早在首轮修志后期，我市地方志工作者中的有识之士就已经认识到征集年度资料的必要性。二轮修志期间这种认识更趋强烈。自从广州、青岛等地在全国率先开展资料年度化工作后，我市也把这项工作列入日程，并进行了有效推进。
2008年6月，为全面贯彻落实《地方志工作条例》，促进地方志资料收集、整理、考证、积累、保存工作制度化、规范化和地情资源的开发利用，市政府办公厅转发了《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》，开启了地方志事业一个新的时期。2009年，为了进一步明确地情资料年度化工作的性质、任务、具体工作步骤和操作方法，完善日常检查工作和专项责任目标考核，切实保障《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》的贯彻实施，促进哈尔滨市地情资料年度化工作步入常态化、规范化、法制化的轨道，我办又制订了《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》。
截止2011年6月，三年过去了，地情资料年度化工作开展的真实情况如何，出现了哪些问题，我们又面临怎样的挑战，都有必要回顾、分析、总结。
下面对各部门报送的具体资料的各方面情况进行分析，以期合理科学地解决存在的问题，为社会提供高质量的共享信息，为下轮修志提供准确、完整的资料。
一、地情年度资料工作现状
（一）成绩与经验
在过去的两年多时间里，虽然每年我们都把工作任务和完成时限的通知下达到各责任单位，而且一些单位每年的完成情况不令人满意，但在广大方志工作者的积极努力下，尤其是地方志编篡工作纳入全市共性责任目标管理后，地情资料年度化工作取得了显著进展，到2010年，95%的单位都完成了2006―2009年四年的资料报送工作。从报送资料的数量看，少的两三万字，多的40余万字，总计约有几百万字。这就意味着按照《实施细则》，从2011年开始，我们将征集到2010年的地情年度资料并保存起来。以此类推，我们将会步人真正意义上的地情资料年度化时代。
我们惊喜地发现，与几年前相比，各单位对市政府下发的修志文件更重视，在执行上更有力度，在落实上更有成效。政府签发的文件下达后，绝大多数单位直接把这项工作交给了修志人员。如果说那些承担着二轮修志任务的单位接受起来相对容易，我不奇怪。相反，那些没有参加过修志的单位也没有太大阻力就领取了任务、明确了人员，并按照要求部署工作在第一时间与具体指导人员取得了联系，法制办、红十字等单位就是这方面的代表。首轮修志自不必说，那么与二轮修志期间的氛围也形成了强烈的反差，对我是个不小的惊喜。
几年来，各责任单位积极探索推进地情年度资料化工作的办法，其中几点经验值得大家借鉴：
1、召开有主管领导参加的工作动员会、中层干部会、具体人员培训会，提出工作要求，明确工作方式，在全局形成一种氛围。如人力资源和社会保障局、发改委、统计局、延寿县等。
2、建立了科学合理的工作机制。由各地区、各部门和单位中具有综合职能的机构（包括指定或聘请专职同志专门负责此项工作）负责本地区、本单位和部门这项工作的汇总和与市志办联系、沟通。比如资料提纲的起草和综合、最后形成的诸多专题的汇总.等等。汇总前的专题由各地区、各单位和部门内部具有相关职能的机构和直属单位负责具体撰写。如市档案局要求责任处室设2名人员专门负责，每个处室设一名人员具体负责。
3、建立地情信息年度料资工作制度。如延寿县实行了"双收集、双整理、双保存"的工作制度。为了及时地将一年中记载工作进程的资料留存起来，同时避免因人员变动带来的不利影响，一些单位建立了定期征集资料的制度，有的一年征集4次，有的一年征集2次。
4、采取多种形式开发利用年度地情信息资源。去年，市人力资源和社会保障局、市政协办公厅两个部门将年度资料装订成册，做到班子成员、各处室领导人手一册，为他们能及时地了解部门工作进展情况，合理安排、调整工作部署，作出科学决策提供了非常便捷的服务。各部门的工作跃然纸上，工作成绩一目了然，工作不足也不刻意回避，在部门内部形成了隐性竞争机制，为地情信息年度资料服务现实开辟了新的途径，也促进了这项工作的有序开展。市档案局还将资料共享到局域网上，供部门编写大事记及进行相关课题研究时利用借鉴。还把资料存放在利用大厅和局机关资料室，既方便社会各界前来查询，又方便局内干部学习借阅。
（二）资料和提纲
1、报送资料的文本格式和形态
《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》的附件《哈尔滨市地方志年度资料主要内容及编写要求》中就文本格式提出了以下要求：
"地方志年度资料以电子文本形式报送，纸张设置为A4纸。各项资料应按类别分别储存在"主体资料"、"大事记资料"、"人物资料"、"专题资料"、"附录资料"和"图表资料"等6个文件夹中。"这也是我们最初的设想。目前随着我们对年度资料认识的加深和几年的工作实践，我们会把方便保存和利用作为出发点，对初始设计进行微调，最后究竟需要几个文件夹还要依据年度资料的具体内容确定，不强求一律。从现实情况看，几乎所有的责任单位都没有遵循初始设计，一股脑地将文字资料写在了一个文档中，是典型的大杂始式的资料长编。
二轮修志的下限是2005年，2008年我们才启动年度资料工作，2009年列为全市共性责任目标管理后得到全面推进。为了补课，我们要求各责任单位2010年底前完成2006―2009年的年度资料工作。从报送的年度资料看，资料的形态是不统一的。有按年度报的，即一年的各个专题都集中在一个文档中；有四年一报的，即一个专题下写了四年的情况，各个专题也集中在一个文档中。这种百花齐放给指导部门下步分解、后期整合资料带来巨大的工作量。
2、资料提纲
去年，在全市修志业务工作会议上，我们对年度地情信息资料工作人员进行了培训，其中对资料提纲也提出了要求，即每个单位的提纲最多两个层次，以民主党派的工作为例，参政议政是第一个层次，参加市委民主协商会、参加人大工作、参加政协工作、对口联系工作、特约员工作等就是第二个层次。会上我们还将政协等单位的资料提纲作为范本发给大家。而各单位报送的提纲结构五花八门，有章节体、有节下条目体，也有写成大事记式的编年体。个别提纲在具体内容的编排上也不合理。如第二个层次出现思想教育和教育活动两个并列的专题，实际是可以作为一个专题记述的。
3、资料质量
（1）缺少要件。按照去年全市地方志业务工作培训会的要求，地情资料应包括专题资料和附件两大类。其中附件又包括大事记、重要文件或文献、音像视频资料和图照。从现有资料看，几乎没有一个单位将视频音像资料纳入其中。有的没有照片、有的没有文献、有的没有大事记。都是不完整的。
（2）专题问题。主要指记在专题下的主体资料。可以说志书初稿中存在的主要问题在年度资料中几乎都有体现。主要的问题有四方面：第一，主体资料不足，好多重要内容仅仅是点题，并没有展开，如一次会议、一个新出台的政策、一个工作报告等。第二、背景资料不足，一项工作或决策实施的具体原因不清楚，工作过程中发生显著变化的要因也没有交代。第三、资料没有合成，采用了最原始的状态。如某部门"参议议政"专题，记得主要是若干个单位对政协提案的答复原文，有抬头、有落款、有时间。"海内外联络"下有若干个文档，每个都是一次独立的联络活动，自身的标题都带着。又如把专题写成了大事记。第四，资料取舍不到位。一个专题下囊括的内容杂七杂八，偏离主题。如全委会议专题下掺杂了市委领导慰问机关工作人员的内容。又如将组织发展情况写在基层组织建设专题里。有的还收录了一个单位的处级以上领导干部名单、直属单位主任和副主任名单等等。
4、附录和照片的位置
《哈尔滨市地方志年度资料主要内容及编写要求》明确"附录资料"和"图表资料"与"主体资料"、"大事记资料"等是平行关系。从报送的资料看，那些与专题关系紧密的附录、图表资料因此却与专题资料脱节了，这样设置有其不合理的地方。另外图片的说明文字不仅时间、地点、人物、事件四要素不全，图片的质量也满足不了未来的需要，有的不清晰、有的主题不突出。
（三）队伍结构
由于地情资料年度化工作开展之时正是二轮修志编篡正酣之际，一些单位把这项工作交给了修志人员。由修志人员做年度资料工作的优势是他们有修志的经验，清楚什么资料可以满足未来修志需求。劣势是他们多数年龄偏大，不熟悉电脑功能，不能在电脑上直接操作。我们要求报送电子化提纲和资料，他们经常把资料输出来进行加工后再打字。今后我们要在电子版资料上提出修改意见，他们还得输出来修改完再打字。传输也要别人代做。这样很麻烦，增加了很多工作量。而一些二轮修志接近尾声的单位大多数交给了熟悉计算机的现职人员来做，他们的劣势也是显而易见的。
二、存在问题的原因
从责任单位方面看，第一，认识偏差。一些单位的领导不十分清楚开展地情年度资料化工作的意义、主要工作方法及其常态性质，将其等同于二轮修志工作。因此在部署安排工作时也没有区别对待。第二，对指导部门的相关规定研究的不细致。2008―2009年，我们先后出台了《实施办法》和《实施细则》两个文件，用以规范整体工作。但实际看，报送的资料与要求相去甚远。从提纲到资料的格式、文本、具体内容都不同程度地存在问题，说明部门修志人员还没有消化理解我们出台的规定要求。第三，不能全员参加培训。个别单位或推脱或因特殊原因不能参加培训，影响了培训的效果。
从指导部门看，第一，规范还不完善和明晰。如在一个文件夹内资料如何分布；照片和附录可以有几种置放位置；四年的资料以专题为例是四年一个文档还是一年一个文档；每年的资料是独立的，还是年年接续的，都没有明确规定。第二，指导不到位、不及时。面对全新的地情资料化工作，指导人员也需要学习一提高一再学习一再提高的过程。目前的问题说明指导人员对有关要求和规定也没有消化好和透彻理解。
三、解决的办法
1、加强对地情资料年度化工作的宣传。一方面指导部门继续将相关的文件发给这些部门，另一方面发挥地情资料年度化工作人员的作用，通过他们强化本部门主管领导的地情资料年度化工作意识，再借此适时地做好上位宣传。
2、继续完善相关规定。地情资料年度化工作是一项创新性工作，几乎没有现成的经验可以借鉴。从制定《办法》、《细则》到具体指导，都是在摸索过程中推进的，因此难免有组漏，还需要结合实际不断完善。
3、加强培训|和学习。地情资料年度化工作队伍并不稳定，一年一度的培训还不能适应这种变化。因此还需要结合具体情况进行一对一的指导，以提高全体地情资料年度化工作人员的业务水平。此外，针对目前队伍中相当一部分修志人员不会上机操作的问题进行计算机知识普及也显得尤为必要。指导人员和地情资料年度化工作人员都应该反复研读《办法》和《细则》，做到对要求要了如指掌，指导和编写才能得心应手。
4、制定年度资料审查规划，及时反馈修改意见。虽然现在各单位比较重视档案工作，但是各部门内部职能处室记载工作具体过程的资料却不在档案部门保管的范围内，这部分资料随时都可能散失。因此指导人员要尽快对己经报送的资料进行一次全面的审核，发现问题，及时反馈，以保部门资料在散失前得到补充和完善。四年的资料，量很大，为了节省时间，建议采取抽审的办法，举一反三。由于我们是对电子文档的资料进行抽审，因此，也是为了节约资源，我们提倡用批注的形式反映我们的意见和建议，这个方法让意见与资料实现了恰到好处的结合，没有单独提出意见的脱节之感，同时又省略了将稿件与具体意见对照的繁琐，值得推广。
5、应统一文本格式和资料存在的形态。第一，每个单位按年度设置若干文件夹，内含若干专题文件夹、附录（视频、文献资料）文件夹和大事记。从附录的内容看可以分设在两个地方。与一个部门整体工作有关的，就放在与专题文件夹并列的附录文件夹中；与专题密切相关的，包括图表照片，就放在专题文件夹中，以便于利用。这样一个年度的资料就集中在了一处，也突出了年度资料的特点。几年下来，各年度的工作变化一目了然。也有人提出另一种文本格式，即按专题设文件夹，每个文件夹中按年度设文档。我倾向于前一种办法，因为它能体现出年度资料的特质。 |
