当下社会，减肥是非常时尚的事情，瘦身是最时髦的词汇。但不仅仅胖人要减肥，我们正在编纂的市志也有"瘦身"的必要。各章节的字数早已超出预计，整个市志达800万字以上。总纂在即，大刀阔斧地挤压志稿中的水分，成为提高全书质量的方法之一。那么是什么原因让志书失去苗条的身段呢？如何走上科学的瘦身之路呢？
重复--市志臃肿原因之一
1、重复使用区划调整资料。本次续志的时限是1991--2005年。在这十五年中哈尔滨市的行政区划经历了3次大的区划调整。1991年4月1日，松花江地区所辖宾县、方正县、佳木斯市所辖依兰县划规哈尔滨市管辖。1996年8月，松花江地区与哈尔滨市合并。合并后，哈尔滨市行政区划共辖7区、12县（市），除原7区5县（市）外，增加双城市、尚志市、五常市、巴彦县、木兰县、通河县、延寿县。原松花江地区地直机关与哈尔滨市市直机关机构编制合并。2004年，哈尔滨市行政区划再次进行了部分调整，哈尔滨市由原辖7个区、12个县(市)，调整为辖8个区、11个县(市)，即撤销太平区，将其行政区域划归道外区，仍称道外区；设立松北区；撤销呼兰县，设立呼兰区。调整后的哈尔滨市辖8个区、11个县(市)。三次调整对全市各个行业、各个行业的多项事物都产生了影响，尤以前两次引发行政区域变化的调整带来的影响最甚。调整的年度甚至月份成为众多事业发生变化的分水岭或标志性时间，是《市志》记述的必不可少的内容。
在抽审的几十部初稿中，我们发现对这些资料的使用存在问题，多数记述的都比较详细。无以计数的条目、章下无题序中都留下了调整的痕迹，成为志书中重复使用率最高的资料，挤占了志书有限的篇幅，让市志略显臃肿。
2、重复使用有关政策要求资料。每一项国家政策出台后，地方也会制定对应的政策加以贯彻，编者往往会非常重视这类资料并完整地记述下来。如1989年，中共中央出台了《关于坚持和完善中国共产党的多党合作和政治协商制度的意见》，提出"请一批符合条件和有专门知识的民主党派成员、无党派人士担任特约监督员、检察员、审计员和教育督导员"，为充分发挥民主党派的民主监督作用，1991年4月，中共哈尔滨市委即部署开展特约员工作 。"5月23日，按照《意见》和市委精神，市政府办公厅和中共市委统战部联合发出《关于政府有关部门同民主党派、工商联建立对口联系制度的通知》，要求政府有关部门印发文件、资料送达对口单位，有关会议邀请对口单位参加，重大政策出台前征求对口单位意见等，对对口联系的主要内容和形式以及分管部门做了明确安排。同时，将政府对口联系单位做了明确说明。"六个党派在【特约员工作】和【对口联系工作】两个条目中都记述了这项内容。在复审时指导人员虽意识到这是一个问题，但解决的办法还欠成熟，故在此环节没有提出相应的修改建议。此后翻阅"中共地方组织志"，发现【多党合作和政治协商】条目也清晰地做了记述。诸多志稿平铺一处，重复造成的硬伤更加显露。单就某个党派来说，保持资料的相对完整，记清事件发展的始末，完全符合志书的编纂要求。而本次续写哈尔滨市志，民主党派是一篇中的6章而非单独成志，如一味追求局部资料的完整，势必造成资料的简单重复。如今6个党派已全部对复审后的志稿进行了修改，加之处理意见的进一步明确，为下步在总纂中合理取舍资料提供了先决条件。
3、重复使用会议的主题资料。
十五年间，中共市委共召开31次民主协商会，征求对中共党的代表大会、市委全会、市政府工作报告及市级人事任免的意见，每次会议都召集6个民主党派的负责人参加并要求做大会发言，而且事先规定了征求意见的范围。如 1996年12月13日，中共市委召开第50次民主协商会，就《积极推进两个根本性转变，促进经济和社会事业协调发展》、《中共哈尔滨市委贯彻〈中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议〉的实施意见》、《哈尔滨市社会主义精神文明建设"九五"规划和2010年远景目标》等文件征求党外人士意见"。六个党派都记述这个会议 ，每次会议主题就会重复5次，可想而知31次会议无形中会增加多少文字。
4、文表重复。在志书中一般用表反映事物的量变，文字反映量变的原因。我们好多志稿中文字部分是数字资料的转换，起始是一系列数字的堆砌，中间排列了几组变化比较大的数据，现状则是下限之年的数据、十五年的总和及与起始年度的简单对比。其他信息成了点缀。这类问题在经济部类志稿中比较多见。
资料的取舍不当--志书臃肿原因之二
鲁迅曾评价《史记》为"史家之绝唱，无韵之离骚"。 近人梁启超称赞这部巨著是"千古之绝作"。其重点突出、层次分明、结构严谨;情感强烈;语言生动形象、流畅优美。有些作品篇幅不长,如诗一般，传之千年而不绝，至今仍被选入中学、大学语文教课书中。可以想见，史学家在利用掌握手中资料时的刀斧之功何等了得。真可谓做到了"增一字则繁，少一字则残"。资料是志书的生命，没有丰富的资料，志书就是堆废品。有了丰富的资料若取舍失当，收录些没用的东西，其价值也会遭到质疑。几年来审过的志稿中还真有几类资料需要推敲、界定。
第一，关于征文评奖、表彰活动的记述。总工会章【职工教育与文体活动】写到：1994年"9月，市总工会召开社会主义市场经济理论教育经验交流会…表彰了全市社会主义市场经济知识竞赛优胜班组和优秀组织单位。市政二公司第一工程处木工班等163个班组为竞赛优胜班组，呼兰县总工会等10单位为最佳组织单位，亚麻厂工会、市商委工会等30个单位为优秀组织单位"。有些评奖记到个人时还举出若干名字。类似这种评优的内容仅此条目就有14处。【双文明建功立业】1500余字，评奖的内容有4处，约500余字，占全文的33%。【职工读书自学活动】3000余字，记述了5次表彰会，用掉800余字，占总字数的27%。妇联章【妇女问题研究会】多处记述了征文评奖结果。评奖的内容占据相当篇幅，势必影响主旨的表达。
第二，关于文件摘录。恰当的引用文件内容来反映事物的变化、转折，可增加记述的深度，始末更清晰。近期审稿中却发现有些修志人员还没有得其要领，摘录过多，不加取舍，冲淡了主题。工会章【职工思想政治教育】记述："市总工会发出《关于开展向李庆长同志学习的决定》…决定号召广大职工学习他热爱祖国、忠诚人民的崇高思想，象他那样把坚定的理想信念与脚踏实地的工作作风结合起来，积极投身到企业改革和发展中；学习他艰苦奋、自强不息的顽强意志，像他那样以坚忍不拔的毅力，全心全意为人民服务；学习他求真务实、竭诚奉献的高尚品格，像他那样任劳任怨、爱岗敬业、无私奉献；学习他知难而进，勇于创新的进取精神，像他那样淡泊名利、务求实效，不断提高自己的思想道德和科学技术素质，在推进两个文明建设中，充分发挥工人阶级的主力军作用"。同一条目中还记述了向于明祥、武永合学习的决定，也同样引用了类似的语句，明显地是引过头了。
第三，关于组成单位调整的记述。【市残疾人事业领导小组】、【残疾人工作协调委员会】和【哈尔滨市老龄工作委员会】三个组织是推动两项事业发展的领导机构。其成员单位涉及十几甚至二十几个市级单位，三个条目都记述了组成单位及因组成单位领导变动而调整的情况。由于成员单位领导的频繁变动，致使这类内容在条目中占据的篇幅比较大。
第四，教育活动结果的记述。民建章 "教育活动"写到"1992年3月23日，民建市委会组织基层支部主任、宣传委员和民建市委会机关工作人员参谒东北烈士纪念馆，缅怀革命先烈的英雄事迹。通过思想教育活动，广大会员的政党意识和多党合作意识得到增强，参政议政能力得到提高，岗位业绩更加突出，为树立民建会良好形象，提高会的整体功能，增强会的向心力、凝聚力，为加强民建会的思想建设奠定了基础。"笔者认为对这种教育活动的效果很难作出准确的评估，易夸大产生的作用而脱离实际。回想抽审过的政治部类志稿，这类情况并不鲜见。假若各类学习、教育活动都有作用和意义与之对应，市志的篇幅又会继续膨胀起来。
记述方法不当、文字不精炼--志书臃肿原因之三
首届修志的时限上不封顶，下限止与1990年，除了朝代更迭外，新中国成立也有五十余年，国家有明确的历史分期，记述时便于编者按照约定俗成的分期法去操作。这次续志则不同。断限在15年内，划分出每项事业发展变化的分期，难度较大。因此众多修志单位采取逐年记述的方法，由于相近年度的工作变化不明显，感觉在反复使用一个资料，篇幅减不下来的同时也易使文字拖沓，繁琐。"工商行政管理"、"技术监督"等章就存在这样的问题。另外，在任何一部志稿中不经意间就会发现需要精练的句子，碍于篇幅的关系不逐一列举。
当然，市志臃肿的原因不只这三方面，现仅就与本文有关的问题提几点对策供总纂中参考。
一、关于重复记述问题
按照篇目设计，行政区划是《市志》"城市概貌"篇中的一节，几次调整的资料应完整的记述在该节，这里才是它们的"家"。其他部分则应略记、简记。用"×年，哈尔滨的行政区划进行了调整"一笔代过。
关于六个党派就同一事物有相同起缘、相同背景的问题，指导部门的处理意见是：按市志第十四篇各章排序，由列在最前面的一章将背景资料清晰、完整记述，原有市志篇目是将"民革市委会"章列在第一章。其它五章记到相关内容时表述从简或标注"详见民革市委会"章。在记述31次民主协商会时，各党派只记本党派主委发言并提出有价值建议的那次会议，其他可以省略或简化。【对口联系工作】、【特约员工作】两条目涉及的背景资料因在"地方组织"章有明晰表述，可否标注处理："…见十三篇地方组织章…"。
二、关于资料取舍问题
群团组织或某个行业通过评优推动工作是再正常不过的，问题在于志书中是否必须收录每一次评奖的结果。对几十、几百个单位、组织和个人的表彰的资料价值何在？这种大帮哄式的评奖表彰记入志书中没有意义，编纂人员应挖掘深层次资料，围绕活动的内容、形式，开展的经过等主要方面去记述。多从将来的使用者需要什么的角度去取舍。个别条目的处理还是比较理性的，如工会【劳动保护】[安全教育和培训]记2004年的做法，"举办了消防安全知识竞赛和消防安全管理新思路征文活动"，没有记征文的结果。志书提倡以事系人，见人见事。系哪一类人值得研究。以市委、市政府名义作出表彰决定的人或多个部门联合评选的才应是志书系人的底线。单纯的行业评优结果要慎录。有些内容是不一定需要结果的，重在做过什么。
摘录文件原文表达思想并不是唯一或最好的选择。就《关于开展向李庆长同志学习的决定》而言，可否把他的事迹简要整理提炼出来作为《决定》出台的背景性资料，如此处理更易于接受和更能说明学习的必要性。
一个市级组织的组成单位主要领导的调整与我们要记述的组织不相干，组成单位本身的变化情况，才是不应遗漏的内容。
政治部类的志稿都会记述一些学习活动、教育活动。这类内容，重点应放在对活动本身的记述，即使必须记作用，也要贴近实际，切忌用冠冕堂皇的套话夸大学习、教育的结果。
三、关于记述方法和语言精炼问题
逐年记述不是我们提倡的科学的记述方法，必须尽量避免，编者应努力循着事物本身发展变化的轨迹，探索出规律，给出一个相对合理的分期。如果非常困难，就退而求其次，吃透资料，把不同年度的相近的资料做简单的归纳整理，表述为"×年--×年"。也可跳跃式记述，舍掉平稳发展的年度，重点突出变化的年度。
文字的润色是时刻都不能忽略的工作，在总纂中推敲每一句话，做好了，为志书添色不少。
我想，如果总纂中能够挤掉多余的水分，令资料繁减有章、伸缩有度、组合有序，令语言简洁、朴实、流畅，我们就会使志书的质量登上一个新的台阶，让需求者青睐。 |
