全市续志工作进入编纂阶段后，一些初稿相继完成。在这些初稿中，大都存在一个共性的问题，就是所记述内容过多、过细、过繁，志稿的篇幅大大超出了预期，与市志总体设想相违背。为了使志稿符合全市续志的编纂原则，达到"精"、"新"、"特"的标准，我们有必要分析出现该问题的原因，找出解决问题的办法，对于其它未完成的志稿起到引领和借鉴的作用。
在分析问题根源所在的过程中，笔者认为，一些编者在没有把握好志书的体例特征及条目的编写原则情况下，就进入了志稿的编写程序。于是出现这样几方面情况：一是编者对如何竖写不尽了解，认为志稿的竖写就是一年挨一年、一事接一事地记。他们经过资料搜集工作后，掌握了丰富而大量的资料，在他们的意识里，哪一部分资料都很重要，扔掉哪儿都觉得可惜，干脆都写进志稿里去。于是造成了资料堆砌，无形中增加了志稿的容量；二是编者没有选好记述角度。某些资料用于部门志比较合适，但对于市志来说却微不足道，编写者在没分清孰轻孰重的情况下，一律记入市志中，势必会增大志稿的篇幅；三是一些编写人员为了便于志稿的修改，减少再查找增补资料的麻烦，尽可能地多写一点儿，他们普遍认为删资料容易、增加资料难，这样会加大志稿修改量，人为地将问题后移；四是一些编写人员在条目的记述中，不能紧紧围绕条目的中心来记，无论相关不相关，只要是他们职责范围之内的，一并记入志稿中，造成"眉毛胡子一起抓"。此外，志稿中用词不精、交叉重复、逻辑性不强也是造成志稿篇幅过大的因素。
经过上述分析，笔者认为要解决目前志稿中存在的篇幅过大、容量过多、文字不精等问题，可以从以下几方面着手：
1、篇目设置问题
哈尔滨市续志的篇目从设置到多次修改，都是在初稿撰写之前完成的，虽然一次比一次合理，一稿比一稿贴近现实，但是由于计划和实际毕竟是有距离的，当初稿形成之后，就会发现一些篇目设置还是存在一定问题，需要根据条目的内容进行调整。有些条目所记述的内容缺乏资料性，显得比较空，无法成为独立的一个条目。比如在某一节下设有【人民建议办理】一条目，条目中只是记述了市政府对于征集来的人民建议具体采取怎样的工作程序和方法，包括对信的受理、筛选、交办、复信、调研等一系列工作的规定和要求，属于日常的工作过程。这些常规性的工作方法和程序化的内容是不必要写进志书中去的，如果去掉这些内容，这个条目就空洞无物了。因此，这样的条目没有存在的必要，若有必要交待，可将其内容高度概括后放在合适的位置简单记述。再如某节下设【国家公务员制度试点】、【国家公务员考核】、【国家公务员奖励】、【国家公务员培训】等等，【国家公务员制度试点】这一条目记的是1991-1994年国家公务员制度试点期间，国家公务员的考核、奖励与培训等状况。而后几个条目中分别记述了1995-2000年国家公务员的考核、奖励和培训情况。通过对志稿内容的了解，感到篇目的设置需要调整，因为这样的设法导致了后三个条目的内容记述的不完整，若将第一个条目删去，将内容还原给其它相应的条目中，属于考核的内容放到【国家公务员考核】中去记、属于奖励的内容放到【国家公务员奖励】中去记、属于培训的内容放到【国家公务员培训】中去记，有关国家公务员制度试点的总体情况可在章下序中反映。这样，既保证了条目的完整性、增加了篇目的合理性，又减少了不必要的条目设置。
2、章下序问题
作为章下序，或分类记述，或按时序直述。其内容是对一个行业总体情况的高度概括，反映的是全貌而不是局部。起到提纲挈领的作用，它是不应记述具体细节的，也不应与正文重复记述，在文字量上以不超过3000字为好。而目前已完成的初稿中章下序部分记述普遍过多、过细。其中有的夹杂着不少对事物的具体记述，包括概念、文件规定等；有的像教课书一样，运用了"一、（一）、1、（1）、①"等大大小小的标题，一层套一层；有的章下序几乎是节下条目的翻版，内容大量重复。整个章的文字量为9万，而章下序就用了1.5万字，占全章的六分之一，这是不合适的。读者展开志书，想了解某个行业的基本情况，首先映入眼帘的就是章下序。因此，编写人员应在章下序上多下些功夫，在通过精炼、准确的语言进行高度地概括的同时，尽量做到文笔生动而优美，力求达到其内容与形式完美的结合。
3、选取资料问题
这里主要包括主体资料和背景资料。
主体资料的选取要本着突出重点、舍去一般的原则。有些志稿中在资料选取上存在的问题是只要是他们做的事，无论是否有必要，一律写进志稿。包括抗洪抢险的表现，理论学习与写调研文章及获奖情况，使主体资料选取过于宽泛，易导致偏离主题，加大了志稿的文字量。如【劳动服务公司】，没有将如何安排就业情况作为主要记述内容，却大量反映了劳动服务公司的发展业绩、产品开发、获奖情况。【技校培训】大量记述了技校运动会、比赛、文艺汇演方面的内容。他们的问题是没有抓住记述的重点，没有紧紧围绕条目的中心来写。还有一些志稿中记述了事情的整个过程，如某部门就某一工作如何学习其它省市经验，如何向市政府打报告，市政府如何批复的，由某某人负责此项工作，又有哪些部门参与此项工作的实施，等等。
背景资料的运用也同样要科学合理，有些背景资料用得过多、记述得过细，比如某条目在记哈尔滨市的某方面状况之前，用了相当多的笔墨来写国家的有关政策和规定，写得十分详细具体，之后，又写黑龙江省有哪些相关的政策和规定，写了三、五百字也没进入正题，这样选取背景资料不合适，应该重点记哈尔滨市的情况，国家和省的情况只能作为背景资料一笔代过。
4、记述方法问题
志书讲求横分门类、纵述史实。篇目确定后，我们面临的重点问题就是如何纵述史实，也是记述的难点所在。如何从记述中体现出事物的发展变化来。
首先，调整好记述角度。要站在全市一部志的高度，分清属于市志还是部门志的资料，记述过程应紧紧围绕中心，集中反映主题。
其次，增强记述的逻辑性，使条目内所记的内容更有条理。可将事物的各个要素分层次记述，每一要素应以时为序，以事物的发展过程为序。
再次，把握好竖写原则。竖写包括三要素，也就是起始、转折和现状，不能记成流水帐。起始要记述清楚，既然本届修志是一个新的记述时段，那么在记述某一事物时，对其起始情况就应做一个较为清晰的交待。不同情况区别对待，分别采取相应的方法，事物发端在本届修志断限内的，要着重记清其起始，包括其产生的原因和背景。事物发端于1991年以前的，如果首届志书没有记，可以适当向前追溯，到能说清楚为止。首届修志中已有记载的，可将1991年前的情况用几句概括式的语言做一个交待，做好两届志书的衔接。关于转折的记述，编写人员应抓住哪些是导致事物转折的因素，具体情况及采取哪些措施，取得哪些效果，这些都是志稿中所要记述的重点，几年没有变化的内容可以略记，几年中有着相同的变化，可以合并记述。现状的记述不能过于简单，这也是起到承上启下的关键部分，不能忽视。记述方法得当了，志稿的篇幅自然也就得到有效控制。
5、文风的把握问题
由于是众手修志，编者在文风的把握上各有千秋。但不管怎样，有一点是共同的，就是应该做到语言精炼。但目前有的志稿中还做不到。举个简单的例子，有的志稿中出现"1991年至2000年这十年间"的句子，也有如"1991-2000年"的表述，相同的意思，但表达的形式却不一样，哪个简洁哪个繁琐一目了然。还有表格的使用要合理科学，表应该反映量的变化，而文字应反映量变的原因，文字中不记或少记数字资料，要避免文表重复现象。表格的内容含量不应是单一的，相同形式的表格能合并的就不要分设。我们应通过表格形式，达到提高志书质量，压缩篇幅的目的。还有关于文件的记述，不要使用文件号，我们在搜集资料和编写资料长编时强调要写明文件号，这在那两个环节中是十分必要的，是便于核实与查对资料的准确性，但进入编写阶段在志稿中可不记文件号，也许有人认为这是一件微不足道的小事儿，笔者粗略地计算，整个志稿中有千余个条目，每条中记2个文件号，就是2000多个，难道不值得注意吗？此外，还存在相同的内容在不同的条目中重复记述，工作总结照搬照抄等现象。这都是不符合志书写法的，应尽早"消灭"。
虽然以上情况只是初稿中存在诸多问题的一个方面，但我们却不能忽视，应具体问题具体分析，特殊问题特殊解决。所谓"不积跬步无以至千里"，我们要加强学习，深刻领会省、市续志的指导思想，把握好条目的编写方法，认真解决当前出现的每一个问题，抓住记述重点，修改篇目，精炼文字，尽可能为志稿"消肿"，实实在在地为提高志稿的质量做出努力。 |
