近一时期，笔者在审稿过程中，发现部分志稿中注释和简称使用不当，造成行文编排比较混乱，形式不统一。为此，笔者在这里就哈尔滨市新一轮修志中，关于注释和简称的使用问题谈一点自己的理解和看法，与大家探讨。
一、注释
(一) 什么是注释？
谈到注释，我们首先有必要清楚什么是注释。《辞海》中对注（註）释是这样解释的：“亦称‘注解’，对书籍、文章中的词语、引文出处等所作的说明。一般用比正文小的字体排印。排印于全篇文章末尾的称“文后注”，排印于书刊地脚的称‘脚注’或‘页末注’，紧接注释对象排印于正文中间的称‘夹注’”。其实，在中国古代，注释分得较细，分别称之为注、释、传、笺、疏、章句等，古籍注释列在正文之中，有双行夹注和夹注。现在一般通称注释，包含的内容很广，诸凡字词音义、时间地点、人物事迹、典故出处、时代背景都是注释对象。注释的作用是对注释对象做进一步的介绍和说明。当然，不管采用何种方式，全书注文的编排一般要求统一，以便于读者查考。《哈尔滨市志书编写行文规定》第八章“引文注释”中，第三十二条对注释是这样规定的：“专用名词、特定事物要加注释，或直接完整表述其内容”；第三十三条规定：“注释的文字要简洁、明了，不超越范围。注释采用页末注，不用文末注、文内注。注码使用上角标，序号用①、②、③……标示。注释内容用注释线与正文隔开”；第三十四条又规定：“为节省篇幅，几处注释系同一出处者，可以合并为条注”。根据《哈尔滨市志书编写行文规定》，新一轮修志注释采用页末注，并且，能够直接完整表述其内容的，可不作注。
（二）志稿中注释存在的主要问题。
1、注释采用了文内注。如《科协》节在记市科协第四次代表大会副主席的变动时的注释：“林世钟等13名同志为副主席（后因工作需要副主席有所变动，详见名单）”；《财政》章第二节“财政收入”中关于上划中央收入的记述中有这样的注释：“1991—1993年期间上划收入是根据当时的财政体制，即通过超收分成的办法上缴中央财政，（有关上划收入的额度、依据及税种在财政体制节已述，不再重复）”，以上括号内的注释都是文内注，这是不符合本届续志《哈尔滨市志书编写行文规定》中注释采用页末注的要求的。
2、有些注释直接出现在正文中，破坏了正文的整体语言环境。如《总工会章》第四节“企业民主建设”中，在记述1995年由“双保合同”逐步向“集体合同”过渡时，在正文中直接对“集体合同”作了注释；又如同章第十节在记述“哈尔滨市工业先进技术交流馆”开展的活动时是这样记述的：“其具体活动情况及成果见第二节：群众性经济技术活动中‘技术协作’和‘职工技术运动会’”，这些注释都不应该直接在正文中表述。
3、有些注释文字可以直接转为正文，不必以注释的形式表述。如《中共地方组织》中有这样一个文内注：“要求区县（市）委组织部在协审中把好‘三关’（政审关、年龄关、程序关）”；同章还有“年内，在以‘城市形象工程’为主题的创建文明城市过程中，全市还组织开展了‘两遵守’﹝1﹞等活动”，对“两遵守”作了页末注，这些文内注和页末注完全可以转为正文记述。
4、有些地方没有必要作注释。如《总工会》章第五节“职工生活保障”中关于送温暖工程有这样一个注释：“送温暖活动（1994年前称送温暖活动）是在党的领导和政府的支持下，动员企业职工和社会各界力量，努力为困难企业和困难职工排忧解难办实事的一项系统工程”；《科协》节在记“冰雪节科技交易会”时有这样一句话：“共发布、展出科技项目信息1万余条，签约150项，使科交会成为全市冰雪经贸活动的重要组成部分（详见附表）”，这些文内注根本没有设的必要，即使有必要，按《哈尔滨市志书编写行文规定》也应采用页末注。
（三）续志中如何正确使用注释。
针对志稿中注释存在的上述问题，笔者认为，为在本届续志中正确使用好注释，应该在理解、贯彻好《哈尔滨市志书编写行文规定》中关于注释的要求的基础上，注意把握好以下4点：1、本届哈尔滨续志采用页末注，注释内容应排印于书刊地脚，并用注释线与正文隔开；2、将不适合在正文中表述的注释性文字从正文中移出，采用页末注来记；3、有些注释在不影响志书的整体语言环境下，可以直接转为正文完整表述，不必用注释的形式；4、删除不必要的注释。
二、简称
（一）什么是简称？
这里我们首先还是要清楚什么是简称。《辞海》中对简称是这样解释的：“简称也叫‘略语’、‘缩略语’，一般用于名称的简缩。采用拼音文字的语言，其简称可以只用每个组成部分的头一个字母或几个字母缩写构成。”可见，简称是指对音节长的名称的简缩形式，是全称中关键词或语素的重新组合，简称要保持全称的“原汁原味”，要“以一目而尽传精神”，而不是“变腔变调”。简称的优点是能够把一些复杂的词或词组简单化，作用是口头表达可节省时间，书面表达可节省版面。它是语言追求经济性的表现。《哈尔滨市志书编写行文规定》中，第十三条对简称有明确地规定：“机构、文件、会议、党派等使用全称。如名称过长，可在第一次出现时使用全称并加括号注明以后使用的简称。简称应概念准确，不产生歧义。”按照《哈尔滨市志书编写行文规定》，简称在志稿中第一次出现时，应在其前附全称。
（二）志稿中简称存在的主要问题。
1、先记简称，后附全称问题。如《妇联章》第二节“服务经济建设”关于农村妇女“双学双比”竞赛活动中：“1991年，市妇联在‘双学双比’竞赛活动中，结合全市农业发展情况，在农村妇女中开展了以‘争千创万夺状元’的粮食竞赛（‘千’‘万’指产量）和‘养十出五’（养10头，出栏5头）的养猪竞赛活动”；以及1995年“开展了‘奔小康、争能手、十（十头牛）、百（白头猪）、千（千只鸡）’”，其中“养十出五”（养10头，出栏5头）、“十（十头牛）、百（白头猪）、千（千只鸡）”就属于此类问题。
2、同一章或同一目下不同的文件使用同一简称。如《总工会》章第六节“职工教育和文体活动”中有这样的记述：2001年10月，“市总工会发出《关于开展向李庆长同志学习活动的决定》（以下简称“决定”）”；2002年6月，“市总工会作出《关于开展向武永合同志学习活动的决定》（以下简称“决定”）”，两个不同的文件却使用了同一简称“决定”。又如在某民主党派的志稿中，同一章下有两个不同的文件：1989年12月30日中共中央《关于坚持和完善中国共产党领导的多党合作和政治协商制度的意见》和2005年2月中共中央《关于进一步加强中国共产党领导的多党合作和政治协商制度的意见》，两个不同的文件却使用了同一简称“意见”。这样的简称干扰了表达效果，混淆了名称。
3、在同一个语言环境下，不注明简称也不会引起歧义的地方却注明了简称。如《总工会》章第六节“职工教育和文体活动”中有这样的记述：1994年11月，市总工会“发出《关于贯彻落实市委市政府〈决定〉广泛开展向于明祥同志学习活动的通知》（以下简称《通知》）”，这里如果不注明其简称，而在后面同一语言环境下直接使用这一简称，也不会引起歧义。《妇联》章第一节“妇女组织建设与代表大会”中对这一问题就处理的很好：“1990年12月，中共中央批转了由中央组织部、中央政策研究室、民政部、共青团中央、全国妇联联合呈报的《全国村级组织建设工作座谈会纪要》，提出了以党支部建设为重点，同时搞好村民委员会、村合作经济组织和团支部、妇代会、民兵等组织的配套建设的工作目标。市妇联为贯彻落实‘纪要’精神，1991年在居民委妇代会和村妇代会中开展了整顿归类活动”，这里没有对《全国村级组织建设工作座谈会纪要》注简称，但在后面提到“纪要”时，并不会使人产生歧义。
4、简缩不恰当，造成歧义。简称是一柄“双刃剑”，它可以以一斑而窥全豹，达到省时省力的目的，可是如果缩略不当，则可能导致信息模糊，甚至南辕北辙，让人百思而不得其解。如《财政》章第三节“财政支出”关于城市维护建设方面支出中：“1991年预算内支出（以下简称支出）1.74亿元”，将“预算内支出”简称为“支出”不太合适，容易产生岐义，分不清是什么支出；又如同章第四节“财政管理”中关于文教行政事业费管理中：“对教育、工交商、民政、科学、文化等战线继续实施‘行业规划’”，看不出“工交商”指什么，让人费解。这样的缩略显然是不适宜的。
5、机构、文件、会议、党派等名称在文中只出现一次，也标注了不必要的简称。如《妇联章》第二节“服务经济建设”关于“城乡妇女扶贫”中：“1991年，为切实帮助城乡贫困妇女脱贫致富，市妇联开展了‘心连心，送真情，济百家、助千家、扶万家’行动（简称‘心连心，送真情，百千万行动’）”，这里就没有注简称的必要，因下文中没有再提及这一活动。诸如此类问题，在本届修志中有很多，这里就不再一一举例。
（三）续志中如何正确使用简称。
针对以上问题，笔者认为，在志书使用简称方面，至少要注意以下4点：1、简称在志稿中第一次出现时，应在其前附全称。2、不同的全称不能使用同一个简称。3、注意应用场合，同一个名称在文中不同的地方多次出现，可以注明并使用其简称；该名称在文中只出现一次，可不必注明简称；而在同一个语言环境下，不注明其是简称也不会引起歧义的，则可直接使用这一简称。4、简缩要准确，要“以一目而尽传精神”，避免造成歧义。
总之，在本轮哈尔滨市续志编写工作中，正确使用注释和简称，才能保证志书的规范统一。以上只是笔者个人关于注释和简称的一些想法，不当之处，敬请指正。 |
