资料是志书的基础，是修志的先决条件。没有资料，就谈不上修志，没有大量真实可靠的资料,也就修不出高质量、高水平的志书来。从修志工作同资料的关系而言，没有资料就没有志书，没有好的资料，就没有好的志书。志书的功能是存史、教化和资治，从志书的初审、复审到终审各个环节，资料都是不可或缺至关重要的要素之一，而强调资料在志书中的重要性是不容置疑的。资料在志书中占有十分重要的地位，如果把篇目比作志书的骨架，那么资料就是志书的血肉。一部专业志，记述的是一项事业的历史与现状，它的资料应该包括这项事业兴衰起伏的过程，说明这项事业发展和作为发展条件，反映这项事业发展规律。近一时期，抽审了部分志稿，就志书的资料性方面有所感受,故此浅谈，仅供修志同仁参考。
首先谈谈目前资料搜集存在的主要问题：
1、资料不足、记述欠详。资料充足，记述详实是志书的特征、优势、生命力之所在，也是发挥志书存史、资治、教化作用的基础。目前一些初稿质量不高的根本原因是资料不足，记述欠详。具体表现是：记述现状不全面，微观资料多，宏观资料少；照抄照搬资料多，综合提炼的资料少；文书档案资料多，实地调查的资料少；众所周知的资料多，鲜为人知的资料少；可有可无的资料多，确实有用的资料少等。
2、缺少动态资料的记述。在抽审中发现，对静态资料使用的多，动态资料记述的相对过少。静态资料，是资料的罗列，平面感强；而动态资料，往往能理顺各种事物关系，起伏变化大，立体感强，能增强记述的深度。缺少动态资料的记述，使不少事物的记述只能停留在表面，或只能看到起因和结果，未能将事物的发展变化过程显示出来。如某志稿在农副产品收购服务一目中，只排列了历年来农副产品收购的品种、数量、价格等内容，忽略了这些产品在本地区的分布状况。不少农副产品由于地理条件和耕种习惯的不同，具有一定的地域性。受气候和灾害的影响，各地农副产品的产量和质量在十年中都出现过不同程度的波动。如果在志稿中设置一幅哈尔滨市农副产品分布图，那么原来的资料就活起来了,不但能让读者看到这些农副产品的区域分布,还为地方政府今后因地制宜发展生产,发挥地方资源优势等方面提供了可靠的决策依据。再如某志记环保,只记述了历年城市环境污染的防治,对环境改善给城市带来的社会、经济效益，以及人们日益提高的环保意识等内容却忽略了。这些资料的不完整、不全面，使所编写的志书出现了偏差，有的是拣了芝麻，丢了西瓜，未能全面反映出事物发展的全过程。
其次谈谈如何加强资料的运用：
1、去粗取精、去伪存真。我们收集到的资料往往是鱼龙混杂，真正准确无误、精炼实在的资料并不是很多，大量的资料都含有水分、杂质。所以在资料分类后，还必须进行深加工，并理出本地区本行业发展的主线。这即为下一步使用资料提供了方便，又可有针对性地查漏补缺。
2、横不缺项、纵不断线。使用资料要力求全面系统，避免缺漏。目前志稿中缺漏较普遍，主要有以下几种情况：一是篇目设计的问题，有些志稿出于种种原因，回避了某些内容，如市政基础设施中没有反映广场建设的内容，与此相关的资料完全不见。二是断线多，有点无线，有的志稿只有一两个年份的资料，另加一张统计表，缺乏各个时期本行业发展演变的原因和特点。三是许多专业志只记述部门管辖的那一块，社会部分资料严重缺漏，未能反映行业全貌，这种情况在石油、粮油等流通领域类专志中较突出。以上这三种缺漏情况避免了，志稿的基础资料就抓实抓牢了。
3、充实重点时段资料。志书记事，须贯穿始末，写出发展演变，我们把这种记事方法概括为"竖写"。目前"竖写"的一个通病，就是把依时纵述变成逐年记述，事无巨细、年年都记，编写的像"流水帐"。这样纵述，篇幅臃肿，不能反映事物之间的内在联系，看不出事物发展的客观规律。事物的发展都是由低级到高级，由旧质到新质的前进运动。应着重记述新事物带来的新问题，以及解决问题的过程和问题解决后出现的新局面，取得的新成绩。只有写出事物兴衰起伏、彰明因果关系，展现事物的发展规律，才能引人入胜。
4、入志资料应前后一致。志书是一项系统工程，续志由于资料收集和撰写人员多，志稿多系"众手成志"。使用的资料往往出处不一，口径不一，造成某些志稿，章、节、目之间的内容，在观点、时间、地点、数据等方面出现矛盾，使读者无所适从。对此，各承编单位要加强自查自审，对初稿进行全面核对、处理，使用口径一致的资料，并使微观和宏观资料能相互印证。
5、使用资料要突出时代性和地方性。时代性是指志书资料应观点鲜明，详今略古，为市场经济建设服务。地方性指各地区、各部门客观存在的自然差异和社会各方面发展不平衡的状况。要突出志书的时代性和地方性，在记述上就要有所侧重，具有地方性和时代性的章节使用资料要尽可能的全面、细致，不能平均分配字数，搞一刀切。
以上几点看法，只是我所抽审的一部分初稿中比较明显和常见的问题。在实际编写中，不能因为是初稿就可以稍微马虎一点，不注意加强志书的资料性。资料是续志工作的前提，也是续志工作的关键，它贯穿续志工作的全过程。我们在编写实践中一定要加强志书的资料性，为下一步的复审和终审打下坚实的基础。
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