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一、档案管理
区档案馆 区档案馆1996年成立，实行与区档案局合一体制，负责全区馆藏档案收集、整理、保管、抢救及档案信息资源开发利用。区档案馆库房面积710平方米，有五节柜70组，并配备放像机、吸尘器、复印机、录音机、电视机、温湿度计等15台。馆藏档案14种、76369卷；文书档案6600卷、科技档案63卷、动迁档案60000卷、会计档案1595卷、公正档案4900卷、干部死亡档案400卷、地名档案17卷、人口普查档案149卷、审计档案469卷、统计档案19卷、物价档案468卷、人物档案3卷、案件档案1686卷、声像档案3618张（盘），其它资料档案781册。1991-2003年，查考卷宗次数7890卷、99896人次。区档案馆利用档案资料，先后编写《道外区行政组织沿革》、《道外区概况》、《政协道外区委员会简介》、《道外区文件制度汇编》、《道外区组织史资料》、《道外区人大文件汇编》、《中共道外区党代会简介》、《中共道外区文件汇编》等。同时，向社会开放档案1093卷，编制开放目录18930条，开展电函代查、代复制、预测需求、超前服务等工作。2000年，道外区档案馆晋升为省一级档案馆，档案局被评为省档案工作先进集体、市档案工作标兵单位。
管理制度 区档案局认真贯彻实施《档案法》，并结合道外区实际，先后制定一系列管理工作制度：一是行政执法监督制度，主要有《行政处罚审核制度》、《重大行政处罚决定备案制度》、《行政执法过错追究制度》、《听政制度》、《行政复议制度》、《行政执法情况统计制度》、《行政处罚申诉检举接待制度》和《行政执法公示制度》等。二是档案管理制度，对查阅、抄录、拍照、借阅
等做出明文规定；对查阅本单位、外单位档案，对查阅中央文件、区委常委会议纪要和党组织、行政业务档案以及机密资料、人事任免等档案材料的审批权限、查阅方法、程序等做出具体规定。三是档案业务制度，制定《文书档案管理办法》、《文书档案保管期限表》、《档案案卷质量标准》以及保密、保管、统计、借阅等制度。同时，实行系统化、标准化管理，馆藏档案按接受顺序，采用年代--组织机构、年代--问题，分类排序，设总索引和分索引图及案卷目录、专题目录、卡片目录、全引目录等保持全宗联系和历史联系。从而达到借阅有手续、交接有依据、排列有秩序、统计准确、存放安全。
基层指导 开展基层档案省级达标工作，逐步使全区各基层档案管理利用工作向规模化、标准化方向迈进。区直机关、街道办事处全部实现省级达标标准，镇村建立标准化档案室。从1992年开始，区与市档案局联合举办长期档案业务培训班，分片召开专业档案立案工作会议，布置全年工作要点，并以会代训，提高档案工作人员立卷归档程序和操作要领等业务水平。全区共分12个档案工作协作组，每组设一名组长，负责协作组成员间的交流和协作。每年召开一次协作组长会议、档案工作现场会等，交流推广工作经验，共同研究新情况和新办法。1996年达到省二级的1个单位；1997年达到省二级的4个单位；1998年达到省级标准的2个单位；1999年达到省级标准的32个单位，达到市二级标准的2个单位，达到市三级标准的1个单位；2000年达到省级优秀的12个单位，达到市级标准的11个单位；2001年达到省级优秀标准16个单位、省级标兵1个单位，晋升三级标准的2个单位；2002年达到省级优秀标准的9个单位，晋升一级标准的1个单位，晋升二级标准的4个单位，晋升三级标准的2个单位；2003年达到省级优秀的4个单位，晋升一级和三级标准的各1个单位。
二、方志编纂
首届修志 道外区首届志书的编纂工作开始于1984年，历经8年，至1995年4月《道外区志》正式出版发行。志书记述上限不封顶，下限断在1990年，全书80万字，被评为哈尔滨市首届地方志优秀成果奖。
《道外区志》书稿经区志编委会审定后，于1990年6月报送哈尔滨市地方志办公室。10月，市地志办组织专家、学者对道外区志稿进行评审。根据评审意见，区志办对志稿进行增补、修改，前后几易其稿。1992年10月，报送市地志办终审。11月，市地志办审阅后认为，《道外区志》符合志书体例，思想观点正确，反映了道外区全貌，突出了道外区特点，资料可靠，语言合乎志书要求，达到出版水平。
续修志书 根据市委、市政府的统一部署，1998年道外区续志工作正式启动，成立《道外区志（1991-2000年）》编纂委员会。当年10月，区委、区政府联合下发《道外区志（1991-2000年）编纂工作方案》，对续修志书工作提出明确要求。本届续志要以邓小平理论为指导，在总结上届修志经验教训的基础上，强化精品意识，以争创佳志、名志为目标，进一步提高志书质量。续志框架采用篇章节目结构体，达到观点正确、资料翔实、结构合理、语言简明的要求。总体工作分3个阶段：1998-1999年为资料收集和准备阶段；2000年为各承编单位撰写资料长编初稿阶段；2001-2004年为区志续志编写、总纂阶段。2000年11月，道外区召开续志工作大会，常务副区长、区续志编纂委员会副主任张惠涛与区属72个承编单位签订修志工作责任状。会后，各承编单位全部成立续志编纂领导小组，建立相关机构，配备续志工作人员。
为推进续志工作的开展，道外区将修志工作纳入《政府工作一级目标责任分解》和《区委党群系统目标责任分解》。到1999年底，完成资料长编72篇、
240万字。2000年，区志办对各承编单位上报的资料长编进行审议，提出修改意见，并针对存在的问题进行具体指导。先后召开修改资料长编业务指导会议、驻区单位续志工作推进会议、修志人员培训会议等，先后举办修志业务培训班6期，进一步加快编撰进度，提高编撰质量。到年底，78个承编单位完成资料长编初稿四百余万字。2001年3月2日，召开区修志工作会议，总结部署工作，表彰20个修志工作成绩突出的承编单位，副区长张惠涛到会讲话，对下一步工作提出要求。2002年，道外区进行机构改革，机构和领导人发生较大变化。针对修志工作中出现的新情况和新问题，重新调整了区地方志编纂委员会和区地方志办公室，新任志办副主任1人，调入科员1人，同时聘用主编和编辑人员各1人。调整后的区志办年内完成五项工作：一是在前几年工作的基础上，并根据续志工作的实际情况重新制定《道外区志编纂方案》。二是重新组建基层承编工作网络，92个单位成立修志领导小组，形成101人的工作队伍。三是重新设计区志篇目，经过调查研究，反复论证，于5月份形成新的篇目征求意见稿，并将此稿上报区编委会、下发92个基层单位，广泛听取方方面面的意见。8月，召开区编委会会议，认真讨论并通过这个篇目。四是根据由区编委会审定的续志篇目和续志工作方案，对92个承编单位的修志人员再次进行培训，同时深入基层52个单位，八十余次就承编单位撰写的资料长篇进行面对面指导。五是完成道外区志试写稿十万余字。当年，区编委会召开全区1998-2002年续志工作表彰大会，会议表彰28个先进集体和44名先进工作者，副区长王璞到会并讲话。2003年，道外区志初稿编撰工作开始，经过一年时间努力，完成续志书稿（初稿）四十余万字。期间，针对编写时遇到的问题，先后举办大型业务讲座3次，专题培训3次，深入基层共同研究和指导百余次。针对少数承编单位工作不力，在规定时间没有完成任务的情况，以区委、区政府办公室名义对12个单位通报批评并下发督办通知单，限期完成任务。
按市政府统一要求，本届续志断限由2000年下延至2005年，因道外与太平两区于2004年初合并成立新的道外区，因此，市志办确定原道外区续志断限到2003年。区划调整和续志断限的变化给续志工作带来很多新的情况和困难，对此，区委、区政府领导十分重视，于2004年11月再次召开全区修志工作动员大会，针对断限下延和两区合并的实际情况，对新一轮续志工作提出新的更高要求。区委副书记孙洪庆到会讲话，常务副区长崔巍德与区属承编单位重新签定续志工作责任状。区志办重新修改续志篇目，经过几易其稿，重新形成《道外区志（1991-2003年）》篇目。依据新的篇目和两区合并的实际情况，重新组建修志队伍，并分4个专题对承编单位的百余名修志人员进行培训。至此，全区续志工作在原有基础上迈上一个新台阶。 |
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