第二篇　档案馆工作
第二章　档案管理
第二节　检索、统计

　　一、检　索
　　（一）市档案馆
　　1969年，市档案馆建馆初期，馆内检索工具仅有案卷目录一本帐。1970—1973年，馆内
业务工作基本处于停滞状态，没有进行编目工作。直到1974年，开始将各全宗的案卷目录重
新进行编制。共编制案卷目录、资料目录225册，还编制了中共中央、国务院文件全引目录3
册。1984年，编写全宗介绍65个，其中包括12个历史档案全宗。1987年编写了《市档案馆简
介》。
　　1979年，开始编制卡片式检索工具。1980—1981年，编制专题卡片48247张，人名卡片
169338张。1988—1989年编制专题卡片20062张，人名卡片18083张。1990年，馆内共有专题
卡片75099张，人名卡片428054张，总计503153张。至1990年，共编制两大类（书本式、长
片式）7种检索工具计232册。
　　（二）区、县（市）档案馆
　　道里区档案馆建馆后编制的检索工具主要是簿册式，共有3种：案卷目录、全引目录、
全宗介绍。案卷目录按全宗划分，每个全宗分别装订永久、长期、短期3本目录，并编排案
卷目录号。全引目录是按全宗每个年度装订1本，共有182册。
　　香坊区档案馆建馆后编制了《全引目录》、《案卷目录》、《人名卡片》、《干部卡片》
等检索工具共计112册、100余万字。
　　阿城县（市）档案馆建馆后，除编制案卷目录外，还陆续编制了《全宗名册》、《全引
目录》、《干部任免索引》、《受处分人员索引》、《目录名册》等。1985年以后，又编制
了《全宗介绍》、《目录索引》等。
　　呼兰县档案馆建馆后，在相当长的时间内仅有案卷目录一种检索工具。1979年以后，编
制了《干部任免索引》、《干部处分索引》、《右派、中右分子处分索引》、《全县受奖人
员升级索引》等，档案经鉴定后又编制了全引目录57册。1990年，馆内共编制检索工具8种，
185册。
　　二、统　计
　　（一）市档案馆
　　市档案馆的统计工作始于1970年。当时只建立了档案利用情况统计。直到1976年以后，
陆续建立一些统计项目。根据统计工作要求和馆内实际情况，建立了以下几种统计形式：
　　全宗名册。是统计馆藏档案全宗的数量。项目有：全宗号，即全宗在档案馆内的编号；
全宗名称，即立档单位的全称；全宗案卷的起止年代；全宗案卷总数。档案数量分别用“卷”
和“米”作为统计计量单位。
　　案卷综合统计（总帐）。是馆内自行设计的，其项目有年代、全宗数、收进、移出案卷
总数，实有案卷数。使馆藏总数、变化情况一目了然。
　　全宗案卷统计分户帐。是馆内自行设计的，其项目有全宗号、目录（编号、册数）、收
进案卷总数、案卷起止年代和馆藏总数。清楚记载每一个全宗案卷的基本情况。
　　档案馆基本情况统计。国家档案局、国家统计局统一制发的统计表格，要求各级档案馆
每年填报一次。其项目包括馆藏档案全宗数、案卷数(总数、总长度［米］、零散文件长度)，
已整理编目档案，包括建国前档案全宗、案卷数（总数、米数）、其中革命历史档案全宗数、
案卷数；建国后档案，包括文书档案、科技档案（卷、册、袋、盒）、其他专业档案（卷、
册）、声像档案（本、盘、册），馆藏资料（种类、册数）、本年接收进馆档案（卷数、米
数），本年利用档案情况（人次，卷、件次，资料［册、份、次］、复制），本年编研档案
资料（种类、字数），档案馆面积（包括总面积、其中库房面积，本年度新增面积）。
　　档案利用情况统计。1970年开始建立了档案利用工作登记、统计制度。对历年档案馆接
待查阅档案的单位、人次，利用档案资料数量（卷、册）和利用档案内容、范围，定期进行
统计、分析，一般情况下是一年统计一次。1984—1985年利用档案数量较多时半年统计一次，
以此对档案利用工作情况进行分析研究、搞好利用工作的信息反馈，提高服务质量。
　　（二）区、县（市）档案馆
　　道里区档案馆1988年建立了基本情况统计报表制度，即按照市档案局的要求，每年上报
《档案事业基本情况统计年报》，其项目有档案事业管理机构、人员、馆藏，利用、接收、
专业教育、馆舍面积、档案事业经费等。此外，还拟制了《专兼职文档人员及现存档案情况
统计表》印发到区直各单位，填写后报到区档案馆。1989年6月，在全区范围内印发了《文
书档案基本情况统计表》，1989年12月和1990年12月，两次向区直单位印发了《直属机关、
人民团体、企业、事业单位档案机构人员情况统计年报表》和《道里区专兼职档案人员及现
存档案情况统计表》，具体了解了全区档案人员姓名、文化程度、从事档案工作年限，专业
培训、职称以及文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、声像档案的数量，基层借阅档
案人次、卷数等。
　　香坊区档案馆由于1989年建馆，至1990年还未开展统计工作。
　　阿城县（市）档案馆建立以后，即开展了档案的统计工作。平时对档案的收进、移出、
整理、鉴定、保管、利用、编研以及档案工作人员、机构、设备等方面情况进行登记，并按
规定要求及时统计上报。至1990年，馆内已建立档案收进登记簿、档案总帐登记簿、档案分
户帐登记簿、档案借阅登记簿等。
　　呼兰县档案馆从建馆后对馆藏档案是以各全宗案卷目录的案卷数量进行统计的，做为清
点、检查馆藏档案的依据。至1990年，馆内建立了档案利用工作统计制度，对接待阅卷的人
次、调阅档案的卷数和利用档案的范围等进行统计。