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  刊次：2009.增刊(总第48期)  
  类别：工作交流  
建立网络 加强协调 悉心指导 切实把地方志资料年度化工作落到实处
（作者单位：民盟哈尔滨市委）
     
    切实做好地方志资料年度化工作是全面贯彻落实《地方志工作条例》，促进地方志工作进一步制度化、规范化的一项重要举措。民盟市委领导对该项工作十分重视，资料收集工作已于2008年10月开始启动。具体做法是：
    加强领导，充实机构。为了更好地落实《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》，民盟市委先后调整充实了机关修志工作领导小组，除了扩大吸纳各处室的负责人全部参加领导小组外，今年又增加一名在职的处级干部兼做年度资料的收集及日常协调工作，不定期地将资料收集工作的进展情况和发现的问题及时向主管领导或领导小组汇报，积极争取各处室的支持与协助。
    落实到人，形成网络。民盟市委修志工作领导小组依据《年度资料主要内容及编写要求》，结合机关实际于2008年10月起草了"关于按年度收集修志资料的函"，发给机关各处室，明确要求每个处室都有一人具体负责本处室业务资料的收集工作，并将资料收集工作纳入机关年度目标考核。使资料年度化工作任务落实到人，形成由"原始材料采集→分管处室汇总→修编人员分类→领导小组把关"的四级工作网络。
    拟定细则，具体指导。为了规范资料收集工作，尽量避免与减少资料的流失，民盟市委总结第二轮修志工作经验，依据《编写要求》，于2008年12月，结合工作实际拟定了《民盟市委按年度收集修志资料范围参考》（详见附录），进一步细化收集资料的相关内容及要求，今年还把有关文件及经选择、摘录的第二轮志稿的部分内容，以电子邮件的形式发给各处室，组织负责收集原始业务资料的工作人员开展相关的业务学习，同时决定从2009年起，每两个月收集一次修志资料。
    同步推进，按"节"分类。由于地方志资料年度化工作的启动时间，恰是市地志办将开始对市民盟的第二轮志稿进行终审，为了使年度资料的收集工作与第二轮修志两不误，我们将资料年度化工作与修志工作穿插安排，努力做到同步推进。一是由修志工作人员通过查阅机关的文书档案，相继收集了2006--2008年度资料；二是提前与有关人员"约稿"，按约定到各处室征集文书档案之外的资料；三是通过网站查阅与下载相关资料；四是按照全面、系统、翔实、准确的要求，对所收集的资料进行甄别与分类。各年度的资料暂时分为："组织建设"、"思想建设"、"参政议政"、"社会服务"、"综合资料"及"照片"等几类。目前已经开始按计划对2009年度的资料进行分段收集。
    与时俱进，略有增减
    关于具体条目的设置。从民主党派自身状况分析，其主要职能不变，有变化的只是具体工作或活动内容，因此各年度资料搜集提纲的框架不会有大的改变。以民盟市委2006年资料为例："组织建设与思想建设工作"新增了【民盟市第十一届代表大会】，"社会服务工作"新增了【开展为社会主义新农村建设服务活动】。而在第二轮志稿中的【特约员工作】、【智力支边扶贫】等目前尚无续写资料。而2007年又会新增【政治交接学习教育活动】一项。
    虽然民盟市委的资料年度化工作启动时间不长，但是，结合第二轮修志所遇到的问题，仍然感到有必要将几点不成熟的建议在此提出供参考。
    问题：
    1、由于现行的文书档案管理要求与地方志资料收集的内容存在较大差异，导致（资料年度化工作开展之前形成的）文书档案中查找的修志资料明显不足；
    2、由于资料年度化工作启动较晚及此前工作人员的岗位变动，极易造成部分资料的流失；
    3、参政议政是民主党派的基本职能。因受各种外部因素的影响，民主党派机关靠自身收集以下资料的难度较大：
    ①民主党派负责人参加中共市委（统战部）召开的民主协商会或政府工作情况通报会时，发表的意见、建议情况（尤其是现场的即兴建议）；
    ②民主党派负责人应邀参加其他专项检查和执法监督工作情况；
    ③民主党派的人大代表、政协委员在参加视察、调研过程中或通过其他形式提出的意见和建议情况以及所提建议与提案的落实情况；
    ④应邀担任司法机关和政府部门的特约人员参与国家事务的管理、参加各项活动中提出意见和建议等情况。
    建议：
    1、为建立一个资源共享的平台，市委、人大、政协、统战部及相关政府部门，对前述资料的收集应予以重点协助；
    2、通过协调，将地方志所要求收集的、游离于行政文书档案之外的资料全部纳入行政归档范围，这样既可以避免重要资料的流失，又可以减少重复劳动；
    3、作为一项长期的延续性工作，资料年度化工作应当切实纳入各单位内部的目标考核。
    附件：
    民盟市委按年度收集修志资料范围参考
    依据《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》（哈政办综〔2008〕46号）要求，各单位年度化资料的收集、整理始于2006年1月1日。以后每年于3月底前向市志办报送上年度资料年度化提纲。现将涉及各处室收集年度资料的范围分述如下，仅供参考：
    【组织处】：
    代表大会日程、议程、来宾及领导在会议上的讲话材料、代表人数：其中界别分布、女代表数、列席代表数。工作报告和大会决议材料、选举结果、大会日志、盟市委组成人员名单；
    盟市委全会、常委会的重要工作部署（含相关的事件背景及政策依据资料）；
    基层组织变化情况（基层组织成立、合并、撤销的具体时间、各支部或基层委员会的年末实有人数）；
    每年发展盟员情况（盟员总数：其中女盟员、高级职称、文化界、教育界、科技医疗卫生界人数、平均年龄）；
    年末实有盟员总数（其中女盟员、具有高级职称、离退休盟员数）；
    民盟市委名义组织召开的基层干部会议、各种培训班、开展的大型活动等材料（含会议通知、报告人、出席人数、领导讲话稿、下发文件）；
    评优情况、参加经验交流会材料（含时间、地点、参加人员）；
    省、市级盟员人大代表、政协委员、特约员名单（含所在单位、职务、职称、受聘时间、聘请单位等）及特约员参加特约工作情况；
    新闻报道稿件。
    【宣传处】：
    组织盟员学习理论情况：组织召开交流会、学习会、研讨会或参加相关活动、会议的时间、地点及人数情况（包括领导出席讲话稿）；
    开展纪念、庆祝、教育、竞赛及政治交接等活动的相关材料（含领导讲话稿、经验、专刊材料）；
    盟员中有突出贡献人物的事迹；
    统战理论研究方面（含获奖）情况；
    抓思想建设工作的措施与经验材料；
    盟务简讯、专刊材料；
    新闻报道稿件
    【社会工作处】：
    社会办学、捐资助学、义诊义演咨询服务、招商引资、支援新农村建设等各种社会服务工作的发展变化情况，措施及其实施情况，参加各项活动或会议情况（含领导讲话、出席人数、经验材料等）；
    新闻报道稿件。
    【调研处】：
    有代表性的调研报告与信息材料（含领导批示、批复件；省、市人大代表、政协委员的较有价值的意见、建议与落实情况、经验材料）；
    对口联系工作或与其相关资料；
    统计资料（如年度调查报告与信息数量及批示数、各种获奖情况）；
    新闻报道稿件。
    【办公室】：
    领导参加活动或各种会议（含参加民主协商会、通报会）时的讲话、发言材料；
    大事记资料：盟务活动中较重要的会议、事件、决定、决议、外事活动；领导出席市人大、市政协会议情况、民盟机关的机构设置变化情况；局级主要领导人的任免；上级领导人、著名人士在本单位的重要活动；重要的新生事物；（以上事件均需注明发生的时间、地点、涉及的单位或人物、经过、结果与相关数据等。）
    反映盟务活动基本面貌、重要事件、重要会议及机关建设成果的有关照片（均需注明发生的时间、地点、事件内容等）、统计表、人物资料、工作经验等材料。
    盟市委工作总结、其它具有存史价值的重要文件。
    备注：
    1、音像资料：注明作者、事件内容、年月日；
    文件资料：注明发文单位、时间、文件名、发文字号；
    2、凡引自报（刊）资料，须注明报（刊）名、年月日及版次（期序）、作者、标题；凡网上下载资料：须注明网站（网址）、文章标题、作者、发布时间。
    3、各处室认为应纳入《民盟志稿》的其它资料（含纸质资料）均请提供备存。?
    4、电子文档资料分别按年度集中在一个文件夹中；纸质资料需要同时存入文书档案的，修志用复印件。
 
     
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