方志的功能和作用主要在于存史、教化、为经济社会服务和为领导服务。
几年来，我们修志工作重点地搞好搜集各种资料，编写资料长篇，然后按照《地方志工作条例》和修志有关规定、规范、工作流程，质量要求等编纂规范编纂好志书。同时，我们还有一项重要工作任务，这就是搞好用志工作，为领导服务，为哈尔滨市经济社会服务。通过用志，各级领导在工作中应用了志书和资料，他们重视和支持修志工作，这样就能进一步，推动了修志工作不断地深入发展，更好地搞好修志工作。
首先我们在修志工作中，逐步的在思想上认识到一方面搞好修志工作，另一方面还认识到用志工作的重要性，在修志工作中逐步地注意到为领导和为业务处服务和为经济社会服务的问题。为了做好这项工作，我们每年在五、六月份的时候，到各业务处和档案部门搜集上一年的各种资料（包括一年来新发生的各种业务、活动、各种文件等），然后，编写成资料长篇。这些资料长篇，为修志和今后用志做好准备工作。2009年3月，外事侨务办公室友好处，需要向外交部上报2008年7月18日，世界城市和地方政府联合组织正式批准哈尔滨市成为世界城市和地方政府联合组织亚太区理事会理事的资料，修志人员及时将这份资料供给了友好处，满足了他们的需要。
其次是积极与单位领导服务。志书的主要阅读对象是本单位的领导和各业务处领导及业务人员。我们的志书的内容反映了外事侨务工作的主，在结构上已经系统化，这就为领导服务做了大量的准备工作。2008年，外事侨办公室的主要领导，要了解过去侨务工作基本情况，修志人员将侨务志送给领导，使领导在决策中发挥了志书的作用。2009年3月，外事侨务办公室主要领导，在参加市里有关会议和接待外宾时，发现有的市领导对过去外国驻哈尔滨市领事馆的数量说法不一，有的市领导说20个国家，有的市领导说16个，有的市领导说19个。外事侨务办公室主要领导我修志人员外事志。主要领导经过查看外事志以后，哈尔滨市有外国驻哈尔滨市领事馆是20个。主要领导及时对这一实际情况通报了市政府有关领导和有关部门，统一了说法。
再次为经济建设服务和社会服务。2007年，报社记者需要安重根在哈尔滨车站击毙伊藤博文的情况。外事志没有记载。修志人员将资料长篇的部分资料内容向他们介绍了情况。事件发生在1909年10月28日，日本枢密院议长伊藤博文（前日本首相、第一任朝鲜统监）专程来哈尔滨市与俄罗斯代表戈果甫佐夫修订《日俄密约》，其议瓜分中国土地问题。在抵达哈尔滨车站时，被朝鲜爱国志士安重根击毙。还有的记者找修志人员查找1907年俄罗斯驻哈尔滨市领事馆总领事的简历情况。修志人员将资料长篇中的简历供给了他们。记者不需要详细的简历，我们说明资料长篇当中只有一般的简历，如果需要详细的简历情况，需要到外交部档案部门查找。还有部门查找犹太人在1945年以前在哈尔滨市居住的情况，我们都向他们介绍了情况，基本上满足了他们的需要。由于领导和社会各界人士需要的历史资料，我们及时为他们服务，单位主要领导非常重视修志工作，认识到修志工作的必要性和重要性，今后，必须加强修志工作。各业务处也积极支持修志工作，同而促进了修志工作的开展，更好地搞好修志工作。 |
