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  刊次：2012.增刊（总第65期）  
  类别：志办动态  
哈尔滨市地方志资料年度化工作培训讲稿（节选）
葛妍
（作者系哈尔滨市人民政府地方志办公室编审指导一处处长）
     
    大家好！
    今天，我们举办地方志资料年度化工作培训，进一步深入学习贯彻《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》和《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》，使广大地方志工作者熟练掌握资料年度化工作法制化要求和一些基本知识，研究新情况，解决新问题，促进我市地方志资料年度化步入常态化、规范化、法制化发展轨道。
    一、为什么要开展资料年度化工作
    （一）背景   
    1、从历史上看
    我市首轮修志工作启动于1982年，上不封顶，下限到1990年，记述的时段平均在百年以上，工作周期17年。我市第二轮修志工作启动于2000年，记述时段为1991―2005年。根据现实工作基础和推进进度，最终完成二轮志书出版还需要几年时间。编纂过程中承编单位在资料的核对和补充上作了大量工作，花费了很多精力。特别是二轮修志的记述时段仅15年，工作周期近15年，记述时段和工作周期基本相同，严重影响了志书功能作用的及时发挥，加大了编纂工作成本，很大程度上导致志书出现一些先天不足，记述不详、资料不实的情况，志书质量因此受到较大的影响。究其原因，主要是资料不足、不实造成的。
    2、从现实上看   
    为了避免修志资料的缺失和不足，消除修志工作“编着历史的，丢着现实”的状况，2008年6月，市政府出台了《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》，从制度上给地方志资料工作以保障。2010年召开全市地方志业务工作会议，从资料年度化的重要意义、工作程序、基本形式等方面对全市资料年度化责任单位的工作人员进行了培训，全面推进地方志资料年度化工作。
    （二）资料年度化工作的必要性
    1、资料年度化工作是提高志书质量的基础
    2、资料年度化工作是提高修志效率的关键
    3、资料年度化是地情信息的重要来源
    （三）基本原则
    资料年度化工作要坚持全面、系统、准确的基本原则。
    全面：是指资料所涉及单位和部门的主要职能和职责；
    系统：是指资料要完整体现职能和职责履行的基本过程和结果，保证事物变化的脉络不间断，因果关系清楚；
    准确：是指资料要符合客观实际，各种形态的资料之间不相互矛盾。
    二、开展资料年度化应该作哪些工作
    （一）资料年度化的含义和属性
    1、含义：
    资料年度化是指以年度为单位，对哈市行政区域内地方志书编纂所需资料进行的搜集、整理和保存工作。
    2、属性：
    （1）时间性。
    （2）地域性。
    （3）行业性。
    （4）资料性。
    （二）年度化资料的基本形式
    一份完整的年度化资料就是将责任单位年度主要职能工作的发展变化情况（包括政府的行政行为）或责任单位履行职责的情况采用电子文本的形式记录下来，形成一份反映责任单位年度全貌的电子资料。包括文字内容和音像、图片、图表等非文字内容。其表现形式有专题，人物，大事记，重要文件或文献，音像、图片、图表等方面。如图所示：（略）
    这个图把责任单位的年度资料分成两个方面：一是文字记载的；二是非文字记载的。搜集、整理这两方面的资料，能够全面地记录历史，反映全貌。
    （三）年度化资料编写要求及实例分析（以下要求主要针对市直责任单位，区、县（市）责任单位可以参照进行）
    1、责任单位要编制提纲
    （1）含义
    做好地方志资料年度化工作，首先要制订一个较为详细的搜集资料的提纲。资料年度化提纲是年度资料的基本框架，各责任单位依据自身的职责范围，实际情况形成提纲，提纲涉及的内容尽量全面、广泛，以便后续最大范围地搜集，宜多不宜少。与市志办相关处室协商后形成最终的编写提纲。
    （2）提纲内容的构成
    图（略）
    提纲是框架；专题是主体，附件包括人物，大事记，重要文件或文献及音像、图表、照片等。
    （3）基本要求
    ①提纲最多体现两个层次，如果资料本身层次多，可以只在编写内容中体现。
    ②提纲要随着职能变化而调整。年度资料要按照提纲变化进行搜集整理。
    ③提纲要系统、全面，特别是图片、音像资料要想办法搜集全，尽量不要丢失资料；提纲要规范，注意表现形式的统一，以便于存档与查阅。
    2、提纲内容的编写要求
    （1）专题
    1）含义
    专题是反映相关责任单位某一方面的情况。若干个专题组成主体资料，反映相关责任单位年度工作发展变化及主要职能的履行情况。 
    2）内容
    专题内容可参考以下几个方面：
    （1）重要决策、重要工作部署、措施及其实施情况等。
    （2）基本条件，如机构、人员（包括领导）、经费、基础设施等；
    （3）管理情况，如相关政策、法规、制度的颁布实施情况以及重大改革等；
    （4）统计数据，变化较大的重点业务要有横向、纵向比较的数据；
    （5）特色特点，以及发展变化中的典型事例；
    （6）背景资料（说明情况发生及变化的时代背景、事件背景及政策依据的资料）、佐证资料（对专题资料加以说明，增强专题资料真实性和可信度）。
    3）编写方法
    专题资料编写一般采用“剪纸法”，也就是围绕某一个主题把“散”资料变为“集”资料，即把分散零星的资料集中整合起来，变成主题比较鲜明的资料。主要有以下几种：
    ①原文归纳
    有的专题搜集的原始资料分散、零星，不集中、不完整，且所涉及原始资料的件数又很多，如果将这些原始材料全部保留，又没有太多的实用价值和实际意义。
    有的专题资料搜集涉及到责任单位的多个部门，常常容易出现一些内容记述上的不同，如记述同一个事物，前后不一样、自相矛盾。主要原因是从本部门考虑，对全局宏观情况、各部门之间的联系关注不够。而要整体反映某专题的全貌，则需要资料年度化工作者依据各个部门提供的资料，结合全局大事记、工作总结、网上动态等宏观性资料进行归纳整理。
    原文归纳时要将专题所需内容按原文实录，进行符合原意的归纳。在必要处加连接词或作简要说明，保持原始资料的原貌，紧扣主题，言必及事，忌用空话、套话。
    ②全文实录
    有的专题搜集的原始资料集中、完整，如“人大会议文件汇编”、“哈尔滨市人民政府公报”等文献的实用价值和实际意义都很大，最好是全文实录，不加更改。
    “人大专门委员会”内容在二轮《哈尔滨市人民代表大会志》（1992.12－2007.1）部门志 第四章（约5万字）下分两节：
    第一节  设置和组成人员 
    一、设置 
    二、组成人员  
    第二节 主要工作 
    一、审议、提出有关议案
    二、参与地方立法工作 
    三、协助常委会开展执法检查 
    四、协助常委会开展工作监督  
    （2）、附件
    1）人物
    ①标准
    以该人物对社会的贡献及影响大小为收录标准。
    以下人物可以记入人物传或人物录：哈尔滨市党政正副职领导人，部队战斗英雄、烈士，省级及以上劳动模范，中科院、工程院院士，著名华侨，各行业（事业）中有突出贡献的管理者、企业家、专业技术能手，其他领域有突出成就的人物，影响重大的受党纪国法惩处的人物。
    ②内容
    人物资料主要记载在哈尔滨工作或活动并做出突出贡献的人物事迹，也可适当记载在外地工作并产生重大影响的哈尔滨籍人物事迹。人物资料包括人物传资料和人物录资料。
    人物传资料全面记述上一年度去世的符合收录标准人物的生平事迹，详细介绍生平事迹。
    人物录资料着重记述在世的符合收录标准人物的主要事迹。
    人物传资料和人物录需附电子版1寸证件照片1张（彩色、黑白均可）。
    ③要素
    人物传资料和人物录资料的基本要素包括姓名、别名、性别、出生年月日（已逝者加逝世年月日）、籍贯、学历、政治面貌、主要事迹（党政领导还要反映其在重大决策、措施、改革等方面所起的作用）、主要成果、曾获荣誉和社会评价等。为使内容生动、形象，应重视搜集反映人物特点的资料，尽量发掘有代表性的事迹细节及其讲话或言论。
    人物传资料和人物录资料的基本要素一定要齐全，尽量以表格的形式体现。
    2）大事记
    ①记载范围：
    大事记资料反映对相关责任单位有重大影响的事物，即涉及全市范围的大事、要事。大事记资料的记载范围，一般包括以下几个方面：
    局级单位机构设置以及辖属变化情况；局级（含副局级实职）主要领导人的任免；重要会议及重要决定、决议；重大改革措施的制订与实施；重大专项工作、活动和重要事件；重要基本建设工程及重要设施的兴建及竣工；重要项目建成投产（开业）和企业、事业单位的成立；重大科学研究成果；工作中的重大失误及重大事故；重大案件；党和国家领导人、著名人士在本地区、本部门的重要活动；新生事物。
    注意不要把大事记记成部门大事记，要站在全行业角度选取。不要缺少要素。一条大事记就是一个简短的记叙文。时间、地点、人物、事件，这些要素要尽量齐全。
    ②编写方法：
    大事记资料以年、月、日为序排列，一事一条。日不明者置于月末记载，称“是月”；日、月均不明者置于年末记载，称“是年”。
    大事记的编写方法主要有两种：
    一种是大事记记述采取编年体的编写方法，这是常用的一种方法。另一种是纪事本末体记法，是以事件为主线，将有关专题材料集中在一起。
    两种编写方法可以相互结合运用。
    3）重要文件或文献
    重要文件或文献是指相关责任单位具有重要存史价值的文献资料，包括与责任单位有关的文件、政策法规、工作报告、调研报告、领导讲话、会议纪要、专题报告、报刊资料等。
    4）音像、图片、图表
    音像、图片、图表反映相关责任单位基本面貌、重要事件、重要会议、工作进展、工作成效等内容，对责任单位专题资料起印证、补充作用。音像、图片等内容原则上保留原始状态，不重新翻拍和制作，并要附有与之匹配的文字说明。
    ①音像
    包括光盘、碟片、录音带、录像带、唱片、激光唱片、激光视盘。
    音像视频资料形式包含两种：一种是地情信息文本资料的印证和补充。一种是相对独立的资料。相对独立的视频资料在选材上应是大事，并且要具有典型性、代表性。
    在内容上，音像资料要起到与专题资料的相互印证和补充作用。如旅游局的“水韵夏都”视频，对该局的专题资料【湿地游】起到了很好的补充作用。
    ②图片
    图片资料包括地图、各类事物发生变化的示意图、历史图片、现状图片、实物图片。
    主要景区、标志性的建筑物，应实地拍摄，制成图片。选材要准确、立意鲜明、内涵丰富、主题突出、构图严谨、主次分明、纪实性强、适当对比。文字说明要素全，有时间、地点、事件、人物等简明准确的文字说明，最好注明摄影者。注重存史价值，避免领导人物图片、会议庆典活动图片过多。
    例：图（略）
    5月16日，山东东营，李俊民给住在“爱心家园”的流浪者分饭。自1997年开始，在外做生意的李俊民不断把路遇的流浪者带回家，给予关心和帮助，并成立了“爱心家园”。15年中，先后到"爱心家园"的流浪者达一千多人，平时在家园的流浪者有20多人，多时达四五十人，这些人来自20多个省份，有李俊民自己带回来的，也有好心人遇到后送来的。其中经李俊民联系回到家中的有800多人，有些人家庭住址偏僻的，李俊民则亲自把其送回家中。董乃德/摄
    本例特点：内容具有代表性。文字说明要素全，有时间、地点、事件、人物等简明准确的文字说明。质量好，像素高，图片清晰。
    ③图表
    图表要求简单明了，层次清楚；标题简明扼要；注明计量单位。标目用语简练，内涵确切。表内有纵向标目和横向标目。
    例：市工信委图表资料。图、表（略）
    总之，附件包括人物、大事记、文件文献、音像、图片、图表，主要是对专题资料进行补充和印证，起辅助作用。
    三、资料年度化工作程序
    （一）责任分工
    资料年度化工作由责任单位（包括各区、县（市），市直和各级驻哈机关及企事业单位）负责。
    具体工作由责任单位指定专门处室承办资料年度化工作，负责组织、协调、汇总和报送年度资料。
    市志办负责对资料年度化工作的指导、审核、督促、检查。
    （二）确定提纲
    责任单位应在每年3月末前，依据上年度的主要职能和实际工作情况，形成上年度资料搜集提纲报送市地方志办公室审查核准。
    （三）综合汇总
    责任单位依据资料年度化提纲搜集资料和编写专题，采取适合自身的方式履行内部审核把关程序，并在资料中以“编写说明”的形式记清参与编写和审核把关人员备查。
　　（四）存储报送
    责任单位可根据各自的需要和条件，保存相应介质的年度资料，并于每年11月以电子版（光盘）形式向市志办报送上一年度资料，同时报送工作单。各项资料应按类别分别储存在“提纲”、“专题资料”、“人物资料”、“大事记资料”、“重要文件或文献资料”、“音像、图片、图表资料”等文件夹中。
    表单（略）
    今天的辅导内容是我们市志办在修志工作和这几年资料年度化工作中的一些体会。有不当之处，欢迎大家指正。有不清楚的，请与我们联系交流。
    资料年度化工作需要我们在实践中加以完善，需要我们在实际工作中总结好经验、好作法。真诚希望大家把工作的好经验、好作法及时反馈给我们，更好地推动我市资料年度化工作更上一层楼，为修好志奠定坚实基础。
    谢谢大家！
 
     
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