随着科学技术的进步，社会步入了信息时代，计算机已深入了社会生活的各个领域甚至走进了千家万户。在国家的倡导和推动下，许多国家机关及企、事业单位初步实现了办公自动化，办公效率和工作质量有了明显的提高。如何使地方志工作跟上时代的步伐，在机遇和挑战中发展自己，是摆在我们面前的一个新课题。
一、普及计算机知识，加强基础应用
文字处理是计算机的一项基础应用，也是办公自动化的主要内容，它具有文稿和表格的录入、修改、存储、排版、打印等功能，并能够对已录入存储的多篇文稿进行综合编辑加工，可以大大提高工作效率和质量。地方志工作的性质和内容恰恰需要计算机强大的文字处理功能。多年来，由于技术发展和办公条件所限，地方志工作一直延用"剪刀加浆糊"的传统方法，编辑人员劳动强度大，工作效率低。如果采用计算机文字处理技术，这些问题都可迎刃而解。地方志部门利用计算机技术应注意以下两个方面。首先，要普及计算机知识。从计算机基础知识学起，了解计算机的构成，掌握汉字的输入方法，熟练运用文字处理软件和电子表格软件。由简到繁，逐步掌握计算机应用的基本技术，打破对计算机的神秘感，主动利用计算机进行志书编纂工作。其次，制定利用计算机进行工作的制度和程序，加强文字处理的基础应用。要求修志人员在掌握了计算机技术之后，将资料收集、存储、撰稿、改稿、编辑加工、审稿及排版等工序通过计算机来处理。由始至终的工作，都是在同一张磁盘上进行操作。这样，既可以减少劳动强度、又可以节省时间、降低志书成本，而且计算机的剪切、粘贴、复制、制表等编辑功能可以给修改工作带来便捷、高效。
二、建立地情资料数据库
各地在志书的编纂过程中形成了大量丰富的地情资料，这些资料全面系统、详实完整地记录了各个地区政治、经济、文化和社会等诸多领域发展变化的历史轨迹，具有极高的应用价值。为使这些珍贵的资料得以永久性存储和开发利用，建立一个现代化的地情资料数据库已成为必然趋势。计算机在数据库的开发、利用和管理等方面可以发挥巨大的作用。建立地情资料数据库需要一个技术成熟、功能完善适用的数据库管理系统。这样的系统应包括几个基本的功能：一是具有较大规模的数据收集、存储能力。地情资料数据库系统庞大，包含着政治、经济、文化、地理、历史等众多门类，数据量之大是可以想象的，而且所存资料、数据的类型也是多种多样的，既有文字的，也有数字的，还有图、表、照片等形式。在数据库的设计上要考虑到这些特点，并做相应的选择和处理。二是具有灵活多样、方便适用的检索和查询能力。地情资料的用途极其广泛：客观上要求在查阅和检索数据资料时尽可能地考虑到各种检索查询形式，根据工作需要并结合人们的习惯来设计和设置方便实用的检索功能。同'时，还要在数据库设计时，充分利用数据库技术提高检索速度。三是具有技术先进、方便升级换代的能力。当前，计算机技术飞速发展，因此在设计数据库时应考虑到数据库的升级换代问题，以保持资料数据的可持续利用。应针对地方志业务的特点选择先进、适用的数据库技术，设计合理的数据结构，保证数据存储的安全性。
三、发展地方志网络系统
社会在竞争中前进，竞争也促进了社会的发展。农业时代竞争劳动力，工业时代竞争生产工具和科学技术，知识信息时代竞争效率和速度。作为具有"资治、教化、存史"功能的志书及掌握大量地情资料的地方志部门，只有大胆创新，充分利用现代科学技术，逐步实现地方志信息资料的自动化、网络化存储和检索，才能适应改革开放的形势，不断提高志书质量和学术品位，才能真正发挥其在竞争中的优势，拓宽整个地方志事业的未来道路。
首先，建立小型局域网。在志办内部建立小型局域网，是发展地方志网络系统的基础。通过建网，不仅有利于志书的编纂，又可以实现资料共享。目前，哈尔滨市地方志办公室正在建立"哈尔滨市地情数据库"，并实施建设小型局域网的工程，从而满足网内用户对地情资料的需求，可随时查找、调阅资料，通过终端直接编辑：打印文本，并将极大地提高修志工作效率。
其次，建立广域网。省、市、县志办之间以及志办与各级政府、其它机关、企事业单位之间建立网络系统，从而提高地情资料数据库的利用，加快信息的传播速度和扩大传播区域，使方志部门更好地为各级政府及机关、企事业部门的改革发展做出正确、快速、科学的决策提供依据。
第三，建立地方志网站。李铁映同志说过："志书的目的在于用，不仅为当代人用，也为后代人用。"因此，我们要在志书的宣传和利用上下功夫，扩大读志、用志的范围。目前，志书发行范围仅限于政府机关内部和部分城市的兄弟单位，没有被社会广为利用。为解决这一问题，全国已有大部分省、市志办正在酝酿、筹建各种形式的信息网站。而因特网技术的日渐普及，为发展地方志网络系统，扩大志书的知名度，提高志书的利用率，拓展地方志服务领域奠定了基础。我们要充分利用因特网，建立地方志网站。网站内容包括专业志、部门志和地情资料数据库，具有快捷、系统、高效、经济、安全等特点。通过网站，我们还可以按方志的系统结构不断补充新资料，从而充实地情资料数据库，扩大资料收集范围，把地方志建成覆盖面广、时间跨度大、资料完备的综合性地情中心，更好地为党政领导和社会各界服务。同时，我们也可以通过因特网，搜集我们需要的高含金量资料或信息，或浏览其它方志界的网站，随时学习和交流工作经验，开阔我们的视野。这样，既扩大了志书的影响，提高了志书的利用率，又拓宽了地方志事业的领域。通过上网，实现地方志工作的真正价值，使其成为一个地区的具有全方位的、权威的信息部门。 |
