摘要：档案是历史的原始记录，是方志搜集资料的重要来源，与修志工作有着密切的关系。本文试图从古代档案与修志的关系谈起，通过追溯档案与修志的历史渊源，提出进一步加强档案与修志结合的方法和途径，对下一轮修志更好地发挥档案资料独特的价值和作用，编修出更具参考价值的志书具有重要意义。
关键词：档案资源；地方志；关系
民国时期的梁启超曾说：“方志之著述，非如哲学家、文学家之可以闭户瞑目其理想遂自创获也，其最主要之工作在调查事实，搜集资料。”① 可见，搜集资料是修志工作最主要的工作。档案是历史的原始记录，档案馆（室）是贮存档案资料的重要场所，是方志搜集资料的重要来源地，与修志关系非常密切。研究与探讨它们之间的关系，对于志书的编纂和内容的选择，以及提高志书的质量和水平，具有重要的意义。
一、档案与修志相互联系
“志乃信史”，志书是由政府出资、政府主持，并为政府的某一个目的而编撰的书籍，是“官书”，真实准确是志书的生命。档案的本质属性是原始记录性，是对当时当事客观准确的记录，而不是事后编写和另外收集的资料，具有可靠性和权威性，这在客观上决定了档案与修志的亲密关系。
自古以来，修志工作就离不开档案，我国优秀的修志工作者运用丰富的档案资料编纂了许多传世精品。通常来说，档案是记录历史的，修志是编纂历史的。在古代，二者由专门记录和编纂历史的史官来管理，由此可见，档案与修志自古以来就是一"家"。随着封建社会的发展和统治阶级治理国家的需要，档案工作和修志工作都得到了不同程度的发展，但二者关系仍旧十分密切。东汉班固利用档案编辑了著名的《汉书·地理志》，南宋史学家郑樵提出修志“非老于典故者不能为也，” ②意思是不熟悉档案的人是不能编修志书的，并利用档案资料编著了《通志》。到了近代，方志编修者也十分注重档案在修志工作中的地位和作用，民国以后至1949年中华人民共和国成立之前，共编修志书一千六百余种。建国后，成立了各级各类档案馆、档案室，这些档案馆（室）中储存的浩如烟海的档案资料成为编修志书的取材中心。
修志也促进了档案工作的发展与进步。首先，编修志书使档案管理更趋规范化。为修志而查找档案资料，可以检验档案部门工作效率和水平，使档案部门发现档案管理工作中存在的不足，及时加以改进，使档案管理更加规范化。其次，编修志书还可以促进档案基础工作的发展。由于编修志书而发现的馆藏单一，可以促使档案馆丰富馆藏；编修志书所需要的专题性资料恰恰是档案部门编研的研究方向，在一定程度上将促进档案编研工作的发展；编修志书还可发现档案利用工作中的不足，改进后得到提高。第三，编修志书使档案价值得以体现。档案价值是指档案对社会的有用性，档案的有用性取决于社会的利用。由于志书编纂的需要，使档案馆保存的“死档案”变成了“活资料”，其价值不只体现在为编修志书查找资料的过程中，更大的则是潜藏在志书编纂成书后对社会产生的广泛影响和文化共鸣。第四，志书的发行是对档案原件的保护。利用档案原件编辑出版的志书，将分散的、零星的档案资料变成综合性、资料性的"全书"，可以作为其他学术研究的佐证材料，在一定程度上保护了档案原件。
二、档案与修志相互结合
由于档案与修志自古以来的亲密关系，具备结合的土壤，可以将二者有机地结合起来。曾三同志在中国档案学会筹委会第三次会议上曾指示：“把档案工作同编修地方志的工作结合起来”。周恩来总理生前也曾指示国家档案局过问过方志工作。国家档案局依据领导指示和有关要求，在《省档案工作条例》、《县档案工作条例》和《档案馆工作通则》中，都规定了档案馆要参与修志工作，有条件的县档案馆，可以承担主编工作。在实际工作中，我国目前已有少数市、县将档案和修志部门合并，如哈尔滨市阿城区，就是档案与编史修志同为一家，以档案工作促修志，以修志带动档案工作发展。不仅荣获了全国档案工作先进集体，还获得了全省修志工作先进集体，档案与修志相结合不仅节省了人财物，还产生了更大的工作动力和社会效益。
在修志部门和档案部门没有合并的市、县，档案部门积极参与修志工作，在承担部分志书编写工作任务外，还积极参与修志工作的一些日常工作。但就目前而言，档案与修志的结合大多仅停留在表面，还只是浅层次的合作。随着信息社会的发展，这种结合必将向更深层次发展。如二者可就各自掌握的信息资源联合开发科研课题，实现优势互补。也可以联合策划展览，扩大社会认知度和影响力。在二轮修志行业志编修工作基本结束的基础上，共同联合编修部门志。还可以利用方志馆频频揭牌的有利契机，实现馆藏档案信息资源共享，共同促进，共同提高。
三、下一轮续修志书与档案利用的构想
中指组在《关于第二轮地方志书编纂的若干意见》中指出，二轮志书“内容的上下限，大致为20世纪70年代末至21世纪初。”根据地方志书每20年左右编修一次的惯例，第三轮修志工作即将启动，从现在往后将是方志部门与档案馆（室）大练内功，加强自身建设的关键时期。下一轮续修志书工作将呈现出如下特点：
（1）档案馆（室）作为修志所需资料的供给方将加强馆藏档案信息资源建设力度。适时总结前两轮志书编纂过程中的经验和教训，在档案的接收和征集过程中注意全面性和系统性，加强档案编研工作力度，提高专项档案信息的查全率和查准率。同时，加快档案数字化进程和数字档案馆建设步伐，实现已开放档案信息资源的远程查找和利用。
（2）地方志作为档案资料的利用方在编修志书过程中将更加注重现代化技术的应用。前两轮志书编修查阅资料以“来人到馆”查阅为主，所查资料以依靠手工检索的“纸质档案”为主，在第三轮志书编修中将以“远程查阅”为主，以计算机为平台的网络传输的“电子档案”为主。编修志书利用档案将更加方便快捷，不必像第一、二轮修志那样把大量时间花费在查阅档案资料上，可以将大量时间用在档案资料的选择上。作为三轮修志资料来源之一的档案馆（室），由于加强了档案资料的接收和征集力度，加快了档案数字化速度和进程，使未来修志资料的选择将更为纷繁复杂。数字档案馆（室）贮存的海量档案信息将增大信息的甄别力度，需要修志人员熟练掌握现代化技能，多方寻求资料搜集线索，在掌握大量第一手资料的基础上，能将其“入脑”、“入心”，切实能在大量的档案信息面前辨明良莠。
（3）档案与方志部门联系将更为紧密。在二轮、三轮修志中间的空档期，档案部门与方志部门的联系将更为紧密。首先，在二轮修志结束后，地方志将重点工作转到了资料年度化和编修部门志上来，在这两项工作中，都离不开本单位档案室和档案馆的支持。其次，在大规模编修志书结束后，为档案和地方志的其他方面合作创造了机会。第三，档案馆仍将是修志所需资料的主要供给方。未来档案馆将是集爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心五个职能集于一身的“五位一体”档案馆。档案馆的这一职能决定了其将成为社会信息的集散地，所以它必然是修志资料的主要来源地。随着信息社会的发展，同以“信息”为对象的档案和修志的关系将会越走越近、越来越好。
参考资料：①《档案资料在地方志编纂中的作用》，孔丽萍，《内蒙古史志》，2007年第1期。
②《谈谈修志工作与档案工作的结合》，姜庆红、李海军，吉林市档案信息网。 |
