资料是修志的基础，资料的质量是志书质量的核心，对这一方志名言，我们在实践中不断加深认识和理解。续志工作一起步，我们就吸取首志的教训，把资料的收集与整理摆在续志准备工作的重要位置，加强领导，有计划、有步骤、有目的，一环扣一环地展开。具体抓了5项工作：
一、编写大事记。我们把编写大事记作为续志资料准备工作的切入点。通过这项工作，全面了解市政协10年工作的基本情况。同时，为编制续志资料大纲提供线索和依据。具体做了两项工作：一是按年度调阅档案，按时序将大事作摘录。二是综合整理资料，编出年度大事记。翻阅1991-2000年300余卷档案，一千多万字。编写出1991－2000年市政协大事记10余万字。
二、收集资料。收集资料，我们做了两项工作：(一)编制资料收集大纲，它是续志收集资料的总体框架和资料收集的指南。在工作实践中我们深深地体会到这一点。首志，由于市政协修志工作起步晚，修志人员又频繁调动，加上任务急迫，我们来不及学习和掌握修志理论和基本知识，而是趟着干。几个人按编目一分工，各自按自己的认识去收集资料。当试写志稿时，才发现最重要的一点就是，收集的资料虽多，但需要纳入志稿的资料又缺乏，不得不采取边学习、边收集资料、边写试稿，工作始终处于被动、忙碌、精神紧张状态中。同志们在分析问题的由来时，一致感到在收集资料时，缺少计划性，多了盲目性。总结教训，我们把编制资料收集大纲，列入计划中。在编写大事记的基础上，参考首志篇目，并经集体多次讨论研究，形成了l章6节26目的资料收集大纲。经过这段工作，我们认为这项工作有利于把大家的思想和认识统一到"大纲"上；有利于规范资料收集的范围、内容和要求，避免盲目性；有利于探讨续志篇目的编制。(二)根据资料收集大纲的要求和内容，本着材料要翔实、宁多勿缺的精神，全面展开了资料收集工作。到目前为止，已收录资料卡片的资料近80余万字。
三、编制续志篇目。篇目设计是否科学、框架是否合理，是否符合时代的特征至关重要，决定志书的质量，因此，我们把设计篇目工作视为关键一步。
1999年初，我们编制的资料收集大纲，就是对续志篇目的一次初探。开始我们还没理解我市续志总体部署和指导思想，认为市政协首志篇目的基础框架可以延续使用。因此，这个篇目基本上是首志篇目的再版。1999年5月，市志工作会议后，我们先后对篇目进行了3次探索，相继提出了3个篇目草稿，最后形成1章4节9目的续志篇目。这3次探索，也是不断暴露问题、又不断解决问题和不断提高认识的过程。我们在编制篇目中遇到的问题很多，主要的是：(1)没有摆脱部门志老框架的束缚，整体与局部的关系没有摆正。如，篇目的第二稿，在结构设置上虽突出了"新"，但多属于本部门在履行职能中的一些工作方法、渠道、领域等方面的内容，而淡化了在10年大变革中，市政协服从和服务于以经济建设为中心这条主线，时代特征不够鲜明和突出。(2)个性特点不突出。如，在第二稿中，虽然把政治协商、民主监督、参政议政分别各设立一节，突出了政协的特色，但反映政协统战性、民主性的特点就不够突出，如在反映调动、发挥各民主党派、工商联、各人民团体的作用上，在反映发挥政协整体优势上，反映人民政协工作团结与民主两大主题等特点，在立目上缺乏力度。在编制篇目第三稿前，针对存在的问题，在深入学习、领会续志指导思想和基本要求的基础上，在市志办具体指导和帮助下，我们确定3个把握原则：一是突出整体，摆正位置。即要坚定不移地贯彻市一部志的要求，摆正局部与整体的关系，排除部门志的痕迹；二是突出重点。紧紧围绕改革开放、经济建设、社会发展和群众关心的重大热点问题谋篇立目；三是突出政协特点和优势。鉴于市政协志是市志的一章和在文字容量上要求"轻型"等情况，认为，在章首可设《综述》一节，主要立意是：通过综述突出反映政协一章的特点优势，显示个性；纵览市政协宏观大事大要和历史发展、变化及现状的史略，展示一章在市一部志中的不可取代的地位。同时也有利于补缺，如有些重要事物不能立节目的，可在综述中覆盖。
四、编写资料长编。首志，由于我们没有编写资料长编，给撰写志稿带来了诸多问题和困难。如，志稿怎么写?当初我们还没有意识到有多大困难。认为不就是横排竖写、纵不断线、横不缺项，不就是叙述体，按事物的时序把史实记述下来而已。可是一试写志稿时，有的同志试写一节就反复了6次之多，也不成稿，其主要原因就是我们缺乏对资料的熟悉、消化、筛选和整理。有的同志只试写一目，就达3万余字，实际上就是资料的汇集。也因为没有机会对资料进行鉴定和考证，在试写志稿时，有的资料不敢用或采用上出现了错误。对篇目的设置、资料的使用等问题，也接踵而至。如要把对台宣传单立节、政治协商和民主监督要分别各立一节、学习宣传一篇要列篇首，乃至哪一级人物可以进志等等，使我们不得不停下来试写志稿，来统一思想，统一认识。那时，有的同志就说，如果当初我们也搞资料长编，何苦受现在这些罪，不仅没有加快工作速度，反而耽误了不少时间。因此，我们接受了以往的教训，在续志工作一起步，无论是领导，还是做具体工作的同志，都把编写资料长编的工作放在了计划中，并作为重要一环要求抓实抓好。
市志工作会议后，明确市政协志是市志的一章，仅几万字的任务。于是，我们对是否还需要编制长篇产生了动摇。认为文字量不大，首志又试过笔，长编可编可不编。主管领导得知这一情况后，及时地指出，续志文字量虽少，但对志书质量的要求则更高了，前期的经验是宝贵的、适用的，没有理由不把资料准备工作做得更细一些，踏实一些，为强化志书质量打好基础。并强调了资料长编的存史价值。
在编写资料长编中，我们具体做了2件工作：(1)学习和掌握编写资料长编的知识。一方面学习有关编写资料长编的一些著述；另一方面，走出去，向我市有实践经验的同志学习，直接请教。(2)研究确定资料长编框架。从专家著逑那里得知，编资料长编分3种类型：第一种叫汇集型，称是长编的初级形式。它要求编者按志书篇、章、节、目，对原始资料梳理后，分别归类，对号入座。横以类目分，纵以时为序，一一排列，不进行文字加工，基本保持资料原形。这种类型的要求，我们在收集资料入卡片中已基本做到，故未采纳。第二种叫做纂辑型，称是长编的中级形式。它要求把收集全的资料，进行整理、筛选、考订后，按修订的篇目，并结合资料本身的时序、因果关系、分类排比，显示出一定的规律性。再加以编者的观点，对资料进行取舍、归并、组合，经初步消化，用少量编者的语言，使之形成较为系统的叙述性的编纂资料，并认为这种类型有原始资料性质的长篇，容量大、可用性广。第三种叫做撰述型。称是资料长编的高级形式。它要求丰富翔实的资料为基础，通过认真分析、研究、综合、抽象，删繁就简，高度概括，采选撰著体记载。由于我们缺乏撰著能力和存史的要求，我们选择了第二种类型。
经过这段工作实践，我们感到编写资料长编好处很多，归纳起来有4点：一是进一步熟悉、消化、认识原始资料。二是进一步对资料进行梳理、筛选、归并、加工，可形成较为条理的资料新编。如有关国企问题，进卡片资料为136815字。经过上述工作后，纳入资料长篇为44016字，占进卡资料的32％。三是对资料进一步核实、修订和补充短缺。如，在编写资料长编中，发现关于市政协八届八次常委会议协商内容在记载上不一致。在大事记中记载的是协商人士安排问题。在协商材料中，记载的是协商非国有经济问题。在查常委会议记录时没有查到。在八届三次全会资料上，记载的与大事记相同。经过核实、考证，采用了后者。而协商非国有经济问题也确实有，只因在常委会议排序上出了误差。四是对资料的存史，提高、分析、综合、归纳等是志书之初纂不能逾越的重要一环。
五、细化篇目。这项工作既是前几步工作的深化，又是续志框架的细化。此项任务艰难而又繁杂。开始我们满以为有几十万字的资料长编作基础，提出一个细化篇目不会有太大难度，没有认真研究。虽然各自很快拿出了细化篇目，达3千余字，实际上是资料长编丛目，当然不行。这时，才引起我们重视，认识到细化篇目并不容易。如，篇目第二节为"政治协商"，节下立"改革开放、发展经济"、"精神文明建设、社会事业"两目。第1目"改革开放、发展经济"，是一个很宏观的框架。我们本着突出重点，并结合政协实际工作情况，将此目细化为国企工业经济、农业经济、个体私营经济3个条目。似乎篇目细化到此，也可以算作完成了任务。但当我们进一步探讨这3个条目应含哪些内容时，面对7万多字，340多个资料长编条目，真不知所措了。因为我们实在不了解要记的事物。是继续细化?还是等待修志时在说?尽管难度很大，我们取了前者。攻破这一难关，只有一条路可走，那就是踏踏实实地学习、不耻下问，踏踏实实的去实践、探索。我们具体做了四项工作：一是向专家学者请教，并在他们的指点下，我们学习了党的十三、十四、十五大文献、江泽民主席关于国企问题的讲话、市党史办编辑的《哈尔滨改革开放二十年》一书的有关部分、哈尔滨市1979-1998年大事记等有关文件和材料。学习后，我们再度向专家和学者汇报我们对有关问题的理解和认识，听取他们的帮助。二是对资料进行对接。即党中央对我们要记述的事物确定了哪些方针政策；市委、市政府在贯彻执行确定了哪些具体政策和采取的措施摘录下来；再翻阅资料长编细目，看市政协围绕市委、市政府的中心任务，在协商中提出了哪些意见和建议。经过资料的对接工作，使我们从政治上、思想认识上进一步统一到党的方针政策上，并有的放矢地指导篇目的细化。三是实践检验。在学习的基础上，进行篇目细化第二稿试写，并打印分别送请熟悉我市工业、农业等方面的专家帮助修改。四是加强了领导。编纂委员会的主任、副主任亲自讨论研究，亲自进行修改。现报送的细化篇目仍是讨论稿，有待市志办审阅后，再作进一步修改。
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