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  刊次：2011.增刊(总第58期)  
  类别：工作交流  
全面落实《地方志工作条例》 积极开展资料年度化工作
延寿县地方志办公室
     
    延寿县地方志办公室在深入学习《地方志工作条例》，落实"一纳入，五到位"的同时，积极开展资料年度化工作，具体做到"四统四专"。
    一、统一认识，专题计划
    我办在2008年接受哈尔滨市人民政府办公厅转发的《关于哈尔滨市地方志资料年度化实施办法的通知》后，召开了由政府办主管主任参加的业务学习会议，认真学习通知内容，分析通知特点，领会通知精神，明确通知要求。通过反复学习，志办同志对资料年度化工作有了更透彻、更深入的认识。
    首先，资料年度化工作是我市地方志系统深入学习科学发展观的具体工作体现。地方志工作是一项长期的、艰巨的历史任务。第二轮修志中存在很多的问题，资料丢失，资料不准确，一些好的资料无法考证。这些问题严重影响到志书的质量，浪费了大量的人力和物力。而资料年度化工作正是针对这些问题而及时开展的，是地方志工作科学可持续发展的新要求。
    其次，资料年度化工作是全面贯彻《地方志工作条例》的重大举措。资料年度化工作的开展能够促进地方志资料收集、整理、考证、积累、保存工作制度化、规范化。
    第三，资料年度化工作是做好第三轮修志工作的坚实基础。此项工作的开展可以全面、客观、系统地收集保存各个方面的资料，能够及时的予以考证，保证了下轮志书的资料质量。
    在提高认识的基础上，我办制定了《延寿县地方志资料年度化计划提纲》，对资料年度化工作的实施做出了明确的安排。
    一是确定编写的内容和要求。按照哈地方志年度资料的编写内容和编写要求，结合我县实际收集、整理、积累全县各条战线年度资料。以专题形式整理分类，形成资料长篇。坚持存真求实的原则，如实反映行业的人、事、物、时间、地点以及相关的数据、原因、经过、结果等。行文必须符合《哈尔滨市地方志编写行文规定》，采用规范语体文，避免以工作总结代替资料长篇。 二是确定编写人员。设专人收集、整理全县各条战线的资料。落实到每个人头，各负其责。联系各部门单位，设立联络员，建立联络员名单登记造册，采取电话和网络等联系方式。三是确定编写时间。2008年重点负责2008年1月1日至2008年12月30日全县的资料收集和整理工作。2009年1月起，全面收集整理2006年1月1日到2007年12月31日的所有资料。2010年起，每年的1月份开始收集、整理上一年度的资料长篇。
    二、统一协调，专项部署
    资料年度化工作是一项长期的任务，具有涉及部门广，任务量大的特点。2008年末，我县的资料年度化开始实施。在资料收集过程中遇到了很多的问题，例如：一些部门对这项工作认识不到位，缺少收集整理的人才等，造成了此项工作不能及时、保质保量的完成。针对这些存在的问题，我们采取了有效的措施。
    一是召开会议，动员部署。工作初期，我县召开了由主管副县长亲自主持的资料年度化工作启动会议，由各部门的主要领导参加。在会上对资料年度化工作的重要意义予以强调。将地方志工作列入2009年县委县政府重点工作，纳入各部门目标管理范围，定期进行考核。2010年按照上级精神，个别科局合并，为避免在科局合并过程中造成的资料流失，主管领导对此项工作进行了重新部署，并于2010年3月10日由政府办下发了《关于征集2006-2009年度资料及设立联络员的通知》文件，由地方志办公室负责协调，各部门积极配合，使此项工作得以顺利开展。
    二是结合实际，加强指导。资料年度化工作所需的资料对各个部门内容要求不同，很多部门的负责人员对资料的编写要求掌握不好，上交的资料存在很多问题。对此，我们采取个别指导的方法，负责资料年度化的工作人员亲自到资料达不到标准的部门进行耐心指导，得到了各部门的理解和配合。针对各部门的不同要求，制定编写了各部门《资料年度化所需材料》的纲要。通过与部门领导沟通，与资料编写人员交流，反复研究，最终编写成基本符合要求的资料长篇。
    截止目前，2006-2010年五年间共收集资料90余万字，年均收集资料18万字，全县资料年度化所涉及的92个部门中，基本达到要求的有75个，占总数的82%，其中县委县政府直属部门69个，完成53个，占80%；中省直单位23个，完成8个，占35%。
    三、统一管理，专人负责
    资料年度化工作是一项长期性工作，收集上来的部门资料的整理和保存尤为重要。
    一是工作制度化。我办制定了《延寿县资料年度化工作制度》，对资料年度化工作进行了具体规定。实行"双收集、双整理、双保存"的工作制度。双收集是由部门先期进行收集，经我办人员验收后对缺少的内容进行汇总，重新进行补充，力求资料的全面、完整。双整理指由部门负责人员先整理成资料长篇，我办人员在验收的同时进行第二次整理，去芜存菁，力求资料的精炼、规范。双保存是指对所收集、整理的资料通过电子版和文字稿两种方式进行保存，力求资料的完善、安全。
    二是管理规范化。申报上级部门，成立了延寿县资料年度化工作小组，由第二轮修志中担任编辑工作的两位同志具体负责此项工作。在资料的收集、整理中经常及时地对部门负责人员及联络员进行有效的业务指导，使资料质量得到提高。
    三是机制长效化。资料年度化工作以年度为单位，各部门每年都要进行此项工作，如果频繁的更换负责人不利于工作的开展，影响资料的质量。为此我办在下发的《关于征集2006-2009年度资料及设立联络员的通知》中，明确要求各部门设立一名有一定写作能力并热爱地方志工作的联络员，长期负责此项工作，以便互相沟通和此项工作的顺利开展。
    四、统一规范，专业培训
    将资料年度化工作作为培养、锻炼修志队伍的展示平台。各部门的负责人员对资料体裁的掌握程度，直接影响到资料的质量。为了提高联络员的业务水平，我办制定了"三学一奖"方案。
    一是自主学。依据《关于哈尔滨市地方志资料年度化实施办法的通知》，结合我县的实际情况，制定了《延寿县人民政府地方志编纂办公室2006-2009年年度资料主要内容及编写要求》，对所收集资料主要内容和编写要求进行了统一规范，做到有章可循。各联络员通过自主学习，基本能够掌握资料年度化工作中所收集、整理、考证资料的要求，所上交的资料基本符合标准。
    二是指导学。对于在搜集资料中个别部门存在的问题及联络员工作中出现的困难，工作人员及时进行指导，帮助他们分析问题，解决困难，提高业务水平。
    三是集中学。制定了联络员培训计划，争取每年都进行一次集中培训。提高联络员的写作水平，培养一批能够熟练掌握修志业务的人才，以便在下轮修志中发挥作用。
    四是表彰奖励。积极争取一部分资金，在每年的集中培训会上对上年度资料年度化工作优秀单位和个人进行表彰奖励，肯定他们的成绩，激发工作热情。
    今年年初，为更好更完善延寿的资料年度化工作，经县委、县政府同意，我们组成了一个写作班子，聘用11名老同志，以记实的形式编写《腾飞延寿》，重点补充"十一五"期间延寿各条战线所发生的巨大变化。为未来的资料搜集前移，使得资料的遗失率降低。可以大幅度提高资料的利用率。从而提高资料年度化工作和下届志书的编纂质量。
 
     
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