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  刊次：2013.4（总第69期）  
  类别：方志论坛  
人名索引编制技巧
赵禹 李爽 翟建华
（作者赵禹系呼兰区政府办副调研员、志鉴主编；李爽系呼兰区地志办副主任科员、志鉴副主编；翟建华系呼兰区地志办志鉴编辑、"编辑助手"软件研制者）
     
    《关于地方志编纂工作的规定》要求地方志"全书要附有索引"，《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》明确指出"年鉴具有工具书性质，应有完备的检索系统"。人名索引是各类索引中的重要组成部分，甚至是不可缺少的。我们在编纂《呼兰县志》（续志）、《呼兰年鉴》、《当代呼兰人物》的过程中，都编制了人名索引，走过一些弯路，也摸索出一套行之有效的方法。
    一、利用计算机软件编制人名索引
    首轮编修《呼兰县志》的人名索引，是手工编制的。具体操作是：在印出书稿大样后，逐页挑出人名进行登记，标注页码。登记时按姓氏笔画分别登记，然后再统一整理排序。这项工作几个人忙了六个多月才搞完。二轮修志过程中，我们研制了"编辑助手"软件，不仅有文稿校对功能，还有编排索引等功能。有了软件的协助，这一工作轻松多了。
    1.所有人名输入"人名库"。"编辑助手"软件自动建立"人名库"，输入人名分三种情况，一是人名比较集中的篇章，可以直接复制其中的若干人名粘贴到人名库中；二是使用"编辑助手"中"人名筛查"功能，逐篇文稿（文稿粘贴到正文库）筛查一遍，人名就加入人名库了；三是那些分散的含有冷僻字的人名，在用"编辑助手"校对文档时，选用慢速挡"自助"方式，这些人名（人名库中没有的）就会出现在"待整理词"列表中，手工确认待整理词表中的人名、地名，点按相应的按钮即加入人名、地名库了。
    2.拼音排序、笔画排序，升序、降序任选。"编辑助手"软件设计有拼音、笔画两种排序方法，且有升降排序的选择。人名库输入完成后，只需选好"按拼音""按笔画""升序排""降序排"选项，点按"重新排序"按钮即把人名库中的人名按需要排列好，再点按"导出索引表"按钮，就生成完整的人名索引表。《当代呼兰人物》编制了拼音排序、笔画排序两个人名索引，方便检索。《呼兰县志》（续志）、《呼兰年鉴》都编有笔画排序的人名索引。人名库输入完成后，只需要手工选择"按拼音排序"、"按笔画排序"即可生成人名索引表。其中笔画排序是严格按国家标准《GB13000.1字符集汉字字序（笔画序）规范》进行的。
    3."人名库"发挥"校对"作用。我们在实践中注意到，人名库不仅可以为编制人名索引做前期准备，还有核对正误的作用。已经存入人名库的人名，"编辑助手"会把他作为标准词对待，在校对的文稿中出现与其"近似"的人名，软件在疑似差错词列表中报告。例如："李惠林"已经存入人名库，当校对文档中含"李慧林"时就会报告，核对后取舍其一或者两个同时存入人名库。升级后的"编辑助手"软件，人名索引编排界面有个"查找相近人名"按钮，专门查找人名库中相近似的人名，生成"待核对近似人名列表"，这些相近人名中往往含有错误的人名。我们在《呼兰县志》（续志）、各年度《呼兰年鉴》编修中，都用这种方法发现许多"相似"人名，深入核对后予以更正。在协助有关市县校对文稿、编制索引的过程中，都发现有"相似"人名差错，出现的比率在3％到5％。一部书稿千余人名，竟有"相似"人名几十组。例如："丛国章、丛国璋""张松岭、张松龄""景维中、景维忠"等。这些正误相伴的人名都来源于有效的原始资料，出现差错的原因也多种多样，有的是不同年度的资料用了不完全相同的姓名，有的是不同单位报送的资料各不相同（如某人有社会兼职，各单位都报；某人是先进工作者，本单位报，工会组织部门也报；甚至个别人在不同场合不同时间签名也有差异）。这类差错（地名也存在类似问题，如：许堡、许卜；王家窝铺、王家窝棚；松浦、松蒲），单靠与原始资料核对是发现不了的。"编辑助手"的应用，便捷地发现了这类差错，保证了书稿质量。
    4.编制人名索引工作日常化。也可以说是人名库维护工作日常化。编辑年鉴开始，首先把上一期的人名库（经过核对完全正确的）复制过来，由于许多人名在新年度还会出现（最后没有用到的人名再统一删除），这样可以节省不少录入的时间，同时这些人名已经核对过，还能发挥校对功能。以后逐步整理完成其他部分文稿，完成一点，用"编辑助手"筛查一遍人名，有新的人名出现就随时加入人名库。甚至未经整理的各单位的原始资料电子稿，也可以用来筛查人名。这样操作，解决了定稿以后才开始编制人名索引占用时间多、拖长出版周期的问题。人名库与正文几乎同步完成，定稿排好页码后，文稿按页粘贴到正文库中，很快就可以生成人名索引。人名索引中每个姓名后面，都准确地标注出现的页码及次数。
    二、人名索引编制中存在的问题及解决办法
    参照《索引编制规则（总则）》（中华人民共和国标准GB/T22466-2008），比照其他省市志书年鉴的人名索引，我们编制的人名索引还存在一些不规范之处。
    1.不同人相同姓名的处理。
    我们原做法是分设款目，但没有附加限定信息予以区分，如：
    张坤…………………101、642
    张坤………………………234
    规范的做法应该附加性别、职业、地域、年代等限定信息，如：
    张坤（公安干警）…101、642
    张坤（种粮大户）………234
    2.别名、绰号等其他称谓的处理。
    我们原做法是只取标准姓名，没有考虑笔名、艺名、别名、绰号等其他称谓。在以后用志时，也发现多有不便，有的人绰号比其姓名知名度大，在只有标准姓名的索引中不易检索到。规范的做法：
    胡大肚子（见胡升三）…………246
    ……
    胡升三………………………101、246
    周树人（见鲁迅）………………149
    3．同一人名在某页多次出现的处理。
    我们原做法是没有与其他人名区别，在以后用志时，发现也有不妥，有时在某页查到某人，只注意第一眼看到的资料，忽略了其上部或下部还有该人的其他信息资料。规范的做法应在多次出现的人名项加附注，如：
    李海洋（3次）……234
    三、人名库"校对"、排序等功能的扩展应用
    前面提到人名库有"校对"等功能，在修改稿件实践中我们活用其中一些方法，也收到很好的效果。
    1.手工发现一处差错，可以全稿彻底清查。软件的校对功能是有限的，修改稿件还需要手工校对，当发现某个差错时，可以让"编辑助手"查一下，其他篇章是否还有相同的差错。WORD文档中的搜索功能可以完成类似的工作，但是我们在编辑稿件时，往往全部文稿不是在一个文档中，而是分别保存在几十个文档中，这时逐个文档搜索也很麻烦。"编辑助手"中的正文库逐篇、逐页存放文档，用它来查，一次即可找出全部该种差错。例如：某处把"创建文明城"写成"创建文民城"，发现这个差错后，将"创建文民"输入人名库，然后点"显示人名所在位置"按钮，即可显示出含"创建文民"字样的篇目或页码及句子，很快即可更正多处差错。更正后把"创建文民"从人名库中删除。
    2.按笔画排序，"编辑助手"准确无误。稿件中会出现按笔画排序的内容，如编委会成员、编辑、采编者等。手工编排规则很难掌握，也很难操作。用WORD、EXEL软件排的也不够规范，"李、杜""刘、齐""未、末""土、士"等相同笔画的字往往排错。例如："刘斗深、李斌、李冬华、杜占军、周长兴、袁中文、温平、韩冬云"是WORD排序结果，而"编辑助手"给出的正确排序是"刘斗深、杜占军、李斌、李冬华、周长兴、袁中文、韩冬云、温平"，是完全符合国家标准《GB13000.1字符集汉字字序（笔画序）规范》的。
 
     
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