广州市自今年起开始实施地方志资料年报制度，这是一项创新型的工作，经过半年来的实践，建立制度情况及探索体会如下。
一、地方志资料年报制度的建立
修志工作是一项长期不断的工作，同时又是一项有阶段性特征的工作，每一轮修志工作完成之时，是下一轮修志启动之日。由于时间的间隔，每一轮修志工作的开始，资料收集工作总要成为修志工作的一项重要而又繁重的基础性工作。为了使地方志工作规范化，将资料收集、积累工作化解到平时，并及时收集好资料，以确保地方志的资料的全面客观准确，广州市决定建立地方志资料年报制度。
2005年12月29日，由市长、市地方志编纂委员会主任张广宁主持召开的编委会全体委员会上，讨论通过了广州市地方志资料年报制度的内容。经市人民政府同意，由广州市政府办公厅印发了《印发广州市地方志资料年报制度的通知》（穗府办[2006]1号）文件。《通知》在2006年1月5日发出，标志着广州市从本年度开始实施地方志资料年报制度。
《地方志资料年报制度》明确提出：制订这一制度，是为了全面、客观地记载广州市经济社会的发展情况，为修志工作积累、保存资料，并通过对年报资料进行整理，及时为广州经济社会发展服务，促进地方志资料收集、整理、积累工作的制度化、规范化。
制度明确地方志资料年报的组织实施，由市志办负责组织、指导、检查、督促和验收。原则上以正在进行编修工作的第二轮志书承修单位作为承担地方志资料年报的责任单位（称为承报单位），市志办可根据工作需要对承报单位作出调整。市直有关单位应做好下属或归口承报单位的地方志资料年报的组织协调工作。各承报单位要切实加强对年报工作的领导，明确此项工作的分管领导、职能部门、专职或兼职人员，并保证经费的落实。
制度具体要求各承报单位提供的地方志资料年报，应包括大事记资料、分志资料、人物资料、图片资料和有关专题资料等。各承报单位编写地方志年报资料的提纲由市志办参照市志各分志的篇目，并结合上一年实际情况，经征求各承报单位意见后于每年第一季度制订下达。各承报单位必须于年底前完成上年度地方志资料年报的编写，并报市志办验收。
制度还提出鉴于广州市第二轮志书的下限为2000年，从2001年至2005年尚未收集地方志资料年报，各承报单位在2006年必须完成2001至 2005年这五年的地方志资料年报的编写工作。各区、县级市政府也应参照本制度加强地方志资料的收集、整理和积累。为了使地方志年报资料制度的实施得到落实，广州市志办在积极建立地方志年报承报单位网络的同时，认真进行研究，于2006年4月18日和5月30日先后出台了《广州市地方志资料年报制度实施意见》和《地方志资料年报编写要求》两份文件。
《广州市地方志资料年报制度实施意见》 包括五个方面的内容：
一是主要任务和总体要求。主要任务是按照全市的统一部署和要求，及时广泛收集上年度广州市自然、经济、政治、文化、社会等方面发展情况的资料，进行系统整理、汇编、撰写。总体要求年报编写要坚持正确的指导思想，坚持实事求是的原则。编入年报的资料，要求全面、客观、具体、准确，并体现时代特色和地方特点。
二是任务分工及工作职责。市志办作为市政府组织实施年报工作的职能部门，对年报的指导思想、总体框架、资料提纲、体例规范、工作步骤、任务分工、质量标准、审查验收等提出要求，对全市各承报单位的年报工作进行组织协调、业务指导、检查督促及对各单位提供的年报进行审查验收。市直各单位、驻穗各有关单位及市属区、县级市人民政府均有责任向市政府地方志部门承报相关行业、事业的地方志资料。市属各部委办局应做好下属归口、对口协调联络单位等年报承报单位的组织协调工作。协助市志办检查、督促、落实好这些单位的资料年报。由若干单位共同承报地方志资料的行业、事业，由市志办明确一个牵头单位，该单位负责本行业、事业各承报单位的组织协调工作，包括提纲修订、资料收集、汇总整理，以及合撰报送。各承报单位要明确年报的撰稿人和统稿人；各承报牵头单位应明确合撰人。
三是资料主要内容。主要包括行业（事业）主体资料、大事记资料、人物资料、专题资料、图片资料及附录资料等六类资料。
四是编写要求。
五是审查验收的做法。
《地方志资料年报编写要求》是按照实施意见的第三方面所提出的六类资料，分别提出编写要求。这些编写要求比较具体，较细地考虑到可操作性。
行业（事业）主体资料的编写，按市志办下达的年报提纲为基本内容。主要原始资料要求注明出处。
各承报单位提供的大事记资料，原则上每年控制在20条以内。
收录的人物资料包括人物传、人物录和人物表等资料。每篇人物传资料约为2000-3000字，每篇人物录资料约为1500字。
图片资料配置，主体资料按1万字最少配送4幅的比例；地图、示意图视内文需要而定；重要的大事记资料应提供 1-2幅相应的图片；人物资料，每人应附大一寸证件照片1张；专题资料每一专题配置2-3幅图片。对图片还提出了规格要求、质量要求。
附录资料可以是原始资料的全文，也可以摘录与记述主题相关的部分内容。
编写要求最后还提出了文本格式要求。
二、地方志资料年报制度的思索
建立地方志资料年报制度半年来，我办主要经历了制订制度以及配套实施意见，拟定承报单位名单及明确人员，进而研究并下达年报提纲等阶段。到目前为止，全市列入地方志资料承报单位为 190 个，已有 80% 的承报单位落实了承修职能部门和人员，建立了地方志资料工作网络。在本办修志人员中明确了对口分工承报单位责任，对大部分承报单位已拟出或下达了年报提纲。地方志资料年报工作正在有序进行。在建立网络过程中也遇到一些单位认识不足，不是很积极配合接受承报任务的情况。最近，国务院发布了《地方志工作条例》，我们正珍惜和利用好这一极为有利的契机，继续推进资料年报工作的进行。
和地方志工作的各项工作一样，建立地方志资料年报工作，仍然离不开各级领导的重视和支持。广州市市长、市志编委会主任张广宁对此项工作十分重视，在市地方志编纂委员会全体会议上的讲话中强调，"要重点贯彻落实好《地方志资料年报制度》，逐步建立起经常性、规范化的地方志资料收集、整理、积累制度。这是修志的一项基础性工作。资料必须及时收集、及时补充整理，这样才真实。还有一点是全面收集，要把年报单位找准，把年报要求提具体，使资料能够反映全市、全行业的情况"。不少承报单位都很重视这项制度的建立，市检察院、市劳动与社会保障局等单位召开了有各相关处室人员参加的会议，专题讨论年报提纲。原来不属于市发文单位的交通部第四航道局，从其他途径得知广州市建立地方志资料年报制度，主动与我办联系要求列为承报单位。正是得力于各级领导的重视和支持，有力地推进了资料年报制度的实施。
建立地方志资料年报制度，是一项探索性的工作，有许多问题是在干中学，边干边学的。以下几个问题是我们在实施地方志资料年报制度至今所遇到和思考的主要问题。
（一）地方志资料年报与修志篇目的关系组织编写地方志资料年报，不等于组织编修志书。只是为了编修下一轮志书而及时收集和系统积累资料。现时根据每一年的情况提出年报资料要求，还难以确定下一轮编修志书的篇目。原有的一些分志，由于经济社会的发展变化而变化，也会出现无法指定一个部门就能完成任务，将来修志时，也可能因为社会的发展而变成新的分类。因此，在收集地方志年报资料时，向各承报单位下达的只能是地方志资料提纲，而不可能是篇目。各承报单位只能根据地方志资料提纲提供材料，而与编修地方志书时按篇目收集和整理资料并不完全一样。承报单位与承修单位会有所变化，原来由某一承修单位负责的分志，要根据收集资料的需要而在年报承报工作中重新组合分配资料收集任务。在修志中强调要尽量减去部门志痕迹，而在年报中，却要允许部门提供资料的分割。以后在材料汇编时或修志时再行整合。
（二）地方志年报资料与年鉴资料的关系
地方志书与年鉴的资料并不完全一样，因此，不能满足于收集了年鉴资料。特别是不少地方志工作部门同时是负责编纂年鉴的，特别是贯彻地方志工作条例以后，地方志工作明确包括了地方志书与年鉴，在基层单位资料网具体提供资料的很可能是同一人，地方志年报资料固然与年鉴资料有共同之处，更要明确地方志资料年报的内容与年鉴资料要求的不同。地方志资料是为修志工作收集资料，而年鉴资料是为年鉴编修直接提供条目内容，地方志要求收集的资料比年鉴范围更为全面；内容更为详细；汇编更为系统。
（三）社会性资料的收集要通过多途径进行
按照承报单位的模式，所有的资料只能来源于各个单位，而志书记述的内容要求覆盖面要全面，包括自然、政治、经济、文化、社会等方面，其中有不少是专业性或社会性很强的，特别是自然、文化、社会方面，更为突出。由于经济、社会的发展变化，第二轮修志中，已有一些资料收集无法通过某个承修单位得到满足，例如生活服务、方言、民风、民俗等。因此，我们必须通过三个方面的途径收集资料。除了指定承报单位，还包括志办工作人员从媒体及网络上收集资料，以及由社会上的专业研究单位、新闻单位或个人承担专题资料的收集。同时还要广开门路，更及时、广泛地收集地情资料，可以与体现方志馆功能、建立地情信息资料库结合起来考虑。
（四）年报提纲的详略要从修志实际需要出发
年报资料既要求全面，但又不等于档案资料包罗万象。年报提纲过细则有类档案，过粗则不利于修志的辑用。年报提纲的粗细要求不能各行各业一刀切，要根据修志的需要去考虑。要分别类型、层次及重要性提出粗细不同要求的年报提纲。年报资料的详略要求，要根据记述对象确定，有的可能要细化到要素，有的则只提出一个题目就可以。对前志尚未记述或者起了较大变化的一些新事物、新行业，应与相关的承报单位充分切磋，以确保下达的提纲要求能符合事物的实际。 |
