2008年，市政府借助纪念国务院颁布《地方志工作条例》两周年契机，出台了《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》。随后，市志办又下发了与这个办法配套的有关地情资料年度化的实施细则，以提高这项工作的可操作性和规范性。施行地情信息资料年度化是我市建立地情公共信息长效机制的一个基础性举措，这项工作将会为现实城市的生产和建设提供全面、系统、连续的日常地情信息。这一举措所具有的强化地情信息工作基础、为城市社会生产和经济建设、为城市管理工作提供可共享的社会公共信息等多方面意义和作用，会随着工作的深入而逐步显现出来。决定开展这项工作，充分显示出市委、市政府对全市文化软实力建设的前瞻性，也由此可见这项工作的重要性。所以，请涉及的中直省属在哈单位，特别是各区、县，市直各部门，更要共同努力，务必认真做好应该做的工作。全面理解这项工作的必要性和重要作用，了解有关技术性要求，是做好这项工作的前提。我们今天需要讨论和取得共识的，是从技术层面了解和明确为什么要做这样的工作，如何来做这项工作，这项工作最后形成的物化成果应该是什么样的，同时也通报一下当前全市此项工作开展的基本情况。关于此项工作的程序方面的要求，在市政府办公厅和市志办下发的两个文件中已做了很明确的规定，并且市志办的相关指导处室还会在每年初，通过相应的渠道向各兄弟部门加以明确。今天我们就不在这里重复这方面的内容了。下面我们重点讨论和了解这样几方面问题：
一、当前全市地情信息资料年度化工作的基本情况
我市启动这项工作是在2008年，正式全面开展工作是在2009年。一年多的时间里，绝大多数单位能够认真的按照市里的统一要求推进本单位资料年度化工作，其中一些部门及时在内部明确了关于这项工作的管理责任、工作机构、工作程序；形成编纂提纲；进度快的已经完成了阶段性资料整理工作，并报送市志办。但就整体而言，我们也应该正视存在的不足，还有更多的单位没有按期完成应该完成的任务。我给大家提供几个数据可以具象的说明我们当前的工作基本情况。现在全市共有123个单位需要开展这项工作（这个统计没有包括区县），其中：落实工作人员的有88个单位，占总数的71.5%，上报地情信息资料年度化提纲的有76个单位，占总数的61.8%，上报年度地情信息资料的有48个单位，占总数的39%，这几个数据足以说明现状。
当前地情年度信息资料化工作存在的主要问题是：
1、有些单位和部门对这项工作的意义和作用认识还不到位，反映在工作方面必然是作为不够，有的甚至还没有启动工作。
2、有些单位和部门对这项工作的有关技术性要求还不完全了解，提出的工作提纲还比较粗糙，不能准确再现各单位和部门一个年度或一个时段里主要职责的履行情况。
3、已经形成的年度地情信息资料的表现形式还不统一，不完全符合要求，有的似我们修志工作采用的资料长编，有的近似于志稿，还有的介乎专题和志稿之间。
4、已经形成的稿子，收入的资料不完整、不规范、不系统。这种情况本来是最不应该出现的，因为需要搜集的资料都是近几年的，"时近易核"吗！正常情况下是不应该有太大难度的。现在出现资料欠缺的情况，也从另一个侧面反映出日常信息积累工作的薄弱，也更加说明了我们这项工作的紧迫性重要性。时间距离这样近做起来难度还这样大，如果再拖下去难度就更可想而知了。
5、撰写方法不正确，所记内容脉络不明晰，因果关系不清楚。
针对存在的问题我们也做了一些必要的分析，认为产生这些问题的主要原因是：
1、有具体任务的单位和部门还没有准确的认知这项工作的性质、意义和作用，工作中，如果不能完全了解和认识一个事物，具体工作就必然无法到位。
2、工作刚启动，无论是承担任务的单位还是指导检查部门，还都需要时间和实践来适应和熟悉这项工作的特殊规定性。
3、一些原则规定和技术要求还不是十分明确和清晰，也一定程度影响到工作的统一和规范。
4、一些单位和部门日常工作信息和资料的积累缺失较多，基础工作比较弱，在开展这项工作的过程中，又没有认真进行必要的资料搜集，致使形成的资料就比较空泛。
二、关于地情信息资料年度化需要廓清和规范的主要问题
这部分内容是我们今天讨论和交流的重点。做好这项工作的前提，是要先行解决好相关的认识问题和技术规范。而解决这些问题需要我们大家共同努力，这是因为，我们是一起在面对以往没有做过的工作，我们需要明确一些规定和要求，使当前工作有所遵循。但我们也无法避免由于缺乏实践，导致现行我们所确定的规定中会有很多的主观成分的情况，实际工作也必然会有不足，这就需要我们在实践中及时的共同加以完善。我们认为当前需要明确的有这样一些内容。
（一）准确把握地情信息资料年度化的含义和属性
地情信息资料年度化就是将当年的相关地区经济社会生活的主要变化（包括政府的行政行为）和相关部门履行各自职责的结果采用电子文本的形式记录下来。其比较典型的特征有这样几方面：
从工作时段看，地情信息资料年度化是以年为时间单位的全市范围的地情和社会公共信息的全面调查，即时形成完整系统的地情资料。除了2006至2008年的资料是三年合为一次完成以外，其他各年均以年度为单位。
从形式方面看，地情信息年度资料应以专题为主要形式，即各部门将主要职能分解成若干方面，每一个方面可根据实际情况确定为若干个专题。具体的专题可分为记述总体情况的综合性专题和记述专项内容的单一性专题。单一性专题是不可少的，是否需要设置综合性专题要视各自的实际情况。综合性专题同年度工作总结的主要区别，是着眼于一个部门或地区的一个方面，而不是向工作总结那样着眼于全面情况。
从工作任务看。年度地情信息主要体现为职能化。各部门和单位无论是提纲设计还是具体记述，重点着眼于主要职能，职能以外的内容除特殊情况外不记入本单位的年度资料当中。各单位和部门内部的工作方式也应该职能化，需要由具有相应职能的处室或直属单位负责与职能有关的专题的撰写。
从物化形式看，年度地情资料物化介质为电子化，无论是编纂单位还是指导部门，均以电子版的形式加以存储，并为社会各界共享社会公共信息提供条件。
（二）正确认知实施地情信息资料年度化的重要意义
为什么要实施地情信息年度化工作，它的必要性在哪里？从实际情况看，我们需要从以下几个方面来理解：
--我们所说的地情信息，就是学术界所讲的社会公共信息，它是信息技术应用的主要基础之一。今天进入了信息技术广泛应用的时代，信息技术无处不在，在信息生成和利用方面，以计算机为主要手段的信息技术更多的是为信息的搜集和传播提供了平台和载体，它所传递的各种形式的信息内容本身才是最重要的。如果没有信息源，信息技术就失去了应有的作用。我们在机关工作的同志会有这样的共同感受，每天我们都要从网络上获取数量不等的自己需要的信息，同时也每天都在为其他人提供所需要的信息。大家都会遇到过这种情况，就是所需要的信息不能完全得到满足，特别是有关地情方面的信息，有时会很难及时的查到，或者根本就无法查到。地情信息资料年度化的结果，就是即时生成全社会方方面面都需要的全市社会公共信息，以满足无论是城市的管理者还是普通市民随时会发生的有关这方面的需求（正是适应这种需求，应运而生了一批大家都熟悉的中文搜索引擎，如百度、谷歌、雅虎等等）。应该说，这种年度化的社会公共信息在当今时代，已经成为地域文化不可或缺的重要组成部分，也是一个地方文明发达程度的缩影。从某种意义和角度讲，一个政府能不能给民众和城市建设管理者及时提供所需要的社会公共信息，是这个政府关注民生、以人为本、执政能力是否与时俱进的重要的体现之一，也是对一个政府和一个社会能否追随科技和社会进步的最好检验。
--地情信息资料共享是现今最具有时代特征的新的生产力要素。随着社会的发展，生产力的构成内容也在发生变化（比如传统的经济学讲的生产力三要素），其中最大的变化之一，是信息成为最具有时代特征的生产力要素。生产领域、生活领域和社会事业领域，包括城市的管理者，每时每刻都需要大量的信息来为各自的工作服务。社会的各个方面也正是因为通过运用科技手段，及时获得所需要的信息，降低生产和生活成本，提高全社会的效率。英国的一个研究机构研究成果表明，一个国家或地区，如果能及时做到地情信息共享，可以拉动国内生产总值一成左右。我们启动的全市地情信息资料年度化工作，正是形成最全面、最权威的社会公共信息的手段和措施，它所产生的社会公共信息，会对城市经济社会的全面发展提供有效的信息支持，成为时代特征鲜明的新的生产力要素。
--地情信息资料年度化是保证未来地方志工作质量的根本性措施。国务院颁布的《地方志工作条例》，明确了地方志书的社会基础性文化建设的地位，也明确了依法连续编纂地方志书是各级地方政府的法律责任。有了这样的法律规定，各级政府就必须及时研究相应的政策、工作措施和行政要求。为了有效履行政府的法律责任，各级政府也必然要着手进行这方面工作长效机制的建设和完善。其中保证地方志书资料积累工作的常态化和制度化，打好扎实的资料基础是至关重要的措施之一。
我市首轮修志工作启动于1982年初，结束于1999年底，记述的时段平均在百年以上，工作周期历时17年。我市第二轮修志工作启动于2000年，记述时段为1991-2005年。至今年，工作周期已历10年，根据现实工作基础和推进进度预测，最终完成二轮志书出版还需要几年时间。两轮志书工作周期中，近三分之二的时间是用于资料搜集；编纂过程中承编单位大量的工作反复和主要精力的投入，也多是耗时在资料的核对和补充上。特别是二轮修志的记述时段仅15年，而工作周期已过10年，加上后期所需时间，大约整个工作周期要在14年左右，记述时段和工作周期相差无几。这种情况不仅严重影响了志书功能作用的及时发挥，加大了编纂工作成本，也成为人们对志书编纂工作周期过长时有微词的主要原因。更主要的是很大程度上导致志书因资料工作的局限出现一些先天不足，记述不详、资料不实的情况在志稿中还是比较常见的。志书质量因此受到较大的影响，也就必然弱化了志书的资政功效。这方面的感受，各单位专职从事史志工作的同志会更深刻一些。如何改变这种现状必然成为政府管理者和地方志系统研究的重要课题。特别是《地方志工作条例》的颁布，从法律层面明确了各级政府组织编纂地方志书工作的法律责任，规定了志书编写周期、工作程序和质量要求。如果我们不能很好的解决资料工作的长效机制即资料工作年度化、常态化，就难以实现《条例》的规定和政府的工作要求。
（三）科学全面的了解年度地情信息资料工作所能够发挥的作用
年度地情资料工作的作用是多方面的。依据实践检验和当前客观需要推定，其中最直接的应该具有这样几个方面的作用：
--可以实现地方志资料搜集工作常态化，彻底消除地方志资料工作一直在"编着历史的、丢着现实的"恶性循环中挣扎的状况。1991-2000年是第二轮志书记述时段的前十年，又是上轮志书工作周期中的后十年，但是，当时由于集中精力完成1991年前的情况记述，没有及时收集1991-2005年这10年的资料，导致二轮修志工作中，搜集这十年的资料耗费了几年的时间，有的部门和单位迄今还在搜集、补充这十年的资料。而且这种事后的时过境迁的搜集，由于受主、客观条件局限,有些资料是不可能再搜集到了，这就必然留下志书记述上的遗憾。二轮修志下限后来延伸到了2005年，我们又失去了搜集这五年资料的机会，又重蹈了首轮志书在资料工作上的失误，导致现在多数志稿2001-2005年的记述都比较简单。所以，只有实施地情资料年度化，才可以彻底解决资料搜集工作滞后的问题。
--实施地情资料年度化工作，可以大大缩短地方志书编写周期，及时发挥地方志书服务现实的作用。事实已经证明，历史资料在时间上越贴近现实，对社会的借鉴和参考的价值越大、作用越直接，效果会越显著。考察两轮志书的编纂周期，搜集资料所占用的时间均在一半以上，甚至三分之二以上，工作周期过长严重制约了地方志工作服务现实的作用的发挥。实施地情资料年度化，把未来资料搜集的工作前移，而且地情资料年度化，当年整理当年发生的事情，资料的遗失率低，可以大幅度提高资料的利用率，从而提高资料工作和志书编纂工作的质量。
--实施地情资料年度化工作，可以有效降低未来修志工作成本。我们做了粗略估算，我市现实每年修志工作的直接成本大约有数百万（因为没有做过相对准确的统计，这个数据和实际情况会有一定误差，但不会差距太大），工作周期每缩短一年，就可以节约相应数额的投入。如果按节省一半时间预期，节省的额度将是非常可观的。尽管对修志工作的投入是非常必要的，但力争做到节约办事，应该是我们不变的工作追求和原则。
--实施地情资料年度化工作，可以超前锻炼修志队伍，为现实地情研究和未来修志工作奠定人才保证。虽然年度资料的物化形态同志书有所不同，但在资料搜集和编写要求方面则有很多的一致性。如果我们每年在做，数年坚持下来，剔除一定数量的人员流失和更换，最终可以形成数量比较可观的、相对熟悉志书编纂要求的骨干队伍。这些人十分了解实际情况，熟悉地情和行情，经过相对全面的专业训练，具有比较完备的专业技能，如果参与未来修志工作，必将缩短进入角色的时间，节省许多为适应工作需要所投入的培训成本，会大大的提高工作效率和质量。
--实施地情资料年度化工作，可以每年产生数百万字地情信息资料，这是非常宝贵的地情信息资源。如果进行了必要的数字化后，通过网络渠道加以传递，可以及时提供给社会不同层次和界别共享利用，这对于一个区域地情信息资源开发利用和地方文化软实力建设是非常重要和必要的，也使扩大地方志为现实服务的领域和增强时效性有了扎实的物质基础，它所产生的经济和社会效益是不可低估的。
（四）当前开展地情资料年度化工作应采取的工作程序
依据一年来的实践情况看，我们现在采取的工作程序是符合这项工作的实际情况的，所以，我们认为应该坚持以下的工作程序：
--先由各单位和部门依据自身的职责范围，提出各自的地情信息资料提纲，经与市志办协商后成为最终的撰写提纲。需要注意的是各单位和部门要保证提报的年度资料提纲的质量。提纲一定要能够再现一个地区或部门的社会主要变化或主要职能的履行情况，从提纲中可以看清楚所记述对象的全面情况和主要内容的基本框架。
--各单位和部门内部的工作方式，从工作的实际需要出发，我们建议：一是由各地区、各部门和单位中具有综合职能的机构（包括指定或聘请专职同志专门负责此项工作）负责本地区、本单位和部门这项工作的汇总和与市志办联系、沟通。比如资料提纲的起草和综合、最后形成的诸多专题的汇总，等等。二是按专题题目的性质，由各地区、各单位和部门内部具有相关职能的机构和直属单位负责具体专题的撰写。我们之所以提出这样的建议，是因为以往的修志实践证明，只有由专业机构和专业人员撰写的稿件，才能够保证记述内容的专业性和准确性，同为一个单位或部门，是不是专业人员或者是专门职能部门在撰写，最终质量差距是很大的。所以，由与专题性质对应的内部机构或直属部门和单位来撰写，才会使年度资料的质量有组织保证。
--市志办负责对各单位和部门资料年度化工作进行指导和把关。市志办的指导主要是同各单位和部门及时协商研究，就不同阶段的工作特点、工作质量和注意事项及时提出工作建议，督促检查各单位和部门的工作进度。市志办把关的重点是帮助各个单位和部门，保证撰写提纲的完整和资料的系统、专题撰写的清晰程度和内容逻辑方面的严谨程度等等。
（五）地情年度资料的基本形式构成
任何地区、单位或部门的地情年度资料，应该包括这样的基本形式要素：
--专题。这是年度地情资料的最主要的形式，包括综述性专题和单一性专题。综述性专题是对一个地区的某一项社会内容，或一个单位部门职能的某一方面的概括记述。综述性专题不是必设的，需要视情况而定。单一性专题是对某一具体内容的记述，是必设的。专题体量大小根据实际记述的需要而定，不做专门硬性的要求。专题除文字外还可以配有与记述内容相互印证的图、照片等。
--附件。包括大事记，重要文件或文献，音像视频资料等。
关于大事记。记载部门职能所涉及的事关全市范围的大事要事，部门内部的不涉及外部的事情原则不记入大事记。
关于重要文件或文献。是指为了履行职责和加强完善管理所形成的在全市范围发挥规范作用的各类公文。
关于音像视频资料。主要指对单位或部门的地情信息文本资料有印证、补充作用的、相对独立的此类资料，这些资料不宜或不便于放置在专题中而收入附件中。
关于部门或单位的年度总结是否收入地情年度资料的附件中需要进行分析，我个人倾向于不收入。这主要是因为，部门和单位的年度工作总结，对于任何单位或部门进行工作总结来讲是必要的。但资料年度化的两类专题已经完整的记载了应该记的内容，其中也包括单位或部门的年度总结中应该收入年度资料中的内容，所以年度总结不宜再收入。
收入附件中的资料的形式也应电子化。
（六）科学认识和处理年度地情资料与相关工作的关系
地情信息资料年度化工作和现实社会中与其有一定关联性的工作有一些联系和区别，要想做好地情资料年度化工作，必须处理好与这几项有关联的工作的关系。
--地情信息资料年度资料化工作与修志工作的关系。年度资料化工作在资料搜集范围、工作方式和工作程序和承担工作的单位和部门等方面和修志工作有许多近似之处，但二者是完全不同的两项工作。特别应该明确和重申的是，虽然地方志工作会因资料年度化工作的开展而受益，但这项工作不是第二轮修志工作进程中新增加的修志任务，也不是市志办对有修志任务的单位和修志人员布置的具体任务，而是市政府向有关部门和单位布置的一项长期性工作，《办法》的实施主体不是具体修志人员，是有进行地情资料年度化工作任务的法人，市政府责成市志办来履行对这项工作进行中的管理、协调、督促、检查的职能。从技术角度看，资料年度化工作和志书编纂工作是有区别的。资料年度工作是逐年都要做的，没有志书那种工作周期和阶段，具体工作人员也不应是几个人，应该由一个部门或单位的职能部门和直属单位共同完成。在一些时段上两项工作可能会有交叉和相容，工作的人员会有兼职情况，但就实质而言是各自独立的两项工作。正确认识这种区别是开展好这项工作的前提。
--地情信息年度资料提纲与志书篇目的关系。从全面、系统、完整的总体要求看，二者是一致的。就是说，无论是地情资料年度提纲还是志书的篇目，都应该体现记述对象的全部职能履行情况。不同的是，在内容方面，志书篇目中除主要职能履行情况外，还会有其他内容。而年度化资料的每一个专题提纲一定要紧扣职能的履行。在形式上，志书篇目中章和节、节和目之间的逻辑关系相对紧密，同层次之间要尽力避免交叉、上下层次之间相互统辖。志书篇目的层次较多而且都要清晰的显现出来。专题可以做到也必须做到在提纲上只有两个大的层次，其他的层次只能在各专题内显现出来。而且每一个专题都是一个完整的内容，无需太多的顾及同其他专题之间的交叉重复。
--专题的文体文风与志书有关文风要求的关系。从文风的共性方面看，二者都要以应用文体为主，直言陈述，言之有物，不能空泛，力避官话套话。从个性角度看。志书的行文要求更要严格，只能是陈述语气，述而不作，也就是只记述不议论，资料的特征更明显一些。专题不应该受这种束缚，在保证资料翔实的前提下，可做分析，对工作措施和做法的得失优劣、因果原因应该做必要的议论，直接做出可借鉴的判断。对工作过程和细节记述的可更为详尽，增大具体信息含量。
--地情信息资料年度化工作与年鉴的关系。地情年度资料和年鉴工作都是以年度为单位，在记述对象的选择、资料的收取、内容重点的确定等方面都会有相似的地方。但就对象确定的全面性，记述内容的具体化等方面比较，二者是有着本质的不同，这是由体裁的不同决定的。年鉴的体裁特点决定了它的资料更多的是着眼于当年地情的新、奇、特方面。在这方面我想从事过地方志工作的同志都有实践感受。以修志工作为例，具体从事地方志工作的同志都清楚，没有一个单位或部门只依靠年鉴的资料就可以完成修志任务的。年鉴只是修志工作不可或缺的资料源之一，不是唯一的资料来源，仅是搜集资料的一个渠道。还要从其他的各种渠道获取大量的资料，才能满足修志工作的需要。年度地情资料则是能够满足或基本满足修志需要的资料体系，因此它与年鉴工作的区别是很明显的。
各位朋友，以上是我们今天要交流和明确的有关问题。关于这项工作下步推进情况我再说几句。针对这项工作的重要程度和实际推进现状，为了加强行政管理力度，保证工作正常完成，去年根据市委常委会议决定，市政府已经将此项工作纳入政府年度专项目标考核，由于有了第一年的实践，今年的考核会比去年更加完善和严格，请各单位一定按专项目标考核的内容和要求保质保量的做好应做的工作，以保证全市总体进度。作为市志办的相关指导处室会全力给予配合。 |
