志书的编写，主要分为两个阶段，即分章编写阶段和总纂阶段。分章编写阶段是由各部门编写人员收集资料，然后由编辑人员按"篇目提纲"进行编辑加工，即志书的编写阶段。
总纂阶段，即总体编纂阶段，是按照修志的宗旨和指导思想及总体设计的要求，对志稿进行全面加工和升华，是一个由分到合，由浅入深，由"部件"到"成品"的过程。它不是简单的组装，而是把各部分融合成为一个有机整体的再创造过程，是质的飞跃过程。总纂阶段对于提高志书质量可以说是一个极其重要的关键阶段。有的地方志书质量不高，关键问题就在于没有很好统稿。在今年召开的哈尔滨市地方志业务工作会议上，市志办贺颖主任指出，志稿质量不高的一个很重要的原因是主编不到位、总纂加工不够，稿子没有统起来。这就抓住了志书质量问题的症结所在。
编纂志书为什么要有总纂这么一个阶段？就志书编纂的整个过程来说，有组织发动、篇目制订、资料收集、志书编写、审查验收、印刷出版等环节或阶段。而最重要的环节或阶段是编写。编写先是分编志稿。由于志稿出自众手，而各人的出身经历、文化素养、认识能力、写作水平和文笔风格都不相同，所以，志稿必然存在从观点、内容、体例到语言文风上的缺欠和不统一，出现资料失实、观点有误、内容重复、详略失当、舛体违例、表述偏颇、语言冗赘、数字差错等毛病。为此，就需要有一个总纂阶段来解决这些问题，使志稿的内容、观点、结构、体例、文笔等形成统一的风格，使志书成为一个科学的整体。
志书的总纂阶段是不可逾越的。有的地方急着赶进度，把各位编辑的稿子拢在一起，不进行很好总纂，就要求进行评审。结果是问题一大堆，煮了夹生饭，到头来还得靠总纂来解决问题。不很好总纂就评议，是想依靠评议专家给提出总纂的思路与办法，实际上是逃避总纂人员的责任。不经过认真的总纂，对总纂的体会就不深刻，对评议意见也就缺乏深刻的理解。煮了夹生饭再回过头重煮，难度会极大，还不如在总纂阶段认认真真地搞好总纂，形成较为合格的评审稿。
也许有人会说，主编不是一直都有审稿改稿的责任吗，为什么还要有一个总纂阶段呢？这是因为主编在平时的审稿改稿与总纂阶段的"笔削文辞"有性质上的不同。在分编阶段，主编也要承担几篇志稿的编写，但对于各位编辑来说，他是"幕后"角色，是当"导演"的，负责初稿编写的指导工作。他也审查编辑的稿子，有时还加工修改但主要是针对一篇一章的修改，而不是从全部志稿的整体角度进行的修改。到了总纂阶段，主编就要走上前台，承担总其成和深加工的"总体编纂"的角色。他需要从全局角度、从志书的整体出发来统纂志稿，此时的责任更加重大，任务更加艰巨。划定一个总纂阶段，可使任务更明确，计划更周密，人力更集中，精神更专注，领导更重视，有利于向志书的高质量冲刺。如果以为只要主编在审稿改稿就行了，而不确立一个总纂阶段，那就不会采取特别措施，领导也不会给予特别的关注。主编视总纂为平时的改稿，总纂的质量也就稀松平常了。
总纂阶段不可逾越，但也不能随意进入。进入总纂阶段要有一些条件，其中最重要的是初稿要基本合格：资料要充实、全面、准确，体例写法要符合编写要求。不应该把资料的搜集、核实及纠正体例与写法错误的任务推到总纂阶段来完成。在分编阶段，主编作为编写业务的主持人，应该跟班指导，当好"导演"，随时解决体例写法和资料欠缺等问题，使之初稿基本合格。但是，有的主编平时的指导工作做得不到位，把一些属于ABC常识性的错误都放任过去了，那么这些问题带到总纂阶段，主编就只好受苦挨累了。新疆《哈密市志》的主编王文邕先生谈过体会，他说："志稿总纂阶段是整个系统工程中最后的也是最难的一道工序。如果在进入总纂之前各部分志稿未经过撰写者认真修改和补充，还只是一个毛坯，就仓促总纂，毕其功于一役，那总纂就不胜其负了。"（见《新疆地方志》1994年第1期）
市志办副巡视员赵景新在对区县(市)下步修改工作的部署中也强调初稿质量的重要性，他说："初稿的质量高，后期的修改量就会大大减少，也就有充分的时间进行精雕细刻，打造精品佳志。初稿的质量不高，不仅后期的修改加工量大，而且由于先天不足，后天再补也往往是事倍功半，就像煮了一锅夹生饭。"
当然，既然叫"初稿"，也就不能要求太高。只要大体上合格，有个六七十分，好一些的志稿达到七八十分，也就可以进入总纂阶段了。即使个别初稿不及格，编辑水平如此，也要果断转入总纂阶段。
进入总纂阶段还有几个条件，如要有一个强有力的总纂班子，修订形成较为完善的总纂篇目，制定科学的总纂工作方案，经费、办公条件也能保障总纂工作的顺利进行等。最好在进入总纂阶段之前召开一次编纂委员会会议，把一些重大问题确定下来，如确定总纂人选，批准总纂方案，审定总纂篇目，敲定所需经费等。在几个条件之中特别重要的是要有一个精干的总纂班子。这里提总纂班子，而不是提总纂个人，是因为在总纂工作阶段，总纂的工作量巨大，都推给总纂一个人，怕是力所不及。总纂班子特别是总纂的素质和能力，直接关系到总纂稿的质量，所以其人选的确定要给予高度重视。
一般来说，主编要担负总纂重任，他既要主持编务工作，又要笔削文辞，即两项工作一肩挑。也有例外的情况，即主编主持编务，从总体设计、篇目制定时就进入角色，而后要指导编写。而在总纂阶段可能有更适合做总纂工作的人。如果主编精于总体设计，善于沟通上下、联系左右、协调内外，能够规范业务活动全局，而总纂的文字功夫过硬，那么由主编主持编务，由总纂在总体框架格局已定的情况下，专心于"笔削文辞"，这样的分工也不错。让几位副总纂分口编纂，即先搞分纂，然后总纂再统，也可以。让总纂班子的某人专管某一方面的工作，如专门审核数字等，也是可行的分工。总之，要发挥总纂班子集体的作用。当然，担总责的还是总纂。总纂是核心，是总指挥。
进入总纂阶段之后，要做的工作很多，如审查政治观点、确立体式结构、权衡部类比重、控制总体规模、处理交叉重复、突出地
方特点、规范语言文字、统一文体文风及增删资料、核订史实、调整内容、锤炼辞句、安排图照等等。最重要的任务是先形成一个较好的评议稿，最后形成定稿。《阿城市志》总纂王岩松先生在《谈谈志书总纂》（载《哈尔滨史志》2008年增刊）一文中用24个字来概括总纂工作任务，即"统观点、严体例、正文风、抠文辞、核史料、断详略、决取舍、理交叉"，非常全面、准确、精练。他又谈及要把握好的六点：把好政治关、把好整体质量关等，也都很切合实际，我就不再赘述了。 |
