以前对资料长编没有进行过系统的研究。本次促进会，办里把资料长编的中心发言交给了我们处，为此，我们几乎翻阅了手头所有的相关资料，仔细研究后，感觉现有的资料对资料长编的认识各不相同。而且是谈认识、理解的多，对实际编写具有指导性、可操作的东西少。为了能更为准确地认识和把握资料长编，充分发挥其在实际工作中的作用，我们集思广益，采各家之长，结合自身体会对其进行分析研究，取得了一些初步认识。现在，我把近期的研究情况向在座各位进行汇报，以求共同把对资料长编的研究引向深入，使之能充分发挥作用，为我所用。
我们认为，资料长编的编写始于史书，是前人在编史的过程伴生出来的一种资料形式。当时，它产生的主要作用就是作为一项前期工作，以为正式编纂奠定基础。较早的资料长编可以追溯到北宋时期。当时，司马光在编《资治通鉴》时分三步进行，即先查阅各类正史、野史、著作、实录等，把从公元前403年（周烈王二十三年）到公元959年，经秦、三国、晋、南北朝、隋、唐、五代，跨1362年中的每一件大事，均按原文采录，按事目归类排列在一起，整理成丛目（类似资料汇编）。进而在丛目的基础上整理成"草卷"，最后经司马光精心加工锤炼，形成了著名的《资治通鉴》史稿。这里的"草卷"被多数学者认为是较为正式的资料长编。
资料长编的编写历史虽然较早，但始终未被后人广泛采用，直至首届社会主义新方志编纂工作开始。首届修志由于时间跨度较大，上不封顶，下至上个世纪八九十年代。向前追溯，近则百年（例如哈尔滨市的开埠时间为1907年，所以首届修志多数志书都追溯到了十九世纪末二十世纪初，如医药志的"世一堂"、食品工作志的"啤酒"等），较远的可达数百以至上千年的历史（如冶金志中就将哈尔滨的开采业追溯到了金代，公元1115--1234年），搜集资料的工作量很大，有的单位多达上千万字，为把这些资料转化为志书可用及便于用的资料，以方便志书编纂，我们引入了编写资料长编的方法，将其作为资料基础工作的一项重要内容。而且通过首届修志的实践证明，编写资料长编对编纂志书及保证志书质量都具有极为重要的作用。
今天，我就资料长编要说三个方面的内容，即资料长编的涵义、编写资料长编的作用及资料长编编写方法。首先说一下资料长编的涵义。
一、资料长编的涵义
从现有的资料来看，对资料长编的研究可谓不少。表面上看，它们对资料长编的认识是一致的，如都认为资料长编是从资料到志书质变过程中的一种资料形式，是桥梁，是纽带，是为编纂志书服务的。但仔细研究，不难发现各家对资料长编的认识不尽相同，有的将资料长编归入资料汇编的范畴，有的则认为资料长编是志书的初步稿本。由此也导致了对资料长编定义上的不一致。就手头占有的资料来看，目前对资料长编尚没有统一的定义。
（一）什么是资料长编
我们经过进一步研究，认为如下定义资料长编较为科学合理。即：资料长编是把征集、搜集上来的原始资料经过归类、筛选、考证核实后，按志书篇目的要求，以时间顺序进行编排的一种资料形式，它是系统的、全面的、原始的、准确的资料。说的通俗点，资料长编就是一种资料，但它有自己独特的表现形式。之所以说它独特，是因为，首先，它不同于一般资料。因为一般资料是分散的用作依据的材料，它有一个明显的特点就是分散、不系统。立卷归档的资料，也仍然是一般资料，分散的性质没有变。其次，它不同于汇编。汇编是按简单的平列分类方法编在一起的完整的或节选的文章和文件。不是象资料长编那样按照一定篇目要求，将资料进行多层次分类整理。第三，它不同于志书。它仅是形成志稿之前的坯胎（或叫毛坯）。也就是说，资料长编既不是一般资料，也不同于资料汇编，更不是志稿，而是一种独立的资料形式。
（二）资料长编的类别
按照现有的分法，资料长编可分为汇辑型、纂辑型和撰述型。
一是汇辑型。它是把原始资料（全文或摘录）有序联缀。一般不加联缀语，资料注出处，或资料明显有误的应注明考证结果。这种类型多适用于历史跨度不长，工作较为单一，原始资料不多的情况。
二是纂辑型。它是把原始资料加以整理、筛选、取舍、归并组合，进行系统处理，使之成为完整、系统、准确、可靠的资料。因为它适用于时间跨度大，工作繁杂，资料多的情况，所以要较多地加编者语来进行联缀。资料要注出处。
三是撰述型。它是在把握丰富资料的基础上，经过综合、消化、加工，采取撰述的方法编写，文后仍注资料出处。这种长编要求编者有较强的概括能力，精通并熟知本行业情况。本次续志工作中，市物价局志办编写的"价格水平"就类似此种类型。
以上三种类型资料长编的主要区别就在于对资料的加工程度不同。但这种加工并不是在资料的深度上加工，而属资料的外围加工范畴。汇辑型只是将资料按时间顺序进行简单的排列；纂辑型由于编辑的资料较多，关系繁杂，在编排的同时，需加连缀说明，并对个别资料进行简单加工，如须综合的数字等；撰述型则是对资料进行精细加工，使资料间的衔接更加紧凑。以上三种类型各具特点，很难说哪种更好，要根据实际情况采取相应的编写形式。但就资料长编发挥的作用而言，我们认为纂辑型更好把握、更符合对长编的理解和要求。
（三）资料长编的特点
就资料长编的性质而言，其特点可以概括为"四性"。即资料性、可信性、系统性、全面性。
1、资料性。它是长编的基本属性。其主要表现为，就长编的本质而言，它就是一种资料，而且是一种按志书的篇目要求形成的较系统的资料。从其编纂形式上看，它的所有资料都注明了出处，而且较多地加联缀语来连接，便于使用和查找。就其内容而言，它所使用的资料基本上是原始资料的原句和原文，保持了资料的最原始含义。
2、可信性。它主要体现在：一方面，长编所录入的资料都是经过认真考证的，必须是真实的。另一方面，长编不但收录了经过验证为正确的资料，而且还将有异义的资料及暂时无法考证的资料通过加注释的方式同时录入，减少了主观的成分，大大地提高了资料的可信性。
3、系统性。资料长编是将资料依据志书的篇目要求按时间顺序加以纂辑、整理的。其排列有序，层次分明。各部分看似分散，其实是紧紧围绕一个主题展开的，互相之间是有机联系的。
4、全面性。它主要表现为，资料长编体现了各类事物历史发展的完整轨迹、兴衰起伏的整个过程。中间不可断线，切忌贪图简略、无头无尾、断章取义。从发展的角度来看，它注重反映记述主体的起始、转折和现状。就某一具体事件而言，它采编资料时注重把握资料的六个要素，即时间、地点、人物、起因、经过、结果。
以上是我谈的第一部分。主要是围绕资料长编的概念、类型、特点三个方面对资料长编的涵义进行了阐述。为了便于记忆和理解，我把以上内容概括为"一、三、四"。即一个概念、三个种类、四个特点。
二、编写资料长编的作用
前面说过，经过首届修志的检验，编写资料长编对编纂志书及保证志书质量都具有极为重要的作用。新一轮修志（省里称第二届修志）开始后，从中国地方志指导小组到各级指导部门都把编纂高质量志书作为本届修志工作的出发点和落脚点，并对此提出了相应的要求。李铁映同志在全国第三次修志工作会议上明确提出"新一轮修志要坚持质量第一的原则"。如何保证这一质量要求，各地在总结首届修志工作的基础上，都把编写资料长编作为新一轮修志的一项重要的基础工作来抓。省志办在《第二届修志编纂方案》中将编写资料长编明确作为第二届修志工作两项任务之一。这两项任务一是编修《黑龙江省志（1986-2000）》，二就是编写资料长编。资料长编作为一项，其重要性可见一斑。《哈尔滨市续志工作方案》在部署续志准备工作中，也已经明确要求各承编单位组织编写资料长编。这一要求在实际工作中的作用已经逐步显现。日前,我们在工作中陆续抽审了一些志稿，发现在现有的志稿中都或多或少地存在这样或那样的质量问题,如记述资料断线问题，主体不突出问题，文体不符问题等,修改起来工作量很大,而且很棘手。产生这些问题的主要原因就在于基础工作不实。回顾新一轮修志工作的开展过程，就可以证明这一点（1997年中指组对新一轮修志做出了部署，但由于当时首届修志尚未完成，所以准备工作并没有实质开展。哈尔滨市的新一轮修志工作正式开始是在1999年，首届修志工作总结表彰大会后。在随后的几年中，正值机构改革全面展开。应该说，机构改革对续志准备工作还是有一定的影响的。据统计，机构改革后，市直各承编单位机构撤销或人员变动的多达70%，如此大的人员变动对续志工作的影响可想而知，也是造成前面讲的基础工作不实的主要原因。机构改革后，经过努力多数单位都恢复了机构或聘请了人员，尤其是今年全市地方志工作会议后，基本消灭了盲点。但此时留给我们的时间已经很紧了。正因如此，）有些单位为了走"捷径"，简化了资料的整理过程，采取了直接试写志稿的方式;有的虽然做了资料搜集整理工作,但工作做得不细不实,并没有使基础工作起到相应的作用。由此，产生以上问题也就不足为怪了。也可以由此看出，编写资料长编作为修志基础工作中的重要一环，对编纂志书及保证志书质量的重要性。
随着修志工作的不断深入，对资料长编作用的认识也在逐步加深。实践表明，资料长编不仅可以为志书服务，而且以其自身的独特性质而成为独立于志书之外的又一种资料形式。可以这样说，它既服务于志书，又有别于志书。它既是志书编纂的基础、考证的依据，又是比志书全面，更具原始性和资料性的一部完整的资料汇辑。具体地说，资料长编的作用可以概括为如下几个方面。
一是有利于熟悉、检查和考证资料。在搜集资料阶段，由于时间跨度较长，每个修志人员不可能、也没有时间去全面接触所搜集的各种资料，更无法对其做系统的检查和验证。尤其是有些部门的主编当时没有到位，或没有直接参加搜集资料工作，对现有的资料更为陌生了。整理资料长编也就是熟悉、检查和考证资料的过程。首先，通过我们的思维将所有搜集到的资料归类、分档、排比、取舍、消化，使其系统化，对其产生由感性到理性的认识，不仅可以让我们熟悉资料，还可以让我们更全面、更深层次地了解和掌握资料。其次，有利于对所搜集的各类资料作一次全面的查漏补缺。通过整理，可以看出按志书的篇目要求是否缺要项、断主线；反映事物本质的深层资料是否齐全；反映地情特点和本行业特点的资料是否完备。如有缺项、断线，或资料还没有完备的，就应及时进行定向搜集，加以补救。第三是有利于对资料做进一步考证。整理资料长编，在消化、排比、印证资料时，就容易发现问题，进而对有疑问的资料进行考证、核实，以保证资料的质量。有的资料单独拿出来看没有问题，但放入整个结构当中去就容易发现问题。如逻辑关系不符的，前面说该项事业如何大发展或取得了成绩，而后面的数字却是下降的。尤其是同一资料多处使用的更应认真考证。
二是有利于篇目修订。可以这样讲，资料长编是修订和完善篇目的参照坐标。原来设置的篇目，其带有一定的主观性，与实际尚有一定的差距，仅是志书最初的框架，只能作为搜集资料的提纲。资料长编可以为我们修订志书篇目直接提供参照，通过对照可以看出哪些内容可以记，哪些内容不能记，哪些资料较翔实，哪些资料单薄，不能支持相应的记述单元，以此来修订和完善志书篇目。也就是说，我们事先制定的篇目怎样看它是否合理，最简单、最直接的办法就是参照资料长编，因为资料长编是按志书篇目的要求整理而成的。此时修订出来的篇目，应该说是比较合理、比较实际、比较科学的。例如在本次续志工作中，市农委先编写了资料长编，通过资料长编的编写，他们发现在既成的篇目中存在一些问题，如原设计好的部分专题没有资料或资料不足。据此，他们一方面继续搜集资料，加以充实；同时对现有篇目进行调整。如"种植业"中，"农作物产量"一题写出来后，基本全是数字的变化，既枯燥，又体现不出新一轮修志"精、新、特"的要求。决定不再单设，压缩层次，调整到"结构调整"中去记。"水产"中，"渔业资源"的变化不是很大，最后也决定压缩层次记述。
三是有利于志稿的编写。一方面通过整理资料长编，可使编者进一步清晰所记事物的发展脉络，明确主导思想。同时通过对所有搜集到的原始资料经过去粗取精、去伪存真的整理，可挤出大量水分，筛选出大量有价值的及能反映事物本质的深层资料。这样的资料长编，更系统、更完整、更翔实、更可靠，不但提高了存史价值，而且便于志稿的下一步编纂。另一方面，在编修志书的过程中，会经常出现人员变动，频繁的人员变动会直接影响编修的进度和质量。有了资料长编，即使人员变动，新接手者也不必再从搜集、整理资料等最原始工作开始，而是直接熟悉资料长编就可以了。这样可以做到修志工作的顺利衔接，将对修志工作的影响降到最低限度。
四是为审改志稿提供依据。志稿是需要经过反复修改才能最后完成的。这些修改，有的是文体文风上的，而更多的则是对记述史实的核对和校正。如我们在由长编向志稿的过渡中，难免人为的出现一些笔误及资料删削造成断章取义，这些都不同程度地扭曲了事物发展的原有轨迹。志稿完成后，主编或审稿人员一但发现这些问题就必然要重新去查阅资料进行核对。主编也好，审定、验收人员也好，不可能像百科全书、计算机那样，装下数以万计的资料信息。所以主编在总纂时、审定人员在审定验收志稿时必须要有一套翔实、可靠、实用的依据，这个依据就是资料长编。一方面，资料长编的编写经过了反复核对，资料基本准确可靠，更重要的是，它保持了资料的原始性，能更真实形象地反映事物发展的轨迹。可以提供直接、可信的依据。另一方面，资料长编详细记载了所收录资料的出处，可以寻根溯源，为资料的修改考证提供简捷的途径。离开资料长编，单靠个人的认识、经验、想象，往往难于完成这一使命。也就是说，如果编了资料长编，在审改志稿时发现了问题就可以回头去查资料长编，如果资料长编也不完整，没关系，因为它后面标明资料出处，可以再去查，这样既准确又快捷。说到这，有些同志可能不以为然，认为我夸大了长编的作用。没有长编一样可以编写、审改志稿，这点我不否认，但是会费工费力。我们这里说的是如何使修志工作开展得更科学、更合理。
五是资料长编的编写可于志书之外伴生出一套资料丛书，其具有较高的存史价值。前面说过，资料长编是为编纂志书服务的。那么志书完成后，资料长编是不是就没有用了呢？实践告诉我们，不。志书完成后，将资料长编加以整理，可于志书之外伴生出一套资料丛书，它具有较高的存史价值。一般来说，志书的规模、容量毕竟是有限的，而长编容量可以比志书多出几倍，许多志书未能录入的资料，长编都可以录入。读者在翻阅长编时可看到比志书更多的资料。所以编写长编有利于存史，有利于为以后的研究者进行更深入的研究创造条件、打下基础。首届修志，市委志办搜集了两千多万字的资料，编写了约400余万字的资料长编，而最后的志书仅有近60万字。（2000余万字的资料，最后成书只保留了60余万字，还有1千多万字，排除有误的，无用的资料，还应有相当一部分有价值的资料，如何处理，编写资料长编是最好的办法）。由此，我们不难看出资料长编的特殊作用。这一点也回答了现在谈编资料长编是不是应该的问题。目前，有些单位，尤其是进度较快的单位认为现在谈资料长编不具有指导性，为时已晚。这里我们要说，编写资料长编不仅是为现在，也是为以后，是为长远考虑的，所以建议没有搞长编的单位补上这一课。综上所述，修志是一项系统工程，是一环扣一环的，搜集资料、整理长编、编纂志稿缺一不可，。只有做好每一环的工作，才能按时保质的完成修志任务。这也是我们在首届修志工作中取得的宝贵经验，而且在本次修志工作中得到了进一步验证。
三、资料长编的编写方法
前面我们主要就资料长编的涵义、作用作了介绍。现在，我们说一下资料长编的编写方法以及编写应注意的几个问题。我们说过，资料长编分三种类型，具体应采取哪种类型可根据实际情况而定。但不论采取哪种类型，怎样编写，都必须具备以下几个基本步骤。
1、确定资料长编的提纲
前面说过，我们最初制定的篇目只能说是搜集资料的大纲，仅可用做搜集资料的依据。资料搜集工作完成后，我们要根据资料情况对其进行调整，形成编写资料长编的提纲。
确定长编提纲，可以按事物的类别立题，也可按事物发展的时期立题。如果资料较杂，放在同一题下会使层次不清，可再设若干个子目加以区分，以使层次分明，错落有致。市委办公厅编写的长编就是按时期立题。如"组织工作"一题就按"1945-1949年的组织工作"、"1950-1956年的组织工作"等去分的，"1945-1949年的组织工作"下设"党的组织建设"和"干部管理"两个题，由于资料较杂，为便于编排，每个题下又设了若干子题，如"党的组织建设"下设了"解放初期党组织状况"，"整理支部"与"审查党员"等5目。这样设不但有利于归类资料，还可使资料层次分明、清晰。
2、选取资料。
编写提纲确定后，我们就要根据提纲的要求选取资料。怎样选取，选取哪些资料，我们认为概括起来主要应选取以下六个方面的资料。
一是能反映记述主体的发展轨迹、兴衰起伏的全过程的资料。它主要是指能反映记叙主体的起始、转折和现状的资料。就本届修志而言，大家都知道，本届修志的时限是1991-2000年，我们在选择资料时，首先要把握的就是两头，即起始（1991年）和现状（2000年）。起始的资料，由于本届修志的断线原因，为了保持记述事物的完整性，把每件事情都要交待清楚，选取资料时可以向前追溯一段时间。例如"农业和农村经济结构调整"，此项工作是从1979年开始的，1991年正处在调整当中，为了能把起始交待清楚，保持事物的完整性我们可以适当向前追溯，到能说清楚为止。现状的资料要突出一个"全"字。转折则不太好把握，一个记述主体可能有一个或几个转折，但只要有变化的我们就要注意选取。例如：松哈合并对哈尔滨市来讲是一件大事，可以说是哈尔滨历史发展上的一个转折。从大城市、大工业、小农村变为大城市、大工业、大农村。如何真实、准确地反映这段历史，我们在选取资料时就应注意搜集几个方面的资料，一是综合资料，用以反映松哈合并后哈尔滨市的整体情况。主要在"大"字上做文章，从总体上反映哪些方面"大"了，"大"到什么程度。二是单项资料，用以反映哈尔滨市此阶段的发展变化情况及松哈合并对哈尔滨市经济等各方面的作用及影响。主要是反映"大"多少的问题。这样才能全面准确地反映哈尔滨市松哈合这段历史转折。
二是能反映记述主体时代特点、地方特点的资料。就是说，我们选取的资料，要让人一看就是哈尔滨的事，一看就知道是续志十年的资料。例如"土地延包"（土地二轮承包）的资料，"土地延包"本身就是续志时限中的事，1997年开始，2000年基本结束。读者看了一目了然。"基础工程"资料，它是哈尔滨市第十届人大常委会第二十二次会议审议通过的《哈尔滨市1991-2000年科教兴市实施方案》中提出的关于"九五"期间实施科教兴市五个标志性工程的战略构想。一看就是哈尔滨的事，具有鲜明的地方特色。
三是能反映记述主体本质的典型资料、对比资料及相关的背景资料。典型资料就是具有代表性，可以使记述主体形象化、能对记述主体起画龙点睛作用的资料。例如某单位市农委在选取农业产业化资料时，选取了有代表性的龙头企业，对农业产业化进行进一步的说明。通过龙头企业的发展，形象地反映农业产业化的进程。对比资料同样可以更形象地反映事物的发展变化，给人以直观的感觉，它包括数字对比和正反对比等。背景资料是对这一事物产生影响或因这一事物引起的结果的资料。
四是能反映宏观面貌以及记述主体各类项之间内在联系的资料，要尽可能地整理面、线、点结合的资料。这种资料既可以说明单类事物在记述主体中的地位和作用，又可反映各类事物之间的相互关系，可以为我们编写概述和小序提供依据。
五是各类人物活动方面的资料，不要见事不见人。"以事系人"是志书特有的记述方法，它可以大大地提高志书思想性。我们在选取资料时，要把反映在续志十年中为我们的事业做出突出贡献的人和事物的资料完整地选取下来。比如九八抗洪资料，要选取党和政府正确领导的资料，解放军支援抗洪的资料，以及在抗洪中涌现出来的典型人物资料等。
六是有价值的图、照、表资料。这点前面已经讲过，这里就不细说了。
以上是我们选取资料的六个标准，但选取资料仅有此标准是不够的。在具体操作中我们还将遇到一些具体问题，如对同一事物出现多个资料、多种说法的怎么办等等。这就要求我们在实际操作中注意以下几点。
一是内容基本重复的同类资料，只选精练集中的，但不选的冗长资料也应置题于后（注资料出处），不可轻易丢掉。
二是同记一事的几个资料，如各有特点，可一起收入，各注出处。
三是在摘录同一篇资料时，如要跳过无用的句子、段落进行连写，中间一定要加省略号，不可直接连在一起摘录。
四是为了突出主次，选背景资料只摘简练部分、"画龙点睛"的段落，放在主体资料之前。佐证资料一般只录题目，放主体资料之后。
五是整理资料长编时最好采用复印方法，如果是手抄的文字稿必须按照原文抄录。
六是原始资料中如有错字、漏字、繁体字等，编者则需作进一步整理，如有看不清的字，自己又无法准确判定，可用方框表示，有几个字就用几个方框。有漏字、错字的，可用括号填上漏掉的或改正的字。有繁体字的一般可改写简化字，但有少数繁体字改成简化字后影响原文的含义，造成误解，那么宁可仍用繁体字。
3、编排资料
选取资料工作完成后，要根据提纲的要求对其进行编排，分别将资料按时间顺序编排到相应的记述单元，并进行必要的连接处理。有因果关系的段落可以直接连接，没有因果关系的段落要加联缀语说明二者之间的关系。在编排时要注意：
一是同一类目中的反映不同事物的资料，要严格按照时间的顺序分开编排。
二是同一事物说法不同、来源不同的资料要分开编排，也就是同一事物说法不同的或来源不同的，不能二者取其一，要并列编排，但要注明资料出处或加必要的文字说明。
三是同一资料反映不同事物的要分开编排，也就是说，同一资料可以分别用来反映不同的事物，但不论几处用到，都要分别注明出处。要做到一个段落一个出处，不同出处的资料不要连写，连写要用联缀语加以说明。
四是所有资料都要详细注明出处。出处可连写在所摘录资料后，用括号注出；也可标注在资料的下一行，用破折号表示。有的单位由于资料量很大，随文括注不便，可以采取资料索引的方法，只在文中括注[1]、[2]、[3]，文后统一设索引。
五是原始资料中的个别资料，在摘入长编时允许简单汇总或整理加工。这是指有些统计数字，需在大量原始资料的数据中汇总起来；有些采访的口碑资料，由于提供者或采录者限于时间等原因，文字十分粗糙零乱、或太口语化、或有明显的不通顺等，这就需要编者进行简单的整理加工。但必须注意真实可靠、忠实原意。(此文编写中，全艳琦同志参与了部颁资料的整理。) |
