纂人员(尤其是主编)只有在深入研究地情的基础上才能对地方特点准确把握。对哪些地方特点要浓墨重彩地进行记述，也应在志书行文规定中作出安排。这其中包括升格法记述、概述中强调、大事记提示、行文中浓墨重彩等等办法。对于决定一地的根本特点(如山区、水乡、交通枢纽、历史名城、宗教圣地、革命根据地等)因涉及方方面面，则应规定出在哪些分志中集中记述，在哪些分志中分散记述，并且明确指出应各站在什么角度记述的问题。
五、关于照片、图、表的具体设计和选用问题
图、表照片是志书的一种体裁。它的作用是其它的体裁所不能代替的。可以说，在古代无图、表不成志书，在当代无图、表、照片不成志书。图、表、照片，不仅能明微，使繁杂的事物了于一目，而且直观性强。在制作图、表时要讲求质量和科学性，照片拍摄要注意真实性和艺术性。志书文字表述的内容与图、表、照片的内容不要简单重复。对志书要用的照片、图、表，都应在篇目设计时作出统一的安排。特别是对于表的使用，只有提前作出安排，才能使表随文走，减少文字与表的重复表述，收到"一表胜千言"的奇效。
六、关于确定统一的数据代表年代问题
每一部志书都必须确定统一的数据代表年代，不然许多数据就找不到进行对比的背景值。
七、关于记述一个事物的基本要素问题
志书记述的事物，特别是同一类事物，如学校、医院、工厂以及人物等等，都应该对记述的基本要素有统一的规定，并且要象辞书、类书那样提出对记述要素先记什么，后记什么，并且要求在语序排列上相一致。这样读者在读志书时则会感到规范一致，不缺不漏，自然顺畅，神清气爽。这是一项编写志书的硬功夫，也是志书记事科学化的一项基本要求。例如记述医院则必须具有以下基本要素：医院名称、地址、建院时间、占地面积、建筑面积、临床科室、医技辅助科室、行政科室、后勤科室、干部职工人数(其中医务人员数)、病床数、主要医疗器械数、固定资产、年门诊人数、住院人数、业务总收入。
八、关于确立竖写单元的问题
竖写的单元，是指在横分门类之后进行竖写的最后一个层次。一般志书在编下设章、节、目三个层次。从节竖写是比较合适的选择，因为竖写单元层次过低，必然破坏事物的整体性。但有的事物可以从章竖写，有的事物可以从目竖写，还要根据实际情况而定，不可强求划一，总的原则是不破坏事物的整体性。
九、关于按时间顺序记述的问题
志书的竖写，即要求按照事物发展过程的时间顺序记述。竖写的方法可根据记述内容而选择。第一种竖写方法：写好事物的三点。一是起点，即记述事物的发端。二是终点，即一事物在志书下限时的状况或在下限以内消亡的状况。三是转折点，即起点和终点中间的若干起伏变化情况。事物的起伏变化是在竖写中应该多着笔墨的地方。只有在作好调查研究，掌握了翔实的资料的基础上，才能把事物的起伏变化写得有血有肉，有声有色。第二种竖写方法：把事物分成若干阶段去记述。有些事物历史较久，起伏变化具有明显的阶段性。如果事物本身发展的阶段性与历史分期相吻合，则可按历史分期法对其按历史阶段记述。如果事物自身发展阶段明显，也可按事物自发展阶段记述。第三种竖写方法：按时间顺序编年竖写。有些事物存在时间较短，有些事物的历史虽长但没有什么明显的阶段性和转折点，可按时间顺序编年竖写。
十、关于历史和现状问题
新方志各分志既要记述事物的历史，又要记述事物的现状。记述历史是为了使人了解事物发展的兴衰起伏；写现状是为了使人了解一事物在下限的确切的质、量、度。因此，不能只写历史不写现状，也不能只写现状不写历史。因为现状是历史形成的，历史对现状的特色有规定性。按照详今略古的原则，对现状要作详细记载，记述的重点是新中国建立以来，特别是中共十一届三中全会以来。
十一、关于事物的发展过程和工作过程的关系问题
志书要写出事物的发展过程，如一事物发展的背景、缘起、范围、起伏、变化、后果和影响等等。写事物发展变化的过程，能反映事物的本质和规律：一般情况下不写工作过程，如工作的组织、安排、方法和步骤等等。但对事物发生、发展和演变产生重大影响的工作过程也要有选择地记述，但要尽量简略。有一些特殊事物本身的发展过程与工作过程难以区分，也可以把两者结合起来写。
十二、关于反映事物全貌的问题
志书要准确地反映客观事物，必须从纵向和横向两个方面记述出事物的整体，使读者从事实的全部，从事实的联系中了解事物的本质。为了防止以偏概全，不要用观点加例子的方法来记述事物。
十三、关于用实事说话，寓观点于材料的记述之中问题
志书是朴实的、严谨的、科学的资料书，为社会提供系统的科学的地情资料、国情资料。因此，不能在志书中多有论证和评议，必须坚持寓观点于材料(或事实)的记述之中，用排比资料，记述史实作为表达观点的重要手段。这是志书编纂的硬功夫，也是志书行文的本质特征、本质风格。
十四、关于彰明因果和反映规律问题
因果联系是客观世界普遍存在的内在联系，志书在记述事物时应当反映这种内在联系，还历史以本来面貌。前因后果的关系，要体现在记述事物的具体过程之中，不可泛作空论。多层次、交叉性的因果联系，在记述时应分主次记述、分层次记述，并可画龙点睛。通过记述史实、彰明因果，即可反映规律。事物发展的规律，蕴含在许多事物和多方面的联系之中。因此，志书不可强求在每一个事物的记述中都反映规律。需要反映规律的要坚持用实事说话，寓观点(论述)于事实的记述之中。
十五、关于附录问题
附录是志书的体裁之一，它的作用是志书其它体裁不能替代的。不能把附录看成是志书中可有可无的东西，或者看成是某章节的附属物。
附录是在不破坏志书体例的前提下，突破时间、空间、权限和文体的约束，扩大志书的记述范围，丰富志书的内容，增强志书的资料性。同时可增加典型性材料或诠释性内容，帮助读者正确地理解正志，或更深切地感受某些重大历史事件的场景和氛围。
十六、关于走进新方志的百科要方志化问题
新方志面向百科，百科走进新方志，这是新方志编纂的一个巨大进步与创新，也是时代要求所使然。
为了增强新编志书的科学性，方志编纂者学习有关学科的知识，了解有关学科的科学体系是必要的。但是不能够也不应该完全按照有关学科的科学体系来编新方志。百科走进新方志，新方志一定要消化百科。走进新方志中的百科，不应当是自然形态的百科，不是仍保留着学科体系的百科，而应当是方志化的百科。新方志记述的百科应当是它在当地发展的"小史"，只能简要地记述其历史与现状，让人看出大致的发展脉络有兴衰起伏即可。
十七、关于大事记条目与各分志记述内容的关系问题
新志书的大事记条目应是各分志记述内容的提要勾玄。正确的作法应是在各分志写出后，选取其中先、大的事件写成大事记条目，置于志书前面。所谓先，就是指最先在境内发生的事。如第一家西医医院、第一条灌渠、第一所学校等等。所谓大，就是指某件事情的规模大、影响大、意义大，不仅在境内而且在全省全国有影响。把在一定历史时期内政治、经济、军事、文化等领域发生的重大事件集中起来，即可反映出境内历史时期内政治、经济、军事、文化等领域发生的重大事件集中起来，即可反映出境内历史发展的基本脉络，或者说是构成了境内自然和社会历史变迁的概貌。大事记应该成为"志眼"，成为了解各分志的历史背景的钥匙，也对全志起导读作用。
十八、关于各分志的统计数字与总的统计数字的关系问题
新志书是一个整体，一个分志只是志书的一个组成部分。各分志的统计数字加起来一定要与总的统计数字相吻合。数字牴牾是志书的"硬伤"，会大大降低志书的科学性和作为"信史"的权威性。因此一定要仔细核对志书中每一个数字，务求把它搞准确。这是一件既麻烦又繁琐的工作，同时又是一件必须做好的工作。
十九、关于志书各部分记述内容的大致比例问题
新方志编纂在创新和发展中，前期志书由于经验不足，无所借鉴，形成了"经济巨人，政治侏儒，人文瘦猴"的畸型。正确的作法应当是加强经济部类，丰富政治部类，充实人文部类，使志书的各个部分都得到加强，不再畸型。为此在志书行文规定中，有必要对各个部类记述内容的大致比例问题作出规定，以便使志书成为各部类匀称的正常型。根据实践经验，如果按大编法撰写志稿，各编所占篇幅的比例，大致应是这样的；概述、大事记、地理编共占10％．经济编占20％，政治编、军事编共占20％，文化编、社会编、人物编，共占50％。这样的比例是比较适当的，它既解决了各编之间畸轻畸重的问题，又解决了人文资料入志不足的问题，大大提高了新志书资政、教育、存史和经世致用的价值。
二十、关于志书的篇幅长短问题
新出版的志书，字数差异很大。短者七八十万字，长者一百万字以上，甚至二百万字以上。志书的篇幅可长可短。志书质量高低与篇幅长短并无直接关系。资料丰富、著述科学、指导思想明确、文风端正、体例完备、结构合理，是衡量志书质量高低的关键。从存史功能出发，篇幅长意味着保存了较多的史料。新志书的科学水平、社会功能、传世价值如何，归根结底决定于它所拥有的资料价值量。对于地情的基础资料，地情的独家资料，精选的高档资料，都应该记实、记细、记深，不要拘泥于篇幅，在这些地方多用些笔墨，篇幅稍长一点儿也无须大惊小怪。
志书行文中必须注意的问题还可以再举出若干条来。上述这二十条也决非制订《志书行文规定》时必须条条都写上去的。但志书的主编对于这些问题必须了解于心。因为这是编修志书必不可少的基本知识。
《志书行文规定》应在各分志撰稿之前制订出来，然后，举办各分志撰稿人培训班由主编对《志书行文规定》进行详细讲解，务求逐条弄通。培训班后，应趁热打铁，让各分志撰稿人按照《志书行文规定》来试写志稿。在试写稿写出后，再集中起来，按照《志书行文规定》让大伙评议试写稿。从中找出若干差错之处，通过集体"会诊"和"改错"，使各分志撰稿人在修志实践中提高遵守"小宪法"的自觉性，改变过去撰稿时的游击习气或随意性。这样做主编自然很辛苦，但这是提高修志人员素质，培育修志人员撰稿基本功的大事儿，是一点儿也马虎不得的。磨刀不误砍柴功。只要修志人员在撰稿上有了统一规范，能写出合格的志稿，这对于以后顺利地进行总纂，无疑是具有十分重要意义的。 |
