县志是全面、系统地记述一个县域某个历史时期自然和社会全貌的资料性著述。一部县志总体设计一般为概述、大事记、专志、人物、附录五大部类。其中专业志是志书的主体部分。
专业志，简称专志，它是关于一定区域内某一项事业或专项事物的历史与现状的著述，其作用主要是资治，是为发展地方的各项事业提供历史借鉴和现实的科学依据。它涉及的范围广，内容多。一部综合志的专志包括各个专业，如工业、农业、教育、卫生等。
机构沿革是县志专业志编纂中经常接触的内容之一。它旨在通过对机构的沿袭、变更的历史和现状的纵向记述，反映其发展变化的全过程。由于机构是依法实行管理权力的部门，而各项事业又必须依靠有关机构来管理监督，故二者之间的关系尤为密切。从一定意义上说，某个机构的建立和加强，往往标志着该项事业的兴起和繁荣。而某个机构的削弱和撤销，又常常反映了该项事业的衰落和中断（这其中并不包含对机构的精简等）。下面，本文试就县志专业志中机构沿革的入志谈三个方面的问题。
一、机构沿革记述中存在的问题
目前，县志专业志中关于机构沿革的记述主要存在两种倾向：一种是把机构与事业相互割裂--不记的倾向，二是以机构沿革取代事业发展--滥记的偏向。而滥记则在现时县志篇目乃至部分志稿中表现突出：
1、芜杂。忽视志书的著述性，把大量的笔触放在繁琐地记载机构沿革上，如某县志从第二篇到第二十七篇，共设78处"机构"章（或节），几乎每一篇的开头都是"机构"，使志书被编成了"政府机构介绍"，重心旁移，详略失当，内容芜杂，部门志痕迹严重。
2、重复。记述机构沿革，往往缺乏系统观点和通盘考虑，常着眼于某一章节而忽视对其它章节相关内容的前后关联和上下统辖，使机构沿革数目屡见，造成结构层次间无谓的重复。如某县志林业篇第四章林政管理下设管理机构与队伍节，又设第六章管理机构，重复记述，结构混乱，归属不当。
3、空泛。由于偏离志书中心而大写机构，使记述浮于表面化，流于公式化，而涉及事业发展、兴衰的内容则是只言片语，不得要领，因果不显，资料性差。
4、混乱。某些县志在记述机构沿革时，有时使其居于一篇（章）之首，有时又在篇（章）尾。这虽是小事，一般来讲，也不影响志书内容的表达，但对于一部严谨、科学、追求高质量的志书来说，还是应尽可能地规范和统一。如并入管理章下记述，一般居后；若单独设置，则应置前。
二、产生这些问题的主要原因
1、 编纂者自身的原因
① 知识不备。编修地方志是一项专门科学，知识性、科学性很强。目前，十二县的修志队伍新成员较多，许多同志都是首次参与修志，比较缺乏专门知识和志书的编纂经验，仓促执笔，本身就"先天不足"，并且又缺少可借鉴的资料，因而力不从心，只好照着部门提供的那些尚不成熟的"葫芦"画瓢，彼此沿袭，以致形成千志一面，大同小异。
② 目的不明。志书写什么？为什么而写？均应充分体现编纂者明确的编写意图。就机构沿革而言，只是影响事物发展的其中一个方面，并不居于主体地位。对它的记载应根据志书各个类目的不同要求，有所选择，有所侧重。既不可偏离志书中心，重点部分轻描淡写，非重点部分倒泼墨重彩，反客为主，屈主为宾；亦不可把其视作一种必不可少，必不可变的程式，不问对象之分，不辨门类之别，统统按一个套路记述，其结果不仅不能反映事物发展的脉络，突出志书的重点，反而暴露了编纂者在选材和组材上的盲目性、随意性。
2、资料上的原因
资料是志书的基础，巧妇难为无米之炊。只有掌握丰富翔实的资料，在编纂中才能自如选裁。本届续志断限正好处在由计划经济向社会主义市场经济体制转变阶段, 首届志书记述的许多内容，在续志时段内发生巨大变化。随着体制改革的深化和多种成分的相互渗透，同一行业、同一专业的单位呈现出更加分散、更加相互交错的状况。当前市县一级的机构改革已基本结束，不少机构被撤并，有些机构管辖的范围有所变化，扩大了职能；有的行业重新作了划分，与传统的行业分类不一样。这样就给志书的资料搜集工作带来很大难度。从目前县志中充塞大量机构沿革的现象可以看出，编纂者并未能"搜全、查细、挖透"资料。由于获得的只是一些表象的浮浅的资料，于是，"材料不备，机构来凑"，使续志编写内容空泛，无法反映行业的发展兴衰，失去了资治教化之功用。
3、编写方式上的原因
编修一部包括社会与自然、历史与现状的县志，仅靠一个编纂办公室的少数几个人来完成，几乎是不可能的，其续修质量也更无法保证。每个行业都有其发展历史、技术知识、行业术语、工作方法，少数几个人能够通晓百行百业，驾驭资料得心应手以成书，那是很难设想的。所以，只有依靠各行各业，组织懂行的人来编写行业志，群策群力，才是为上策。本届续志，各县仍是依靠部门供稿，并采取了一些行政手段，以保证各部门按时供稿，这是积极的，也是可取的。但是，由于部门自身的局限性，所提供的资料又往往是"部门志"，而非"专业志"。这种内容的缺失必然要影响整部志书对社会全貌的反映，使志书续修质量受到严重损坏。
三、解决问题的方法
综上所述，不难看出，虽然机构沿革在方志编纂中不算是个大问题，但处理不当，弊病甚多。因此，在记述机构沿革时，必须注意以下几个方面：
1、整体性--处理好局部与整体的关系
本届续志是众手成志，由各个部门参加编修各部专业志，势必会存在局部与整体、专志与县志的关系问题。专业志是县志的有机组成部分，它要服从全书的编写分工，不能因为片面强调专业志的完整性而损害志书的整体性，影响整部志书的质量。因此，在志书编写过程中，编修人员要坚持"立足全志、通盘考虑"的标准，从整体出发，破除部门和行业的界限，处理好社会分工与科学分类的关系。要在保证志书整体性的前提下，考虑专业志的完整性。一些志稿中"重机构，轻活动"、"重职责、轻管理"的现象比较多，志书编审人员要特别注意。
2、 系统性--处理好交叉、重复的问题
客观事物间相互联系的普遍性，使志书各专业志之间不可避免地出现交叉关系。它是由各专业志(或部门)之间及其内部的分工和联系带来的。在处理此类问题时，常采用三种方法：一是"集中归一"。即对宜集中记的内容，允许从事物发展过程的整体出发，集中一处记述，其它各处一概不提。如在金融篇（章）中，关于银行、信用社等内容的记述就常常采用此法，单独设机构章（节）记述，在银行业务、行业管理等章节就不再记述。这样，重复即可完全避免。二是"侧重各异"。对宜分散写且在不同章节中均要记述的内容，允许分散各处，交叉记述，但要各有侧重。如交通管理，交通志和公安志中均要记述，可分散记。交通志应详记交通局的变迁和现状；公安志则应从交通警察的角度出发，详记交通交警中队的机构演变。这样记述，就在一定程度上避免了重复。三是"详略互见"。对集中不能，非互见不可的内容，允许采用既集中，又分散，以集中为主的原则，在不同章节中进行详略不同的记述。如某县在记述"科研机构"时就采用此法，它在《教育、科技篇》里集中详记了全县各行各业的科研机构，在工业、农业篇下的技术革新、农业科研又涉及一些科研单位，因此就略记一笔，提示互见，从而避免重复，恰到好处。
3、资料性--处理好资料的搜集、考证、编排工作
如前所述，没有丰富的资料作基础，是不可能写就一部精品、佳志的。此次续志，由于一些机构屡次变迁，许多有价值的资料丢失了、残损了，能够入志的资料变得稀少，且真伪难辨。作为一名修志工作者，必须意识到资料的搜集、考证、编排工作是贯穿志书编修全过程的。要保证志书的资料性，就必须克服自身的畏难情绪，千方百计去搜集各种有价值的资料，如档案资料、口碑资料、实物资料等，并加以考证和编排，分清主次。切不可"因陋就简"，敷衍了事，即以资料有无来裁剪篇目，这是非常不可取的。
4、典型性--处理好详与略的关系。
典型性，是提高志书质量的有效方法。在记述机构沿革时，也要遵循详独略同的原则。即重点行业的机构沿革要详写，一般性行业或专业的机构要略写或不写，如宗教，虽设有宗教管理局，但是首届修志和本届续志，却很少有记述的；同一行业中，本县的行业管理机构要详写，中、省或驻县的机构可略写；管理职能产生重大转变的机构可详写，变化不大的机构可略写，如物资局，计划经济时期的物资调配管理的职能已经没有了，转为经营物资贸易了，这些内容必须在续志中重点体现，不可忽略不记。另外，笔者认为，在记述机构沿革时也可采取其他一些灵活的方式：一是利用表格法。在略写某行业的机构沿革时，可将其沿革情况以表格的形式，附于相关章节之后，化繁为简。二是并入附录法。即在附录中，按照篇目中专业志的排列次序，依时而叙，设立整部志书的机构沿革统计表，方便读者检索。需突出重点、详细记载的，可在文中补充记述。三是记入概述法。在专业志"行业管理"的章下序中，简要介绍其机构的沿革情况，这一方法也是可以考虑的。
总之，在记述机构沿革时，必须根据不同行业、不同事物的不同要求，恰如其分地把机构沿革和事业发展有机的结合在一起，以充分反映其对事物发展的影响和作用，这样才能有效地"避免重复，消除臃肿，纠正空泛"。 |
