有剧本，才有戏剧演出；有志稿，才有志书出版，这是不言而喻的，经验告诉我们，志稿编纂最重要的是在尽可能短的时间内拿出高质量的初稿。那么志书初稿是怎样形成的呢?它绝不是少数几个人可以坐在屋子里写出来的，哪怕是号称专家学者的人也难以做到。由于志书内容具有最大的全面性和广泛性，可以说是百行百业无所不包，这就决定了志书的编纂必须是政府主持，部门配合，众手成志。一般的说，志书初稿的形成，必须经历三个环节，一是有关部门提供基础资料稿，二是志办责任编辑在此基础上经过加工改写形成草稿，三是由主编统筹修订形成初稿，然后才有送审稿、复审稿、定稿的出现。这些工序中，最重要的是部门提供的基础资料稿，它的质量高
低，直接决定着志稿的成败，和一座高楼的地基打得怎样具有同等重要意义。同时基础资料稿拿出也是最难的，许多志办经过七八年的工作，现在仍在做向部门要基础资料稿的工作，其艰难程度可见一斑。到底难在哪里呢?笔者认为主要难在两点上，一是难在志办指导不利，工作不到位；二是难在部门上，除了认识上的原因外，主要对向志书提供资料稿时应注意些什么问题了解不够。这里主要谈一下部门如何能够及时地、保质保量地为志书提供基础资料稿。
一、要了解志书的总体设计及其任务要求。部门为志书提供基础资料稿，必须按照统一的要求进行。为什么?一是集体写作必须思想一致，动作协调。志书编纂是一项集体工程。《南岗区志》经过调整后的篇目是6卷59章400多节和1000多个条目，担负基础资料稿提供任务的单位有90多家，可谓工程浩大，参与者众多。写文章搞著作，一个人进行好说，两个人就要讨论协商，几十人上百人参与其中就必须做好组织协调工作。做到合理分工，步调整齐，配合默契，才能快出成效。二是志书编纂有其特定的体例和编写规则。就是说其体例、编写规范与其他写作相比，有其不同的规律和要求。这就要求参与者必须对志书的整体设计和本身担负的任务明确了解，这样才能避免盲目性和随意性。这方面的教训过去是有的，既误事，又遭受经济损失。三是《南岗区志》(续)的总体设计，8年来发生两次大变化，由类目体改变为章节条目体，十年断限改变为十五年断限。因此有关单位的承编同志，要积极和志办进行沟通，务必把任务和要求搞明确。
明确的重点，一是要明确位置，即所承担的内容是章、是节、还是目；二是要明确选题和中心内容；三是要明确编写要求。明确上述三点之后，还要确定好篇幅的大小，材料的选择、内容的分类，例如你单位承编任务是章的位置，就要和志办责任编辑共同商定好，章下设几节，节下设几个条目，编写条目应注意些什么问题。这样之后才可进入编写。
二、要把握存真求实原则。存真求实是地方志编纂的基本原则。所谓存真，就是志稿所反映的历史，所记述的现状，必须是事物的本来面目；求实，就是记述时，不能只停留在表面现象上，还要接触到它的实质。
怎样才能把握好存真求实的原则，我认为必须做到三点，一是要把志书和宣传媒体区别开，报纸、电台、电视是党和政府的喉舌，是为中心服务的，它必须围绕党在不同时期的中心任务进行。而地方志却没有这个功能，它的任务是真实的记述历史和现实，因此，它的编纂思想原则是稳定的，不能随着形势变化而不断转换。这方面的教训在首轮修志中是有的。在如何记述文化大革命十年历史中，有一种叫宜粗不宜细的主张占了上风，结果使许多志书对文化大革命的记述都是粗线条的，许多史料都没有记入，根本没有反映出文化大革命的真实面貌，这是一个很大的损失。二是不要刻意追求歌颂公德，不要刻意载纳所谓政绩，因为这样就会导致我们对客观事实的应有遵重，甚至导致不应有的夸大其词，影响记述的真实性。三是要以辩证的观点研究历史、研究事物。辩证唯物主义认为，事物都是具有两面性的，既有正面，也有反面，正面反面都记载，记述才是真实的。
三、要注意志书写作的目的性。这里所说的写作目的性，不是指通过文章写作要达到的某种社会目的，而是指某种文体本身的写作目的。例如论说文的写作目的是要表述作者对某种事物和问题的看法和观点，虽然也有事实的记述和描写，但它只是证明观点的依据，阐释看法的佐证；教材的编写目的是为了传授知识，常规知识、专业知识、传统知识、新创知识，只要有必要向受教育者传授，都可编入；文学作品的散文诗歌，写作的目的是为了抒发作者的感情，因而可以调动各种写作手段强化作品感染力。而志书写作和上述文体的写作不同，志书写作不是为了阐释观点看法，不是为了传授知识，更不是抒发感情，而是为了真实准确地记述地情事实。
认识这点非常重要，有的同志对此缺乏了解，认为水平高，写作能力强，就能完成志稿写作任务，这是一种误解。首轮修志伊始，有些单位聘请笔杆子担当此任，这些笔杆子觉得自己水平高，不重视研究地情事实，不重视千方百计获取资料，结果是写出来的东西空空洞洞，无法用于志书。因此，在这里提醒同志们，无论你是怎样的文章高手，第一位要做的工作，是大量地掌握资料。
四、要把握志书的文体特征。由于志书写作的目的是为了记述地情事实，这就决定了志书所采用的文体必须是记述体。文章的写作形式，从大的角度上分可分为论说体、说明体、记述体等类别，这些类别各有自己的写作特征。志书采用的记述体特征是什么呢?我认为至少有两点：一是据事直书，所谓据事直书就是不经过中间环节而直接表述事物的本来面貌，譬如不需要象文学作品那样采取各类艺术手段来展现所述事物的形象，而是事情是什么样就怎么写，不需要任何装点和修饰；就是开门见山，做到言必及事，言必如实，一是一，二是二，不允许有任何夸大和缩小。二是述而不论。所谓述而不论，就是作者对所记事实不加评论，把身子隐藏在所记事实的背后，不直接站出来评是论非、说长道短，而是要保持着一种客观态度。当然作者要有对所记事物观点和看法，但这种观点和看法只能体现在对材料的选择和记述之中。
五、要了解条目的特点。本轮修志在采用志书体式上，河南省和我省很多同志主张采取章节体与条目体相结合的办法，市志办赵景新同志对此曾在全市志书研讨会上做过深入阐释。这种两结合的志书体式，以编、章、节做全书的纽带和链条，把全书内容组织成若干系统，并把这些系统联结成一个整体；以条目做为内容的实际载体，通过众多条目的有序排列组成全书。这种办法笔者曾称之为章节之下条目化，河南的同志称之为章节条目体，赵景新同志称之为节下条目体。我们续修《南岗区志》在2004年的篇目调整中决定采用这种两结合的志书体式。做为配合区志办工作的各有关部门的承编同志也有必要对这种志书形式有所了解，这样才能在为志书提供基础资料稿件时写好条目。写好条目，除要把握足够的材料外，也要注意了解条目的特点。条目有哪些特点呢?我认为至少有以下4点：
一是每个条目都是单个实体，都具有相对的独立性，它是构筑整部志书的基层单位，是一个写作单元。同节条目之间，不受文字的渐进性制约，这和章节体志书中带小标题的目是有区别的，章节体志书的目不具有相对独立性，只是带有标识的段落。因此，条目必须写得充实完整，有头有尾，独立成文。
二是条目为竖写单位。志稿撰写的基本方法就是在一个写作单元之内，以时间为顺序组织材料，被称之为竖写。章节体志书多数以节做为竖写单位，少数以目做竖写单位，而两结合志体必须以条目做为竖写单位，即一定要以志书上限开端，以下限收尾。
三是条目撰写允许运用志书的多种体裁，即可单独运用，也可以结合运用；可以全部文字记述，也可文字图表相结合，也可图表为主辅以文字说明。
四是条目可以分为若干类型。关于条目类型的划分，目前修志同仁说法不完全一致。我认为，就表述方式上分，条目可分两大类，一类是综合性条目，一类是单一性条目。所谓综合性条目，就是把众多事物加以条分缕析地整理进行综合记述，以反映一个时段、一个领域、一个方面的面貌和状况，这是从宏观或中观上记述事物；所谓单一性条目，就是记述单一性事物的条目，如一个重大事件、一项重大活动、一项重大成果等等，这是从微观上记述事物。单一性条目，是体现一个地区的个性特点的重要手段，例如南岗区的国家农业科技园区、民营科技示范区、果戈里大街改造等等，列成单一性条目加以浓墨重彩地记述，是任何其它地区难于相比的。如果从内容上分，条目可分成多种类型。按照《南岗区志》(续志)的篇目设计，我认为至少可分为8类条目，即自然类、重大事件类、灾害事故类，工作活动类、团体机构类、产品成果类、重要会议类、人物类。了解了上述条目类型，就可有意识的按此设置并采取恰当的编写方法。
六、要以事系人。以事系人，就是在记述某种事物中，对涉及的人物活动要加以记述。这条要求志界同仁一致强调，但首轮志书多数做得不够。系人，不是事事都系，而是要系得恰到好处。
怎样做到恰到好处，一是要把握系人事物标准，如最早的事物(如第一所学校、第一条公路……)、较大的事件(大战斗、大政治斗争……)、最先进的事物(如工艺、产品、设备……)、最成功的事物(产生巨大经济效益和社会效益……)。这些事物的出现和发生都是人物活动的结果，都凝聚着先进人物的智慧和心血，在记述这些事物时把人的活动记述进去，才能保证记事的完整性。二是要注意系下列人物：(1)主要领导人；(2)起关键作用的人；(3)技艺超群的能工巧匠；(4)创造发明的研制者；(5)行业名人；(6)重大奖项获奖者；(7)突出的先进模范人物；(8)具有高尚道德之人；(9)有重大影响的反面人物；(10)重大历史事件的见证人。
七、要做到要素齐全、详略得当。任何事物都是由相应的多种要素所构成。相对而言，事物有较大事物，有较小事物。大事物由若干大的要素构成，如经济这一大事物，是由第一、第二、第三等三个产业构成，缺少其中之一就是要素不全，这种大事物要素不全，又叫缺项，是志书编纂的大忌。小事物由若干小要素构成，如一次重要会议，其要素必然有时间、地点、人员、议程、内容等要素，如果记述这次会议，缺少某一种要素，就会使记述不全面，不完整。
详略得当，就是记述事物时要做到当详者必详，当略者必略。能够区别当详和不当详，主要是由作者的写作意图和资料价值所决定。我们一般应做到：详今略远；详独略同；详典型略一般；详关键时期略平常年份；详事业发展略工作过程；详动态史料略静态史料。
八、文字要严谨、朴实、简洁、流畅。我们写一般文章，都要求文字要准确、鲜明、生动，而志书文字除了这个一般要求以外，还特别强调上述八个字。文字严谨，就是用词造句要遵守文法，符合逻辑，概念准确，语义明确，不随意使用模糊用语。例如在表述时间上，不用"很久"、"最近"、"以前"、"以后"等词语；在表述空间上，不能用"附近"、"周围"、"以北"、"以南"等词语；在使用专用名词时，一定要准确，不能使用"中央"、"全国会议"、"上级机关"等泛指词语；在使用指代词语时一定要明确，不能使用"多数人认为"、"专家认为"等抽象词语；还要注意不要滥用简称，如果需要使用简称，必须在第一次使用全称之后并要加以说明。
文字朴实，就是不说空话套话，不使用具有夸张色彩的副词和形容词，不用"如果"之类的假设之词，不用"由此可见"之类的推理之词。
文字简洁，就是事无重复，题无虚设，段无冗句，句无剩字，言简意赅。
文字流畅，就是文理通顺，语句流利，标点准确，读起来朗朗上口。
上述所讲8项，有的是志界同仁一致认识，有的是笔者个人体会，可以简称为撰写基础资料稿的八项注意，仅供有关部门同志参考，不当之处，请批评。 |
