资料年度化工作是哈尔滨市地方志工作的创新之举，是建立地方志工作长效机制的可靠保障，是科学开展地方志书编纂工作的坚实基础。2008年6月，市政府办公厅转发了《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》，全市资料年度化工作正式启动。市档案局从档案工作实际出发，科学谋划，积极部署，真抓实干，有力推进了档案资料年度化的启动和建设工作。
一、提高认识，加强领导，为档案资料年度化工作提供组织保障
哈尔滨市地方志资料年度化工作启动后，市档案局党组非常重视，多次召开专门会议对档案资料年度化工作进行安排和部署。要求举全局之力，切实抓好资料年度化工作的启动和建设。一是重新改组，成立了局地方志编纂工作委员会。一把手亲自挂帅，各位副局长鼎力相助，各处处长积极配合。责成专门处（室）负责档案资料年度化工作。为了更好地开展工作，我们加强了人员配备。选配了一位大学生专门负责，返聘了一位在档案工作战线上工作多年的老同志协助做好资料年度化工作。配备了电脑、打印机、照相机、扫描仪等必要的工作设备，为档案资料年度化工作的顺利推进提供了有力的保障。二是健全制度，使档案资料年度化工作有据可依。重新修订了《哈尔滨市档案局地方志编纂工作制度》，编制了《哈尔滨市档案局地方志编纂工作规划》。按照《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》和《哈尔滨市地方志资料年度化主要内容及编写要求》，结合档案工作实际，制订了《哈尔滨市档案局资料年度化工作制度》。明确要求局（馆）各处（室）对年内形成的档案资料及时收集、整理和保存。三年一个周期，编制一份资料长编目录。资料长编的制订要因地制宜，按需设题，力求集中反映该年度档案工作发展变化情况等，使档案资料年度化工作更具实际操作性，保证了资料年度化工作的顺利启动。
二、主动沟通，协同作战，及时化解档案资料年度化工作难题
全市地方志资料年度化工作启动之初，面对这个新生事物，市档案局虽然有决心也有信心干好这项工作，但由于没有一整套可操作性的规程，因而感到没有方向，无从下手。为千方百计地做好档案资料年度化工作，我们主动出击，采取广泛沟通、协同作战等策略。一是与市地志办沟通，将有关同志请到局里，针对资料年度化工作进行专项讲解和辅导。基本掌握了资料年度化工作的主要内容和原则、资料长编的写法和注意事项等关键性问题。在平时工作中，注意多沟通，对在资料年度提纲和年度资料撰写过程中存在的问题，通过电话、传真、QQ通讯等便捷方式，主动与地志办有关负责人联系。解决了困难，明确了方向，有序地推进了档案资料年度化工作。二是调动局内其他处（室）的积极性，确保工作落到实处。档案资料年度化工作覆盖面广，涉及到局内的各个部门和处（室）。为将工作落到实处，市档案局多次专门召开中层干部会议，局领导就档案资料年度化工作进行部署和安排。要求责任处（室）设2名人员专门负责，每个处（室）设一名人员具体落实，各处处长严格把关，确保档案资料收集的全面性和准确性。对局（馆）的重点工作和创新工作，修志人员全程跟踪，在掌握第一手资料的同时，还协助相关处室做好资料归档工作。通过利用一切有利因素，调动一切可以调动的力量，使档案资料年度化工作得以顺利启动，走上了健康发展之路。
三、求真求准，真抓实干，扎扎实实推进档案资料年度化工作
市档案局开展档案资料年度化工作不是停留在口头上，而是真抓实干，实打实地启动和建设。一是明确了档案资料年度化工作的主要内容。按照《哈尔滨市地方志资料年度化主要内容及编写要求》，针对档案业务工作流程，逐项研究和分解，确定了档案资料年度化的主要内容。细化了档案管理、档案利用、档案指导、档案法制、档案宣传教育、档案编研、档案国际交流与合作等具体档案业务工作资料年度化的主要内容和要求，确保档案资料年度化工作落到实处。二是认真做好档案资料年度化提纲和年度资料的撰写与报送工作。按照编写要求，撰写了2006-2008年档案资料长编。从十一个方面全面概括了三年来的主要工作，以图文并茂的方式形成了约2.5万字的文稿，按照市地志办要求及时报送。2009年我局报送的档案资料年度化提纲被作为写作范本在全市地方志工作会议上广泛交流。三是对年度档案资料及时归档，保存备查。依据相关要求，对局（馆）年内形成的档案资料进行整理和保存。防止"编着历史的，丢了现实的"。在对年度档案资料进行整理时，我们严格按照档案整理标准和要求进行，对收集的资料进行逐份鉴定，按照档案分类原则进行了科学分类。依据地方志编纂工作的有关要求，按照档案业务类别形成了2006-2009年档案法制工作、档案监督指导工作、档案管理工作、档案编研与利用工作等业务档案十大类15盒档案，为做好下一轮修志工作奠定了坚实的基础。
四、积极挖掘，深入开发，采取多种形式利用地情资源
市档案局在开展资料年度化工作过程中，积极研究和开发利用地情资源，为档案工作服务，不断发挥地情资源的资政作用。一是为局（馆）工作服务。2006-2009年年度资料提纲和年度资料形成定稿后，我们将资料挂接到全局局域网上，在编写《哈尔滨市档案工作大事记》、《哈尔滨市档案局（馆）建立和发展历程》等档案编研资料和党史资料时，成为很好的参考和借鉴。二是按照专题，根据利用者的需要，将档案法制、档案编研利用、档案监督指导等编辑成册，分发给局领导和各处处长，年度档案资料成为领导全面了解和掌握档案业务工作的快捷渠道。三是将整理编辑好的年度档案资料，分别存放在馆利用大厅和局机关资料室，既方便社会各界前来查询、又方便局内干部学习借阅。做到了年度档案资料搜集、编辑和管理一体化，充分发挥了方志资料在推动档案工作，促进经济社会发展中的积极作用。
几年来，市档案局在档案资料年度化工作中虽然取得了一些成绩，但和兄弟单位相比，还有很大的差距，自身还存在一些问题，如档案资料搜集工作还有遗漏，资料年度化提纲结构还欠科学，地情资源开发利用还需要进一步加强等。在今后的工作中，我们将以这次会议精神为动力，学习先进，弥补不足，围绕中心，结合档案工作实际，努力做好地方志资料年度化工作，为全市地方志工作再上一个新的台阶做出新的更大的贡献。 |
