"资料是修志的基础"是方志界的一句名言。早在上届修志开始之时，胡乔木同志就指出："地方志是严肃的、科学的资料书，是朴实的、严谨的、科学的资料汇集。"这镀话对地方志的属性和特点做了准确科学的概括。编写地方志，前题是必须占有丰富翔实的资料，不占有记述对象的大量基础资料，很难编纂出高质量的志书。什么是修志，从一定意义上讲，就是志书编纂者在占有全部入志资料基础上，在一定编纂思想指导下，对这些资料进行精心的筛选，将典型资料按已制订好的志书框荚分门别类按层次置入，用以反映记述对象整体面貌及其发展过程，这就是修志。由此可见，修志的大部分过程，就是处理，使用资料的过程。资料工作是贯穿修志全过程的工作，处于特别重要的地位。
资料工作
续志是上届志书编纂工作的继续。谈资料工作，不能不谈编纂上届《哈尔滨市志》时，哈尔滨地方史志编纂委员会制订的《<哈尔滨市志>编纂方案》。《方案》指出："翔实的资料是志书的基础。在拟定好篇目后，要把搜集资料做为中心任务来抓，组织强有力的队伍广征博采，并切实做到'四清楚'，即档案资料清楚，报刊资料清楚，口述材料和碑文资料清楚，声像资料清楚。同时，要认真做好资料的考证鉴别工作，确保资料的准确和完整，要把搜集整理资料工作贯穿修志全过程，建立严格的资料管理制度，将资料分类建卡存档"。以上规定对于本届续志仍然具有极其重要的指导意义，在新的有关规定没有出台之前，可以参考执行。
一、资料的征集
(一)什么是资料
新编的《汉语大词典》给资料下的定义是"用做依据的材料"。编纂地方志，资料就是编纂志书所依据的材料。资料具有三个特点：一是原始性，它具有"原汁原味"特点，没有经过任何加工修改；二是历史真实性，它所反映的是当时实际情况，记录的是历史实际情况；三是不可替代性，其功能作用是独具的，非其它事物可以顶替或代表。另由于地方志的属性所决定，其资料具有较强的地域性或行业性，并有时限要求。如呼兰县修志只能以呼兰县的资料为主，市政协只能收集市政协有关的资料，不能越境或跨行业。续志有上限与下限的要求，资料也必须与志书上限下限相同。
(二)资料的类别
依据其储存的形式资料一般分为三大类别。一、文字记载资料，二、口碑资料，三、实物资料。文字资料包括的种类比较多，如档案资料、各种文件、统计报表、财务账目、会议记录、规章制度、结报告、大事记录等，还包括图书、报刊、年鉴、年刊、旧志书等。口碑资料是口耳相传的一些遗闻轶事、笑话、顺口溜、传说等，比较重要的是回忆录。实物资料包括照片、图片、录像片、录音带、纪念物与文物等。
(三)资料的作用
马克思说："研究必须搜集丰富的材料。"资料是编纂地方志的基础，资料的多少、真伪、正误直接决定着地方志的质量，方志界把资料看做是"志书的生命"，是"志书质量标准的核心"。与其它著述相比，志书之所以具有不可替代的作用，含有丰富翔实的资料是最重要的原因。一部志书体例框架是凭资料支撑的，没有大量的资料做依凭，框架是难以立得住的。资料是修志的先决条件，是前题，是第一性的。资料的收集要广泛、要全面、不能遗漏。本届续志虽然时间跨度较短，各单位资料、档案管理水平也有了较大提高，但资料的收集工作却出现了新的难度。由于记述的时间短，资料反映的某些事物不是完整的事物发展过程，往往是有开始而没有结果；由于体制改革，一些行业行政管理单位转化为企业，淡化了行政管理职能，再以行业管理收集资料显然有难度。为了解决以上问题，一是要在记述时间跨度内全面收集，二是要加强综合管理部门，统计部门的资料收集，并且要注意社会调查研究。判断资料初步收集工作是否告一段落，要看该收集的资料是否都收集了，该查阅的资料是否都查阅了，该实地考查的是否都实地考查了，该访问的对象是否都访问过了。
二、资料的整理
(一)意义
整理资料的意义非同寻常。一是通过整理资料可以对资料进行熟悉，只有熟悉资料，才可能准确的使用资料；二是可以对资料进行对比检查，通过对比检查才会发现资料的正误，缺漏或相互矛盾等问题，以便于资料的选择、剔删、补充等工作。三是为了保存资料，使用资料。经过整理的资料，才更具有保存的价值。在此基础上可以用所占有的资料直接为现实服务或编辑成中间成果为现实服务。资料的整理大约可分为三个步骤，即：筛选、归类、摘录。
(二)资料的筛选
资料的筛选指将收集到的大量原始资料进行选择。资料筛选工作量特别大，从浩如烟海繁杂琐碎的资料中，一件一件的进行比较、鉴别、评估、梳理，从中选择出可能入志或对编纂志书有直接作用的资料为一大类，对直接入志资料说明原因、结果或本质，与交待其来龙去脉的背景资料为一大类，对修志有间接作用或旁证价值的资料为另一大类。这种粗略的分类有助于资料的进一步整理。其中第一大类资料包括地方特点、行业特点非常鲜明的资料，有深度及能反映事物本质的资料，有时代特点，有新意的资料。第二大类资料包括证明记述对象兴衰原因、功过情况、损益举措根据等相关环境条件方面的资料。第三大类资料包括一切非直接资料。在这些资料中，总结比规划部署重要，年鉴、年刊、地方大事记比其它图书价值大，专门权威部门的资料比其它部门的资料可信程度高。
(三)资料的归类
资料归类一般不采取外在形式的归类，而采用内容归类。即不能将档案与档案统统归成一类，图书与图书统统归成一类。而是根据续志框架的类别为依据进行分门别类，即大致依据志书一级或二级篇目进行归类。这就是为什么全市续志开始即制订出"收集资料大纲"，市志办要求各单位首先制订本单位细化篇目的主要原因。因为篇目既是收集资料的依据，也是资料分类的依据。如可分为工作业务类、会议类、机构类、大事要事类。条件允许，还可以在此基础上再下分一级类别，如工作(业务)类可分为主体性工作、阶段性工作、对外工作联系等。资料的分类贴近续志篇目，既有助于资料的条理化、层次化，也有助于检验资料的占有程度及下步工作的开展，哪部分资料还需要进一步补充完善，哪部分资料需要进一步考证核查，做到心中有数。同时资料的分类，也有助于续志篇目的修改完善。方志界强调要"量体裁衣"而不能"削足适履"，就是指要根据资料情况而决定篇目的分合、升降、增删。资料整理归类根据志书篇目而调整，志书篇目根据占有资料而做一定变化，是资料和志书框架结构磨合的过程，是修志的重要环节，决不可等闲视之。
(四)资料的摘录
对于经过认真筛选归类后的资料，特别是那些可能入志或对志书有直接作用的资料需要摘录建卡。原因是再重要的资料也难以原来的篇幅或原来的面目入志。仅仅是部分入志或经过整理加工后方可入志。另一方面资料量太大，尽管经过筛选归类，查阅仍然不方便。摘录资料的精华，特别是那些肯定入志或可以成为志书主体内容的资料就显得特别重要了。摘录资料建卡，是更高一个层次的资料整理，需要做到以下几点：(1)卡片要写清楚档案编号或书刊名，文章的篇名，页码号等。(2)抄录原文的，要用引号，属于抄录者按资料缩写或提炼大意的，要在卡片中加以说明。(3)在抄录卡片时，根据资料本身所反映的内容，加标题或说明文字，指出这张摘录卡片资料反映的是什么问题，以便分类、合并。(4)不同资料对同一问题记载不同的要抄，大约相近也要抄，完全相同的抄一个，但要注明"又见何资料"，以便于资料考辩工作。
三、资料的考辨和保存
(一)资料的考辨
资料来源于多种渠道，记述内容出现差别或相互抵触属正常现象。方志界老前辈梁寒冰讲述："一切材料都要经过认真的审查和科学的鉴定，以辨别是非真伪而决定其弃取。"所指的就是要对资料进行校勘和考证工作。资料的校勘考证方法有：(1)比较法，对比两种或多种资料，通过比较研究来确定资料的真伪及使用价值。(2)人证法，用活资料验证文献资料。最好能找意见相同、意见不相同、中间看法三种人对比印证。(3)物证法，即以存在的实物来鉴别资料。(4)理证法，通过推理以确定资料的真伪。考辨资料取舍一般原则是：档案资料与图书资料有矛盾以档案资料为准；内部资料与外部宣传报道资料，以内部资料为准；亲身经历资料和他人传闻资料，以亲身经历资料为准；距历史事件时间地点近的资料与时间地点远的资料，以时间地点近的资料为准；权威部门的资料和一般部门的资料，妙权威部门的资料为准。
(二)资料的保存
不管是资料的摘录卡片、重点资料还是背景资料或一般资料，它们的保存价值是同等的，没有轻重之分，都必须建档并做档案索引。资料档案一经建立，不允许随意撤档、丢失和销毁。档案资料变更类别或方式档案索引随之变更。之所以这样要求，一是便于修志工作的使用查阅。二是志书成书后，这些资料是核证志书质量的重要依据。三是档案资料的价值是独立存在的，志书成书前，可以利用编辑其它中间成果，志书成书后，还可以编成其它地情书。同时它又是下届续志的资料。
资料长编编纂工作
编纂资料长编是指将修志资料整理后按一定分类方法编排汇辑成册或印刷成书的全过程。编纂资料长编是续志工作的一个环节，但并不是必须实施的工作环节，但却是一项不容忽视的工作。它对缩短志书成书时间，减轻志书编纂难度起着不可忽视的作用。资料长编的编纂方法分为两种：一是纯粹的原始资料的剪辑汇编，称汇辑型；二是对原始资料进行少量的文字加工，称纂辑型。不管是汇辑型还是纂辑型的资料汇编，都需要将零星的、分散的资料经整理按一定门类层次编辑成整体的系统资料，它已经与原来意义的资料有本质的区别了。不管是哪种编纂方法都必须用资料谢谢，突出资料性。资料长编也不是志稿，是志稿形成前一次系统的资料加工，志稿是在资料长编的基础上按照志书篇目的编纂加工的成稿。
一、编纂资料长编的作用
(一)是资料整理的再次升华
从严格意义上讲，编纂资料长编也属资料整理范畴，但它的性质又与单纯的资料整理有质的区别。资料长编需要依照事前设定的框架--资料长编篇目，分类别、按层次排列资料，并要依据资料的先后时序定先后次序。这种以事为经，以时为纬的资料按排，很近于志书的横排坚写，已具有志稿的雏形。编纂资料长编，是对占有的资料进一步的筛选。有人做过统计，所收集的全部资料，只有5％-20％可能进入志书，可见二者之间差距之大。资料长编编纂框架近似志书篇目，按框架定资料取舍，无疑是对资料的再一次选择，使其更集中、更精炼。由于资料长编与志书框架相近，也限制了修志人员处分资料的盲目性和随意性。编纂资料长编也是一次检验资料占有情况的重要环节。通过检验，发现横缺项、竖断限情况应重新补充征集资料。发现资料内容有相互抵触情况，需进一步严格考证。发现少量篇目下没有资料或缺少主体资料，需要及时修订调整篇目。
(二)为续志人员提供编纂工作的实践机会
由于上届修志与本届续志间隔了一段时间，修志人员的变动是不可避免的。对于从事修志工作时间较短的同志来说，通过编纂实践增长专业知识是特别重要的。通过参与编纂资料长编，不仅可以进一步熟悉掌握资料，同时通过练笔实践，也锻炼了编纂加工能力。通过编纂资料长编，也使修志人员明确了哪些是重点资料，哪些是特色资料，资料的薄弱环节所在，明确了下一步工作和重点。同时也清楚了志稿的编写应当写什么，应当怎样去写。特别是对资料与框架相互关系的统一性有了理性的认识把握，减轻了编纂志稿时的压力。
(三)资料到志书的过渡桥梁
编纂资料长编是对所占有的资料进行精炼化、条理化处分的过程，这个过程实际是以资料为起点架起一座通向志书的桥梁。架桥的目的是为了缩短距离、节省时间，编纂资料长编在修志过程中恰好可以起到以上的作用。(1)资料长编既保存了资料的原貌，又具有较强的系统性，是一个有机的整体。资料长编已经具备志书的雏形，编写志书时，大部分资料都可以信手拈来，不致于"剪不断、理还乱"，千头万绪无从下手，乱了编纂思路，延长了编纂过程。(2)编写资料长编形式上加了一个工作环节，看似费事费时，实际是：省事省时。原因是编写志书时应当做的一些工作，诸如鉴别资料的价值，连接安排资料，补充资料；调整篇目与资料的矛盾等都得到了一定的解决。编纂资料长编实际是把志稿编纂的初期需要处理的多数难题提前解决。解决了许多琐事难题，使续志工作更加程序化、条理化地顺利进行。
二、资料长编的编写方法
(一)立好篇目框架
编纂资料长编直接目的是为志稿的编纂打基础，因此必须按一定的类别分篇，一定的层次立目。分篇立目与志稿的篇目有区别，差距又不可太大。资料长编设篇立目重在微观实在性，其重点在目和子目上，不必过分注重目的宏观性。资料长编的功能是理顺资料，容纳资料，框架设置要与资料相吻合，不能过分强调科学性而忽视了资料的实际占有性。资料长编主要作用是便于资料的检索使用，其篇目、特别是目一级标题力求简明确切，不能标用虚词套话，或模棱两可容易引起岐意的词语。
(二)资料安排得当
资料长编以容纳资料为主，每一目下或子目下可收录若干种原始资料，但这些资料必须反映的是同一内容，要做到同类相集；一个目下的资料不管是长是短，一律按反映内容的时间先后排列，要做到以时为序。收录特别重要的资料，可收录全部内容，包括原标题；比较重要的可以大段或小段摘录原文，也可以摘录说明问题关键性的一两句话。一件原始资料所含的不同内容，根据资料长编的需要，可以分别摘录到不同的类目之中。特别引用有出处的资料原文必须一字不差的收录，不能润色，不能加工修改，哪怕是原文文理不通也要照抄照录。
(三)合理加工收录的内容
资料长编所收录的内容是经过精选的。精选并不等于具有精纯度，求精炼对入编资料进行必要加工自不可免。(1)必须去掉原始资料中所含的"水份"，即没有资料价值的修饰性、过渡性、论述性等文字。(2)在所收录的资料之间可以加串联性文字或说明性文字，但不能滥加描写与修饰性文字。(3)行文必须简洁准确，尽量避免使用容易产生歧意的词汇。记述专用名称或机构时不能随意简化称谓，以免引起误会或曲解。(4)对于所收录的全部资料都要注明其出处，以便查阅和核对原文。对于不同说法或结论相反一时难以定论的资料，引用一种说法，须加注释说明情况，或将其它说法附录以便于比较考证。
三、对编纂资料长编人员的几点要求
资料长编用实实在在的丰富翔实的资料说明问题，它所包含的资料应当是最具存史价值、实用价值、研究价值的资料。是最能反映行业特点或地方特点、反映事物本质的资料。力戒把资料长编编成"可有可无的资料多，确实有用的资料少"，部头很大，用处较小，编写志稿需另起炉灶的失败之作或无用之书。为了避免以上问题的出现，要求资料长编的编纂人员：(1)具有较高的思想修养水平，较宽知识面的知识结构、较强的业务能力；(2)具有整体观念，站在较高层次谋篇布局；(3)具有善于判断、善于裁决、善于取舍的驾驭水平；(4)具有精鉴细考、不主观臆断、求真务实的科学态度。资料长编成书后，须能负载全面系统的资料、彰明事物的因果关系，客观揭示出记述对象的内在发展规律，为志稿的正式编纂起到不可替代的基础作用。资料长编达到了上述要求，编纂人员也就较好地完成了资料长编的编纂任务。
本文在写作过程中参考了多部专著和多篇论文，不再一一标出。 |
